FőoldalElektronikus számlaBejövő számlák
Bejövő számlák automatizálása: rögzítés és egyeztetés Bejövő számlák: minden számla ellenőrizve. Csapata csak az eltéréseket látja.
Az elektronikus számlák XML-ként érkeznek, mellettük továbbra is vannak PDF‑ek és papírok. Automatizáljuk a bejövő számlák kezelését: egy folyamat minden formátumot fogad, ellenőrzi az adatokat, egyezteti őket a megrendeléssel és a szállítólevéllel, majd előkészítve átadja a könyvelésnek.
Ingyenes és kötelezettségmentes. Kérésére írásos értékelést is adunk a tervezett projektről.
A bejövő számlák automatizálása öt lépésben
-
1. lépés: Fogadás
Egy fogadási pont mindenhez: postafiók, portál vagy szkennelés. Az elektronikus számlákat technikailag ellenőrizzük, a hibás fájlokat megjelöljük.
-
2. lépés: Olvasás
Az XRechnung és a ZUGFeRD adatait közvetlenül olvassuk ki. A PDF‑eket és a szkennelt iratokat az AI olvassa: szállító, tételek, összegek, adókulcsok, banki adatok.
-
3. lépés: Ellenőrzés
A kötelező adatok, a számítási hibák, a többször beérkezett számlák és a megváltozott banki adatok azonnal észrevehetők.
-
4. lépés: Egyeztetés
A mennyiségeket, árakat és feltételeket összevetjük a megrendeléssel és a szállítólevéllel. Ha minden rendben van, a számla jóváhagyható.
-
5. lépés: Átadás
A könyvelési javaslat és a bizonylat a könyvelési vagy ERP-rendszerbe kerül, az eredeti pedig az irattárába. A jóváhagyás az Ön szabályai szerint történik, például egy meghatározott összegtől az ügyvezetés által.
Mire érdemes figyelni?
Mitől jó a bejövő számlák kezelése, az eszköztől függetlenül?
- Az eredeti megőrzése. Elektronikus számlánál az XML-fájl az eredeti, nem a képi megjelenítés.
- A banki adatok védelme. A banki adatok megváltoztatása gyakori csalási módszer, ezért az ilyen változást mindig embernek mutatjuk meg.
- Egyértelmű jóváhagyási szabályok. Rögzítjük, ki hagy jóvá milyen összegnél, költséghelynél és eltérésnél.
- Visszakövethetőség. Minden lépést naplózunk, minden szám hivatkozik a bizonylat megfelelő részére.
Őszintén Mikor éri meg, és mikor nem?
-
Megéri
ha rendszeresen sok számla érkezik, ha a számlák sok tételt tartalmaznak, és mindenütt, ahol a megrendeléssel és szállítólevéllel kell egyeztetni.
-
Inkább nem éri meg
ha havonta kevés számla érkezik. Ilyenkor gyakran elegendők a könyvelőszoftver funkciói, és ezt el is mondjuk Önnek.
-
Programjai megmaradnak
A könyvelési rendszert, az árugazdálkodási rendszert és az irattárat a programok által biztosított módokon kapcsoljuk össze. Új szoftver csak akkor kell, ha valóban szükséges.
-
Először próbaüzem
A folyamat kezdetben a meglévő munka mellett fut. Csak akkor veszi át a feladatot, ha az eredmények megfelelőek.
Minden leírás jellemző folyamatokat mutat be, nem ügyfélprojekteket.
Gyakori kérdések a bejövő számlákról
Hogyan fogadjak elektronikus számlákat?
A fogadáshoz elég egy e-mail-postafiók. Ahhoz azonban, hogy a számla olvasható, ellenőrizhető és könyvelhető legyen, olyan szoftver vagy folyamat kell, amely feldolgozza az XML-fájlt, és eredeti formájában megőrzi.
Működik ez a könyvelőszoftverünkkel?
A legtöbb esetben igen, ha a program tud adatokat importálni vagy interfészen keresztül fogadni. Ezt még az Ön döntése előtt ellenőrizzük.
Mi történik, ha az AI valamit rosszul olvas?
A bizonytalan részeket megjelöljük, és embernek mutatjuk meg. Elektronikus számláknál az adatok közvetlenül a fájlból származnak, ezért a kockázat kisebb, mint szkennelt iratoknál.
Hol tárolják a számlaadatainkat?
Ahol csak lehetséges, EU-ban működő szervereken. Adatfeldolgozási szerződést kap, és az automatizálás csak a szükséges jogosultságokat kapja meg.
Mennyibe kerül?
Ez a számlák számától, az összekapcsolt programoktól és az ellenőrzési szabályoktól függ. Indulás előtt írásos ajánlatot kap. Az Ön beleegyezése nélkül nem merül fel költség.
Hány számlát dolgoznak fel havonta?
Írja meg, hogyan működik jelenleg a bejövő számlák kezelése. Személyesen jelentkezünk, díjmentesen és kötelezettség nélkül.
2026. októberi állapot, a törvény szövege alapján ellenőrizve. Általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás.