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Agence d’automatisation IA pour PME et ETI L’IA prépare le travail. Vos spécialistes décident.
Devis, factures, demandes, rapports, analyses : notre agence d’automatisation construit des systèmes d’IA qui lisent vos documents, travaillent selon vos consignes et livrent le résultat dans vos modèles et vos logiciels. Dans chaque service, reliés à ce que vous utilisez déjà.
Gratuit et sans engagement. Sur demande, avec une évaluation écrite de votre projet.
- 01Vos documents et donnéese-mails, PDF, plans, tableaux, vos logiciels
- 02L’IA lit, vérifie et prépareselon vos règles, chaque point sourcé
- 03Résultat dans votre modèle ou votre systèmeWord, Excel, CRM ou ERP
- Vos experts validentrien ne part sans leur accord
Cela vous dit quelque chose ?
- Les demandes s’accumulent parce que personne n’a le temps de faire les devis.
- Factures, bons de livraison et commandes sont comparés à la main.
- Votre service client répond chaque jour aux mêmes questions, et il reste peu de temps pour les cas difficiles.
- Les rapports et comptes rendus se rédigent le soir, à partir des photos et notes de la journée.
- Vos chiffres n’arrivent que des semaines après la fin du mois.
- ChatGPT recommande vos concurrents, et vous n’apparaissez pas.
- Votre équipe utilise l’IA, mais chacun à sa façon et sans règles communes.
C’est là que l’IA fait gagner le plus de temps : le travail récurrent qui suit un schéma. Nous commençons par le processus qui change le plus de choses chez vous.
Ce qui est possible Huit processus que l’IA transforme.
Chaque processus peut être mis en place séparément, dans n’importe quel service. Le système prépare, vos experts vérifient et valident.
- Client · 14:02Quand arrive ma commande 48213 ? J’en ai besoin pour vendredi.
- Assistant IA · Source : système d’expéditionVotre commande 48213 a été expédiée hier et devrait arriver jeudi.
- Client · 14:03Puis-je encore modifier l’adresse de livraison ?
- Assistant IAUne collègue vérifie cela pour vous et vous répond aujourd’hui. Elle a déjà votre commande et la nouvelle adresse.Transmis à votre équipe
- Demande reçue par e-mail et lue3 postes, livraison semaine 46identifié
- Poste 1 : article 1180-2 de votre grillecomme le devis 2024 au même client1 240,00 €
- Poste 2 : fabrication spécialeprix manquant, question au bureau technique préparéeouvert
- Devis créé dans votre modèle Wordniveau de remise selon le CRM : 6 %prêt
- Délai de livraison semaine 46 vérifiéstock et production confirmésok
- Devis soumis à validationà votre direction commerciale14:20
- Commande 4471fournisseur Weber GmbHconforme
- Bon de livraison 88120réception le 12/10conforme
- Ligne 3 : quantité 48 au lieu de 50écart avec la commande2 u
- Écriture comptablecompte 5400, centre de coûts 210prête
- Escompte 2 % jusqu’au 26/10conditions de paiement de la commandeenregistré
- Facture archivéeavec piste d’auditterminé
- Müller Bau GmbH, demande via le sitebudget indiqué, décideur, souhaite un rendez-vousA
- Particulier, demande de prixhors de votre zone de livraison, refus avec recommandationC
- Hofer Logistique, question sur le devis 2251au commercial Est, rappel convenuA
- Les 7 créés dans le CRMsource, statut et prochaine tâche renseignés7 / 7
- Meier Génie climatique, demande par e-mailclient existant, commande de suiteB
- Deux demandes sans numéro de rappelrelance envoyée par e-mailouvert
- Pénalité 0,5 % par semaine, plafond 5 %s’écarte de vos conditionsp. 41
- Garantie 5 ans au lieu de 3s’écarte de vos conditionsp. 58
- Responsabilité sans plafonds’écarte de vos conditionsp. 63
- Paiement à 30 joursconforme à votre standardp. 12
- Préavis de résiliation 6 moisrappel créé 90 jours avantp. 70
- Synthèse sur 2 pagesavec une recommandation par écartprête
- Installation contrôlée, filtre remplacénuméro de série lu sur la photo09:10
- Joint défectueux, pièce commandéearticle 7731 de votre catalogue10:25
- Client informé du prochain passageproposition semaine 4411:00
- Compte rendu dans votre modèlesignature du client inséréeprêt
- Temps de travail 2,5 h saisid’après l’arrivée et le départ11:40
- Projet de facture à la comptabilitématériel et temps reprisprêt
- Chiffre d’affairespar rapport à l’an dernier2,41 M€ · +6 %
- Marge bruteles matières à +4 % expliquent 0,8 point38,2 % · −1,1 pt
- Créances clients3 clients à plus de 60 jours412 k€
- Carnet de commandescouvre jusqu’à février4,8 M€
- Trésoreriecouvre 4,2 moisstable
- Commentaire6 paragraphes, à validerprêt
-
Demandes clients traitées jour et nuit
L’assistant répond par chat et e-mail à partir de vos documents, consulte les commandes en direct et relaie à votre équipe dès que c’est important. Il se présente comme une IA.
