AvalehtAI abil automatiseerimine
AI abil automatiseerimine ja protsesside automatiseerimine VKEdele AI teeb ettevalmistustöö. Teie spetsialistid otsustavad.
AI abil saab automatiseerida pakkumiste, arvete, päringute, aruannete ja analüüside koostamist. Loome AI‑süsteeme, mis loevad teie dokumente, järgivad teie juhiseid ning esitavad tulemused teie mallides ja programmides. Nii tõhustame protsesse igas osakonnas, ühendades lahenduse juba kasutatavate süsteemidega.
Tasuta ja kohustusteta. Soovi korral anname teie kavatsusele kirjaliku hinnangu.
- 01Teie dokumendid ja andmedE‑kirjad, PDF‑id, plaanid, tabelid, teie programmid
- 02AI loeb, kontrollib ja valmistab etteteie reeglite järgi, iga väide koos allikaga
- 03Tulemus teie mallis või süsteemisWord, Excel, CRM või majandustarkvara
- Teie spetsialistid kinnitavad tulemusealles siis saadetakse see ettevõttest välja
Kas see tuleb teile tuttav ette?
- Päringud jäävad ootele, sest kellelgi pole aega pakkumisi koostada.
- Arveid, saatelehti ja tellimusi võrreldakse käsitsi.
- Teie klienditeenindus vastab iga päev samadele küsimustele, kuid keeruliste juhtumite jaoks ei jää aega.
- Aruanded ja protokollid valmivad õhtul päeva jooksul tehtud fotode ja märkmete põhjal.
- Teie andmed on kättesaadavad alles nädalaid pärast kuu lõppu.
- ChatGPT soovitab teie konkurente, kuid teid ei maini.
- Teie meeskond kasutab AI‑d, kuid igaüks omamoodi ja ühiste reegliteta.
AI säästab enim aega korduva ja kindla mustriga töö juures. Alustame tööprotsessist, mille muutmine annab teie ettevõttes suurima mõju.
Võimalused Kaheksa tööprotsessi, mida AI muudab.
Iga tööprotsessi saab eraldi sisse seada mis tahes osakonnas. Süsteem valmistab töö ette, teie spetsialistid kontrollivad ja kinnitavad tulemuse.
- Klient · 14:02Millal mu tellimus 48213 kohale jõuab? Vajan seda reedeks.
- AI‑assistent · Allikas: saatmissüsteemTeie tellimus 48213 saadeti välja eile ja jõuab eeldatavasti kohale neljapäeval.
- Klient · 14:03Kas saan tarneaadressi veel muuta?
- AI‑assistentMeie kolleeg kontrollib seda ja võtab teiega ühendust veel täna. Tal on teie tellimuse ja uue aadressi andmed juba olemas.Teie tiimile üle antud
- E‑kirjaga päring läbi loetud3 rida, tarneaeg 46. nädaltuvastatud
- Rida 1: toode 1180-2 teie hinnakirjastnagu 2024. a pakkumises samale kliendile1.240,00 €
- Rida 2: eritellimusHind puudub, päring tehnikaosakonnale ette valmistatudlahtine
- Pakkumine koostatud teie Wordi mallisSoodustustase CRM-is: 6 %valmis
- 46. nädala tarne üle vaadatudLadu ja tootmine kinnitasidsobib
- Pakkumine esitatud kinnitamiseksteie müügijuhile14:20
- Tellimus 4471Tarnija Weber GmbHklapib
- Saateleht 88120Kauba vastuvõtt 12.10.klapib
- Rida 3: kogus 48, mitte 50Erinevus tellimusest2 tk
- KanneKonto 5400, kulukoht 210valmis
- 2 % skonto kuni 26.10.Tellimuses märgitud maksetähtaegsisestatud
- Arve arhiveeritudkontrollijäljega, auditeeritavvalmis
- Müller Bau GmbH, päring veebilehe kauduEelarve teada, otsustaja olemas, soovib kohtumistA
- Eraisik, hinnapäringväljaspool teie tarnepiirkonda, äraütlemine soovitusegaC
