DomovE‑računPrejemanje računov
Avtomatizacija prejemanja računov: zajem in primerjava prejetih računov Invoice automation: vsak račun preverjen. Vaša ekipa vidi le odstopanja.
E‑računi prihajajo kot XML, ob njih pa še vedno PDF‑ji in papirni računi. Avtomatiziramo Vaše prejemanje računov: en proces sprejme vse formate, preveri podatke, jih primerja z naročilom in dobavnico ter jih pripravljene preda Vašemu računovodstvu.
Brezplačno in brez obveznosti. Na željo tudi s pisno oceno Vašega projekta.
Avtomatizacija prejemanja računov v petih korakih
-
Korak 1: Prejem
Enotna vstopna točka za vse: e-poštni predal, portal ali sken. E‑računi se tehnično preverijo, datoteke z napakami se označijo.
-
Korak 2: Branje
Podatki iz formatov XRechnung in ZUGFeRD se preberejo neposredno. PDF‑je in skene prebere AI: dobavitelj, postavke, zneski, davčne stopnje, bančni podatki.
-
Korak 3: Preverjanje
Takoj se odkrijejo težave z obveznimi podatki, računske napake, podvojeni računi in spremenjeni bančni podatki.
-
Korak 4: Primerjava
Količine, cene in pogoji se primerjajo z naročilom in dobavnico. Če se vse ujema, je račun pripravljen za odobritev.
-
Korak 5: Predaja
Predlog knjiženja in listina se preneseta v računovodstvo ali ERP, izvirnik pa v Vašo shrambo. Odobritev poteka po Vaših pravilih, na primer tako, da račune od določenega zneska naprej odobri vodstvo.
Kaj je pomembno
Kaj odlikuje dobro prejemanje računov, ne glede na orodje.
- Hranite izvirnik. Pri e-računu je izvirnik datoteka XML, ne slikovni prikaz.
- Zaščitite bančne podatke. Sprememba bančnih podatkov je pogost način goljufije, zato se vedno predloži človeku.
- Jasna pravila odobritve. Določeno je, kdo odobri pri katerem znesku, stroškovnem mestu in odstopanju.
- Sledljivost. Vsak korak se zabeleži, vsaka številka se sklicuje na svoje mesto v listini.
Odkrito povedano Kdaj se splača in kdaj ne.
-
Splača se
pri redno velikem številu računov, pri računih z veliko postavkami in povsod, kjer jih je treba preverjati glede na naročilo in dobavnico.
-
Verjetno se ne splača
pri majhnem številu računov na mesec. Takrat pogosto zadostujejo funkcije Vaše računovodske programske opreme, kar Vam tudi povemo.
-
Vaši programi ostanejo
Računovodstvo, sistem za blagovno poslovanje in shrambo povežemo po poteh, ki jih ti programi omogočajo. Nova programska oprema le, kadar je res potrebna.
-
Najprej poskusno delovanje
Proces sprva poteka vzporedno z dosedanjim delom. Delo prevzame šele, ko so rezultati ustrezni.
Vse navedbe opisujejo tipične procese, ne projektov strank.
Pogosta vprašanja o prejemanju računov
Kako prejemam e-račune?
Za prejemanje zadostuje e-poštni predal. Da pa je račun berljiv ter ga je mogoče preveriti in knjižiti, potrebujete programsko opremo ali proces, ki obdela datoteko XML in jo shrani v izvirni obliki.
Ali deluje z našo računovodsko programsko opremo?
V večini primerov da, če lahko program podatke uvozi ali jih sprejme prek vmesnika. To preverimo, preden se odločite.
Kaj se zgodi, če AI kaj napačno prebere?
Nezanesljivo prepoznani podatki se označijo in predložijo človeku. Pri e-računih podatki prihajajo neposredno iz datoteke, zato je tam tveganje manjše kot pri skenih.
Kje so shranjeni naši podatki z računov?
Kjer koli je mogoče, na strežnikih v EU. Prejmete pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, avtomatizacija pa dobi le pravice, ki jih potrebuje.
Koliko stane?
To je odvisno od števila računov, povezanih programov in pravil preverjanja. Pred zagonom prejmete pisno ponudbo. Brez Vaše potrditve ne nastanejo stroški.
Koliko računov obdelate na mesec?
Napišite nam, kako danes poteka prejemanje računov. Osebno se Vam oglasimo, brezplačno in neobvezujoče.
Stanje oktobra 2026, preverjeno glede na zakonsko besedilo. Splošne informacije, ne pravno ali davčno svetovanje.