Typique pour le commerce, les prestataires et les fabricants recevant beaucoup de demandes
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Chiffrer des offres
La demande, l’appel d’offres ou le DPGF est lu, et chaque poste est rapproché de vos articles, prix et devis précédents. Vos commerciaux ne vérifient plus que les nouveautés et les écarts. Les jours deviennent des heures.
Typique pour l’artisanat, le commerce, l’industrie, le bâtiment et le génie climatique
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Rapprocher des documents et saisir des commandes
Les factures fournisseurs sont rapprochées de la commande et du bon de livraison, et les commandes issues d’e-mails et de PDF sont créées comme commande client dans votre ERP. Votre équipe ne voit plus que les écarts. Comment cela fonctionne avec des factures électroniques, notre guide Automatiser les factures fournisseurs le montre.
Typique pour la comptabilité, les achats et l’administration des ventes dans le commerce, la production et la logistique
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Prospects qualifiés et saisis dans le CRM
Les demandes du site, des e-mails et des notes d’appel sont évaluées selon vos critères, créées dans le CRM et dotées d’une prochaine étape. Vos commerciaux appellent les bonnes en premier.
Typique pour les ventes B2B, les agences et les prestataires
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Lire et évaluer des documents
Contrats, dossiers d’appel d’offres, certificats d’essai et certificats de fournisseurs sont résumés, contrôlés quant aux risques et aux écarts et assortis d’échéances. Chaque affirmation avec sa source.
Typique pour les achats, la gestion de projet, les cabinets et la qualité
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Produire rapports, comptes rendus et expertises
Photos, notes vocales, relevés, plans et listes deviennent le document fini dans votre mise en page : compte rendu d’intervention, journal de chantier, rapport de contrôle ou expertise. Ce qui s’écrivait le soir ou sur des semaines est prêt à être vérifié en quelques minutes.
Typique pour le SAV et la maintenance, le bâtiment, les bureaux d’études et d’ingénierie, les experts
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Calculer à partir des plans
Métrés, quantités, estimations et DPGF directement à partir des plans, saisis dans les modèles Word et Excel avec lesquels votre bureau travaille déjà.
Typique pour les bureaux d’études, l’architecture, le bâtiment et l’ingénierie industrielle
-
Analyser et rendre compte
Les réclamations et les données qualité sont classées par causes, et les chiffres de plusieurs systèmes sont réunis dans un rapport mensuel ou de direction commenté.
Typique pour la direction, la qualité et les ventes des PME et ETI
Quand le processus n’est pas identique pour chaque cas, nous utilisons des agents IA qui choisissent eux-mêmes l’étape suivante. Le service client a sa propre page : service client par IA. Une vue d’ensemble par service, des ventes au juridique, se trouve plus bas.
Tous les exemples montrent des processus typiques avec des données d’exemple, pas des projets clients. Le temps gagné dépend de vos documents et de vos consignes.
Exemple : comment naît un rapport technique.
Un processus typique avec des données d’exemple, pas un projet client. Le même schéma s’applique aux comptes rendus d’intervention, aux devis, aux factures et aux analyses.
3.2 Installation électrique, bâtiment B
- Le tableau divisionnaire TD-B2 alimente le 2e étage par deux colonnes montantes.E-201
- La protection différentielle 30 mA est vérifiée dans toutes les pièces humides.PV 14/10
- IncertainCalfeutrement coupe-feu, gaine S3 : photo floue, à vérifier sur place.Photo 0412
- La section 5 × 10 mm² correspond au bilan de puissance.Bilan p. 4
-
Ce qui entre
Plans, photos de l’existant, listes de sites et les exigences du bureau : plan, blocs de texte et critères de contrôle.
-
Ce que fait le système
Il lit les plans et les photos, rattache chaque observation au bon site, rédige les sections dans le style du bureau et vérifie que le rapport est complet.
-
Ce qui en sort
Le rapport fini dans la mise en page du bureau, en document modifiable, prêt à être vérifié en moins de 20 minutes.
-
Ce que font les spécialistes
Ils relisent, ajoutent leur jugement et valident. La qualité atteint le niveau que le bureau attend de ses propres spécialistes.
Sur le même modèle, les métrés, l’estimation des coûts et le bordereau de prix peuvent être déduits des plans, et les modèles Word et Excel du bureau remplis automatiquement.
Ce que l’automatisation IA prend en charge dans chaque service
Douze domaines, quatre tâches typiques chacun. Chacune peut être mise en place séparément, en automatisation fixe ou en agent IA.
Ventes
- Préparer les devis à partir des demandes
- Qualifier les prospects et les saisir dans le CRM
- Relancer après un devis
- Comptes rendus de visite à partir de notes vocales
Marketing
- Mesurer la visibilité dans ChatGPT et Google
- Rédiger des textes à partir de vos documents
- Tenir à jour les données produits pour la boutique et le catalogue
- Rattacher les demandes aux campagnes
Service client
- Répondre aux questions fréquentes par chat et e-mail
- Renseigner sur les commandes et les livraisons
- Trier les tickets et les transmettre
- Enregistrer et préparer les réclamations
Finance et comptabilité
- Saisir et vérifier les factures fournisseurs
- Rapprocher les pièces de la commande et du bon de livraison
- Préparer les relances de paiement
- Clôture mensuelle à partir de plusieurs systèmes
Achats
- Créer les commandes à partir des demandes d’achat
- Comparer les offres fournisseurs
- Vérifier les confirmations de commande
- Contrôler les échéances des contrats et certificats
Ressources humaines
- Accuser réception des candidatures, rédiger les réponses
- Préparer les documents d’intégration
- Questions sur les congés, les frais et les règles internes
- Attestations et certificats à partir de modèles
Opérations et production
- Créer les ordres de fabrication à partir des commandes
- Établir les rapports d’équipe et les procès-verbaux de contrôle
- Analyser les réclamations et les données qualité
- Planifier les demandes de maintenance
Logistique et entrepôt
- Lire les avis d’expédition et les documents de transport
- Rapprocher les réceptions des commandes
- Répondre aux demandes de livraison
- Documenter les avaries de transport
Gestion de projet et technique
- Rapports et expertises à partir de plans, photos et mesures
- Métrés et coûts à partir des plans
- Journaux de chantier et comptes rendus d’intervention
- Analyser les appels d’offres et les contrats
Informatique
- Trier les tickets, traiter les demandes standard
- Créer les comptes et documenter les droits
- Assistant de connaissances pour les manuels et les systèmes
- Synthétiser les alertes de supervision
Direction
- Rapports mensuels et de gestion commentés
- Consolider les indicateurs de plusieurs systèmes
- Suivre les échéances et obligations contractuelles
- Comptes rendus et décisions des réunions
Juridique et conformité
- Vérifier les écarts des contrats par rapport à vos standards
- Surveiller les échéances et dates de résiliation
- Documentation pour le règlement sur l’IA et le RGPD
- Collecter les documents et certificats fournisseurs
Chaque tâche commence petit : un processus, vos vrais documents, un résultat mesurable. Dites-nous laquelle vous coûte du temps.
Pour quels secteurs ?
Les mêmes processus, d’autres documents. Un point de départ typique par secteur.
- ArtisanatDevis à partir des demandes, du métré à la facture, confirmations de rendez-vous aux clients.Guide : référencement pour artisans
- Bâtiment et bureaux d’étudesRapports et expertises à partir de plans et photos, métrés et DPGF, analyse de contrats.
- IndustrieOrdres à partir des commandes, procès-verbaux de contrôle, réclamations classées par cause.Guide : SEO B2B pour l’industrie
- Commerce et e-commerceService client jour et nuit, données produits, rapprochement des factures.Guide : SEO e-commerce
- Prestataires et cabinetsTrier le courrier entrant, vérifier les documents, courriers et rapports à partir de modèles.Guide : IA pour experts-comptables
- SantéDemandes de rendez-vous, documentation à partir de modèles, questions de patients avec relais vers des personnes.Guide : référencement pour dentistes et médecins
- ImmobilierDemandes de locataires, justificatifs de charges, annonces et dossiers de biens.Guide : référencement immobilier
- LogistiqueDocuments de transport, demandes de livraison, documentation des avaries.
- Tourisme et hôtellerieDemandes et réservations en plusieurs langues, réponses aux avis, visibilité dans ChatGPT.Guide : référencement hôtel et restaurant
Votre secteur n’y est pas ? Ce qui compte n’est pas le secteur, mais le fait que des personnes qualifiées passent régulièrement du temps sur un travail qui suit un schéma.
Principes Ce à quoi nous veillons dans chaque automatisation.
-
Une personne valide.
Dès qu’il est question d’argent, de clients, de contrats ou de responsabilité professionnelle, le système prépare et une personne décide. Les points incertains sont signalés.
-
Vos logiciels et vos modèles restent.
Nous relions l’ERP, la comptabilité, l’archivage et la bureautique par les voies que ces logiciels prévoient. Les résultats arrivent dans vos modèles habituels. De nouveaux logiciels uniquement s’ils sont vraiment nécessaires.
-
L’IA uniquement là où il le faut.
Là où une règle fixe suffit, nous utilisons une règle. Nous employons l’IA là où il faut comprendre des plans, des photos et des documents.
-
Traçable.
Chaque étape est consignée et, dans la mesure du possible, chaque résultat renvoie à sa source. Vous voyez à tout moment ce que le système a fait et pourquoi.
Selon la tâche, nous travaillons avec des outils éprouvés comme n8n ou Make, des programmes qui relient d’autres programmes entre eux, ou nous développons nous-mêmes la connexion.
Comment votre premier processus entre en service
-
Étape 1 : Votre message
Vous nous dites quel processus coûte le plus de temps à vos spécialistes. Nous vous répondons personnellement.
Ce que vous faites : nous écrire. Vous n’avez rien à préparer.
-
Étape 2 : Examiner le processus ensemble
Vous nous montrez sur des exemples réels comment le processus se déroule aujourd’hui et à quoi vous reconnaissez un bon travail. Nous vous disons si et comment il peut être automatisé.
Ce que vous faites : nous montrer comment cela se passe aujourd’hui.
-
Étape 3 : Offre et phase de test
Vous recevez une offre écrite. Ensuite, le système tourne d’abord en parallèle de votre travail actuel, et vous comparez ses résultats à ceux de vos spécialistes.
Ce que vous faites : relire et comparer.
-
Étape 4 : Exploitation et extension
Ce n’est que lorsque les résultats sont corrects que le système prend le relais. Nous restons à vos côtés, ajustons et, si vous le souhaitez, ajoutons le processus suivant.
Ce que vous faites : donner votre avis.
Vos données restent vos données.