- Hofer Logistik, küsimus pakkumise 2251 kohtaIda müügiesindajale, kõne kokku lepitudA
- Kõik 7 CRM-i sisestatudAllikas, staatus ja järgmine ülesanne määratud7 / 7
- Meier Haustechnik, päring e-posti teelPüsiklient, kordustellimusB
- Kahel päringul pole tagasinumbritTäpsustav e-kiri saadetudlahtine
- Leppetrahv 0,5 % nädalas, kuni 5 %Kõrvalekalle teie tingimustestlk 41
- Garantii 5 aastat senise 3 asemelKõrvalekalle teie tingimustestlk 58
- Vastutus ilma ülempiiritaKõrvalekalle teie tingimustestlk 63
- Maksetähtaeg 30 päevaVastab teie tavatingimustelelk 12
- Ülesütlemistähtaeg 6 kuudMeeldetuletus loodud 90 päeva ettelk 70
- Kokkuvõte 2 leheküljelsoovitus iga kõrvalekalde kohtavalmis
- Seade kontrollitud, filter uusSeerianumber fotolt tuvastatud09:10
- Tihend lekib, varuosa tellitudArtikkel 7731 teie kataloogist10:25
- Klienti teavitatud järgmisest ajastPakutud 44. nädal11:00
- Protokoll teie vormilKliendi allkiri lisatudvalmis
- Tööajaks märgitud 2,5 tundituleku ja mineku järgi11:40
- Arve kavand raamatupidamiseleMaterjal ja tööaeg üle kantudvalmis
- Käivevõrreldes mullusega2,41 mln € · +6 %
- BrutokasumMaterjalihinnad +4 % selgitavad 0,8 punkti38,2 % · −1,1 pkt.
- Laekumata arved3 kliendil üle 60 päeva412 T€
- Tellimuste mahtjätkub veebruarini4,8 Mio. €
- Likviidsusjätkub 4,2 kuuksstabiilne
- Kommentaar6 lõiku kinnitamiseksvalmis
-
Klientide päringutele vastamine ööpäev läbi
Assistent vastab vestluses ja e-posti teel teie dokumentide põhjal, kontrollib tellimuste hetkeseisu ning annab küsimuse vajaduse korral teie meeskonnale üle. Ta annab teada, et on AI.
Tüüpiline kaubandusettevõtetele, teenusepakkujatele ja tootjatele, kellele tuleb palju päringuid
-
Pakkumiste kalkuleerimine
Süsteem loeb päringu, hanke või tööde loetelu ning seostab iga rea teie toodete, hindade ja varasemate pakkumistega. Teie müügimeeskond kontrollib vaid uut ja kõrvalekaldeid. Päevade asemel kulub tunde.
Tüüpiline käsitöö-, kaubandus-, tööstus-, ehitus- ja hoonete tehnosüsteemide ettevõtetele
-
Dokumentide võrdlemine ja tellimuste sisestamine
Ostuarveid võrreldakse tellimuste ja saatelehtedega. E‑kirjadest ja PDF‑failidest pärit tellimused sisestatakse teie majandustarkvarasse müügitellimustena. Teie meeskond näeb vaid kõrvalekaldeid. Meie juhend Ostuarvete automatiseerimine selgitab, kuidas see e-arvetega toimib.
Tüüpiline raamatupidamisele, ostuosakonnale ja tellimuste haldusele kaubanduses, tootmises ja logistikas
-
Müügivihjete hindamine ja CRM-i sisestamine
Veebilehelt, e-kirjadest ja telefonikõnede märkmetest tulnud päringuid hinnatakse teie kriteeriumide järgi, sisestatakse CRM-i ning neile määratakse järgmine samm. Teie müügimeeskond helistab esmalt sobivatele kontaktidele.
Tüüpiline B2B‑müügile, agentuuridele ja teenusepakkujatele
-
Dokumentide lugemine ja hindamine
Lepingutest, hankedokumentidest, katsetunnistustest ja tarnijate sertifikaatidest tehakse kokkuvõtted. Kontrollitakse riske ja kõrvalekaldeid ning märgitakse tähtajad. Iga väite juures on viide allikale.
