HomeFatturazione elettronicaFatture passive
Registrare e riconciliare automaticamente le fatture passive Ogni fattura controllata. Il suo team vede solo ciò che non torna.
Le fatture elettroniche arrivano in XML, accanto a PDF e carta. Costruiamo un flusso che accoglie tutti i formati, verifica i dati, li riconcilia con ordine e documento di trasporto e li passa preparati alla sua contabilità.
Gratuito e senza impegno. Su richiesta, con una valutazione scritta del suo progetto.
Le fatture passive in cinque passi
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Passo 1: Ricevere
Un unico punto di ingresso per tutto: casella di posta, portale o scansione. Le fatture elettroniche vengono controllate tecnicamente e i file difettosi segnalati.
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Passo 2: Leggere
Le fatture elettroniche strutturate (FatturaPA, UBL, XRechnung, ZUGFeRD) vengono lette direttamente. PDF e scansioni li legge l’AI: fornitore, righe, importi, aliquote IVA, coordinate bancarie.
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Passo 3: Controllare
Dati obbligatori, errori di calcolo, fatture doppie e modifiche delle coordinate bancarie saltano subito all’occhio.
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Passo 4: Riconciliare
Quantità, prezzi e condizioni vengono confrontati con ordine e documento di trasporto. Se tutto torna, la fattura è pronta per l’approvazione.
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Passo 5: Passare
Proposta di registrazione e giustificativo vanno alla contabilità o all’ERP, l’originale nel suo archivio. L’approvazione segue le sue regole, ad esempio oltre un certo importo da parte della direzione.
Cosa conta
Cosa rende buono un flusso di fatture passive, indipendentemente dallo strumento.
- Conservare l’originale. In una fattura elettronica l’originale è il file XML, non la vista come immagine.
- Proteggere le coordinate bancarie. Una modifica delle coordinate bancarie è una via frequente di frode e viene sempre sottoposta a una persona.
- Regole di approvazione chiare. È stabilito chi approva con quale importo, quale centro di costo e quale scostamento.
- Tracciabile. Ogni passo viene registrato, ogni cifra rimanda al suo punto nel documento.
Detto con franchezza Quando conviene e quando no.
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Conviene
con molte fatture in modo regolare, con fatture di molte righe e ovunque si debba controllare rispetto a ordine e documento di trasporto.
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Conviene meno
con poche fatture al mese. Allora spesso bastano le funzioni del suo software di contabilità, e glielo diciamo.
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I suoi programmi restano
Colleghiamo contabilità, gestione del magazzino e archivio attraverso le vie previste da questi programmi. Software nuovo solo se serve davvero.
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Prima in prova
All’inizio il flusso gira accanto al lavoro attuale. Solo quando i risultati sono corretti, subentra.
Tutte le indicazioni descrivono flussi tipici, non progetti di clienti.
Domande frequenti sulle fatture passive
Come ricevo le fatture elettroniche?
Per riceverle basta una casella di posta. Ma perché la fattura sia leggibile, controllata e registrata serve un software o un flusso che elabori il file XML e lo conservi nell’originale.
Funziona con il nostro software di contabilità?
Nella maggior parte dei casi sì, se il programma può importare dati o riceverli tramite un’interfaccia. Lo verifichiamo prima che lei decida.
Cosa succede se l’AI legge male qualcosa?
I punti incerti vengono segnalati e sottoposti a una persona. Con le fatture elettroniche i dati arrivano direttamente dal file, e il rischio è minore rispetto alle scansioni.
Dove si trovano i dati delle nostre fatture?
Ovunque possibile su server nell’UE. Riceve un contratto di nomina a responsabile del trattamento e l’automazione ottiene solo i diritti di cui ha bisogno.
Quanto costa?
Dipende dal numero di fatture, dai programmi collegati e dalle regole di controllo. Prima dell’avvio riceve un’offerta scritta. Senza il suo sì non nascono costi.
Quante fatture passano da lei ogni mese?
Ci scriva come funziona oggi la ricezione delle fatture. Le rispondiamo personalmente, senza costi e senza impegno.
Situazione a ottobre 2026, verificata sul testo di legge. Informazione generale, non consulenza legale o fiscale.