- Stockées dans l’UE. Dans la mesure du possible, les automatisations et les données tournent sur des serveurs situés dans l’UE. Nos serveurs sont chez AWS à Francfort. Quand ce n’est pas possible, nous vous le disons avant.
- Uniquement les droits nécessaires. Une automatisation n’accède qu’à ce dont son processus a besoin.
- Sous contrat. Vous recevez un contrat de sous-traitance conforme au RGPD.
Questions fréquentes sur l’automatisation
Que fait une agence d’automatisation IA ?
Elle identifie les processus où l’IA fait gagner le plus de temps et construit la solution : des agents IA et des automatisations qui lisent des documents, vont chercher des données dans vos systèmes, créent des projets et préparent des tâches. Vos experts vérifient et valident. Après le lancement, nous restons à vos côtés et faisons évoluer la solution avec vous.
Quels processus conviennent ?
Des processus qui reviennent régulièrement, suivent un schéma reconnaissable et mobilisent beaucoup de temps qualifié : lire des documents, transférer des données, calculer, rapprocher, rédiger des rapports. Les cas particuliers rares n’en valent généralement pas la peine.
Le système atteint-il la qualité de nos spécialistes ?
C’est l’objectif de chaque mise en place. Le système apprend vos exigences, vos modèles et vos travaux antérieurs et il est mesuré, en phase de test, sur les résultats de vos spécialistes. Il ne passe en production que lorsqu’il atteint ce niveau.
Cela fonctionne-t-il avec nos logiciels ?
Dans la plupart des cas oui, si le logiciel peut importer ou échanger des données. Les modèles Word et Excel peuvent être remplis directement. Nous le vérifions avant que vous ne décidiez.
Que se passe-t-il si l’IA lit mal un document ?
Les points incertains sont signalés et transmis à une personne. En phase de test, tout tourne en parallèle du travail existant, afin que les erreurs apparaissent avant d’avoir des conséquences.
Qu’est-ce que cela signifie pour nos collaborateurs ?
Le système prend en charge le travail préparatoire : lire, compter, transférer, rédiger. Vos spécialistes gardent les décisions et gagnent du temps pour le travail pour lequel vous les avez embauchés.
Optimisation des processus ou automatisation des processus : quelle différence ?
L’optimisation des processus se demande si un déroulement est pertinent tel quel : quelles étapes peuvent disparaître et où la même information est saisie plusieurs fois. L’automatisation confie les étapes restantes à un système. Nous faisons les deux dans cet ordre, car automatiser un déroulement lourd ne fait que le rendre lourd plus vite.
Combien de temps faut-il pour que le premier processus tourne ?
Cela dépend du processus et du nombre de logiciels reliés. Le calendrier figure dans l’offre écrite. Pendant la phase de test, votre travail habituel continue sans changement, donc rien ne s’arrête.
Que vous faut-il de notre part ?
Au début, quelques heures avec les personnes qui effectuent aujourd’hui le processus, et de bons exemples de votre travail antérieur, comme des rapports ou des estimations terminés. Pour la connexion, nous nous coordonnons avec votre service informatique ou votre prestataire informatique. Nous nous occupons du reste.
Combien coûte une automatisation ?
Cela dépend du processus, des logiciels reliés et du nombre de documents. Avant de commencer, vous recevez une offre écrite au périmètre clairement décrit. Sans votre accord, aucun frais n’est engagé.
Que sont n8n et Make ?
Des outils qui permettent de relier des logiciels et de piloter des déroulements. n8n peut aussi être exploité sur vos propres serveurs, ce qui aide pour la protection des données. L’outil adapté dépend de votre processus.
Automatisez-vous aussi les demandes de clients ?
Oui. Un agent IA pour le service client répond aux questions courantes par chat et par e-mail à partir de vos documents, consulte les données de commande en temps réel et transmet ce qui n’est pas clair à votre équipe avec toutes les informations. Il se présente comme une IA.
Quel processus mobilise le plus vos spécialistes ?
Envoyez-nous quelques phrases. Nous vous répondons personnellement, gratuitement et sans engagement.