Tüüpiline ostuosakonnale, projektijuhtimisele, õigusbüroodele ja kvaliteedijuhtimisele
-
Aruannete, protokollide ja eksperdihinnangute koostamine
Fotodest, häälmärkmetest, mõõteandmetest, plaanidest ja loenditest valmib teie kujundusega dokument: tööprotokoll, ehituspäeva aruanne, kontrolliaruanne või eksperdihinnang. Dokument, mida seni kirjutati õhtuti või nädalate jooksul, on minutitega kontrollimiseks valmis.
Tüüpiline teenindusele ja hooldusele, ehitusettevõtetele, projekteerimis- ja inseneribüroodele ning ekspertidele
-
Arvutused plaanide ja jooniste põhjal
Mahud, kogused, kuluhinnangud ja tööde loetelud koostatakse otse plaanide põhjal ning kantakse Wordi ja Exceli mallidesse, mida teie büroo juba kasutab.
Tüüpiline projekteerimisele, arhitektuurile, ehitusele ja tööstusrajatiste ehitusele
-
Andmete analüüsimine ja aruannete koostamine
Kaebused ja kvaliteediandmed liigitatakse põhjuste järgi ning mitme süsteemi näitajad koondatakse kommentaaridega kuu- või juhtimisaruandeks.
Tüüpiline keskastme ettevõtete juhtkonnale, kvaliteediosakonnale ja müügiosakonnale
Kui töövoog ei ole iga juhtumi puhul ühesugune, kasutame AI‑agente, kes valivad järgmise sammu ise. Klienditeenindusele on eraldi leht: AI klienditeeninduses. Osakondade ülevaate müügist õigusküsimusteni leiate allpool.
Kõik näited kirjeldavad tüüpilisi töövooge näidisandmetega, mitte kliendiprojekte. Kokkuhoitav aeg sõltub teie dokumentidest ja nõuetest.
Näide: kuidas valmib tehniline aruanne.
Tüüpiline töövoog näidisandmetega, mitte kliendiprojekt. Sama põhimõte kehtib tööprotokollide, pakkumuste, arvete ja analüüside puhul.
3.2 Elektripaigaldis, hooneosa B
- Jaotuskilp UV-B2 varustab 2. korrust kahe püstikuliini kaudu.E-201
- 30 mA rikkevoolukaitse on tõendatud kõigis niisketes ruumides.Protokoll 14.10.
- EbakindelŠahti S3 tuletõkketihendus: foto on udune, palun kontrollige kohapeal.Foto 0412
- Ristlõige 5 × 10 mm² vastab koormusarvutusele.Koormus lk 4
-
Sisend
Plaanid, fotod olemasolevast olukorrast, asukohtade loendid ja büroo juhised, sealhulgas ülesehitus, tekstimallid ja kontrollikriteeriumid.
-
Mida süsteem teeb
Süsteem loeb plaane ja fotosid, seostab iga tähelepaneku õige asukohaga, koostab osad büroo stiilis ja kontrollib aruande täielikkust.
-
Tulemus
Valmis aruanne büroo kujunduses, muudetava dokumendina, kontrollimiseks valmis vähem kui 20 minutiga.
-
Mida spetsialistid teevad
Nad kontrollivad, lisavad oma hinnangu ja kinnitavad aruande. Kvaliteet vastab tasemele, mida büroo oma spetsialistidelt ootab.
Sama põhimõtte järgi saab plaanidest koostada mahukalkulatsiooni, kuluhinnangu ja tööde loetelu ning täita automaatselt büroo Wordi ja Exceli mallid.
AI‑automatiseerimine igas osakonnas: mida saab automatiseerida
Kaksteist valdkonda, igas neli tüüpilist ülesannet. Iga ülesande saab eraldi seadistada püsiva automaatlahenduse või AI‑agendina.
Müük
- Pakkumuste ettevalmistamine päringute põhjal
- Müügivihjete kvalifitseerimine ja CRM-i sisestamine
- Pakkumuste järelpäringud
- Külastusaruanded häälmärkmete põhjal
Turundus
- Nähtavuse mõõtmine ChatGPT-s ja Google'is
- Tekstide koostamine teie materjalide põhjal
- Tooteandmete haldamine veebipoe ja kataloogi jaoks
- Kampaaniapäringute seostamine kampaaniatega
Klienditeenindus
- Korduvatele küsimustele vastamine vestluses ja e-posti teel
- Teave tellimuste ja tarnete kohta
- Pöördumiste liigitamine ja edastamine
- Kaebuste registreerimine ja menetlemiseks ettevalmistamine
Finants- ja raamatupidamisosakond
- Ostuarvete registreerimine ja kontrollimine
- Kuludokumentide seostamine tellimuste ja saatelehtedega
- Maksemeeldetuletuste ettevalmistamine
- Kuulõpetus mitme süsteemi andmete põhjal
Ost
- Tellimuste koostamine ostuvajaduste põhjal
- Tarnijate pakkumuste võrdlemine
- Tellimuskinnituste kontrollimine
- Lepingute ja sertifikaatide tähtaegade kontrollimine
Personal
- Kandideerimisavalduste kättesaamise kinnitamine ja vastuste koostamine
- Uute töötajate sisseelamisdokumentide koostamine
- Küsimused puhkuse, lähetuskulude ja ettevõtte eeskirjade kohta
- Tõendid ja kinnitused mallide põhjal
Tegevuskorraldus ja tootmine
- Tootmistellimuste loomine tellimuste põhjal
- Vahetusaruannete ja kontrollprotokollide koostamine
- Reklamatsioonide ja kvaliteediandmete analüüs
- Hooldusteadete ajastamine
Logistika ja ladu
- Saabumisteadete ja veodokumentide lugemine
- Saabunud kauba võrdlemine tellimusega
- Tarnepäringutele vastamine
- Transpordikahjustuste dokumenteerimine
Projektijuhtimine ja tehnika
- Aruanded ja eksperdihinnangud plaanide, fotode ja mõõteandmete põhjal
- Mahtude ja kulude määramine plaanide põhjal
- Ehituspäeviku aruanded ja tööprotokollid
- Hangete ja lepingute kontrollimine
IT
- Tugipäringute liigitamine ja tavapäraste päringute lahendamine
- Kasutajate loomine ja õiguste dokumenteerimine
- Teadmusassistent käsiraamatute ja süsteemide jaoks
- Seireteadete kokkuvõtmine
Ettevõtte juhtkond
- Kuu- ja juhtimisaruanded koos kommentaaridega
- Näitajate koondamine mitmest süsteemist
- Lepingutähtaegade ja kohustuste jälgimine
- Koosolekute protokollid ja otsused
Õigus ja nõuetele vastavus
- Lepingute kontrollimine teie standarditest kõrvalekallete suhtes
- Tähtaegade ja lepingu lõpetamise kuupäevade jälgimine
- AI määruse ja isikuandmete kaitse üldmääruse nõutav dokumentatsioon
- Tarnijate dokumentide ja sertifikaatide kogumine
Iga ülesanne algab väikselt: üks tööprotsess, teie tegelikud dokumendid ja mõõdetav tulemus. Kirjutage meile, milline ülesanne teil aega võtab.
Millistele tegevusaladele?
Samad tööprotsessid, erinevad dokumendid. Tüüpiline lähteülesanne iga tegevusala jaoks.
- Ehitus- ja oskustöödHinnapakkumised päringute põhjal, arved mõõdistusandmete alusel, klientidele saadetavad aja kinnitused.Juhend: SEO ehitus- ja oskustööde ettevõtetele
- Ehitus ja projekteerimineAruanded ja eksperdihinnangud plaanide ja fotode põhjal, töömahud ja tööde loendid, lepingute kontroll.
- TööstusTellimuste põhjal loodud töökäsud, kontrollprotokollid, põhjuste järgi liigitatud reklamatsioonid.Juhend: B2B SEO tööstusele
- Kaubandus ja e-kaubandusÖöpäevaringne klienditeenindus, tooteandmed, arvete võrdlemine.Juhend: SEO veebipoodidele
- Teenuseosutajad ja nõustamisbüroodSissetulevate kirjade sortimine, dokumentide kontrollimine, kirjade ja aruannete koostamine mallide põhjal.Juhend: AI maksunõustajatele
- TervishoidAja broneerimise päringud, dokumentide koostamine mallide põhjal, patsientide küsimused koos vajaduse korral inimesele suunamisega.Juhend: SEO arstikabinettidele
- KinnisvaraÜürnike päringud, kõrvalkulude dokumendid, müügimaterjalid ja kinnisvaraobjektide dokumendid.Juhend: SEO kinnisvaramaakleritele
- LogistikaVeodokumendid, tarnepäringud, kahjustuste dokumenteerimine.
- Turism ja majutus- ning toitlustussektorPäringud ja broneeringud mitmes keeles, arvustustele vastamine, nähtavus ChatGPT-s.Juhend: SEO hotellidele ja restoranidele
Teie tegevusala pole nimekirjas? Oluline ei ole tegevusala, vaid see, kas teie töötajate aega kulub regulaarselt korduva mustriga tööle.
Põhimõtted Mida arvestame iga automatiseerimise puhul.
-
Inimene annab lõpliku heakskiidu.
Kui küsimus puudutab raha, kliente, lepinguid või erialast vastutust, valmistab süsteem töö ette ja inimene otsustab. Ebakindlad kohad märgistatakse.
-
Teie programmid ja mallid jäävad alles.
Ühendame lao- ja majandustarkvara, raamatupidamise, dokumendihoidla ning kontoritarkvara nende programmide ettenähtud võimaluste kaudu. Tulemused jõuavad teie tavapärastesse mallidesse. Uut tarkvara kasutame ainult siis, kui see on tõesti vajalik.
-
AI ainult seal, kus seda vaja on.
Kui piisab kindlast reeglist, kasutame reeglit. AI‑d kasutame siis, kui on vaja mõista plaane, fotosid ja dokumente.
-
Jälgitav.
Iga samm logitakse ja võimaluse korral viitab iga tulemus oma allikale. Näete igal ajal, mida süsteem tegi ja miks.
Olenevalt ülesandest kasutame läbiproovitud tööriistu, nagu n8n või Make, mis ühendavad eri programme, või arendame ühenduse ise.
Nii võtame teie esimese protsessi kasutusele
-
1. samm: Teie sõnum
Kirjutage meile, milline protsess võtab teie spetsialistidelt kõige rohkem aega. Võtame teiega isiklikult ühendust.
Teie ülesanne: kirjutada meile. Midagi ette valmistama ei pea.
-
2. samm: Vaatame protsessi koos üle
Näitate meile päris näidete põhjal, kuidas protsess praegu käib ja mille järgi hindate head tulemust. Ütleme teile, kas ja kuidas seda saab automatiseerida.
Teie ülesanne: näidata, kuidas töö praegu käib.
-
3. samm: Pakkumine ja katsetamine
Saate kirjaliku pakkumise. Seejärel töötab süsteem esialgu senise töö kõrval ning te võrdlete selle tulemusi oma spetsialistide omadega.
Teie ülesanne: kontrollida ja võrrelda.
-
4. samm: Kasutuselevõtt ja edasiarendus
Alles siis, kui tulemused vastavad ootustele, võtab süsteem töö üle. Jääme teile toeks, teeme kohandusi ja soovi korral lisame järgmise protsessi.
Teie ülesanne: anda tagasisidet.
Teie andmed jäävad teie omaks.
- Andmeid säilitatakse ELis. Võimaluse korral töötavad automatiseeritud lahendused ja asuvad andmed ELi serverites. Meie serverid asuvad AWSi juures Frankfurdis. Kui see ei ole võimalik, anname teile sellest eelnevalt teada.
- Ainult vajalikud õigused. Automatiseeritud lahendus pääseb ligi ainult sellele, mida ta oma protsessi jaoks vajab.
- Lepingu alusel. Saate isikuandmete töötlemise lepingu, nagu näeb ette isikuandmete kaitse üldmäärus.
Korduma kippuvad küsimused automatiseerimise kohta
Mida teeb AI‑automatiseerimise agentuur?
See leiab tööprotsessid, kus AI säästab kõige rohkem aega, ja loob nende jaoks lahenduse: AI‑agendid ning automatiseeritud lahendused, mis loevad dokumente, hangivad teie süsteemidest andmeid, koostavad mustandeid ja valmistavad ülesandeid ette. Teie spetsialistid kontrollivad ja kinnitavad tulemused. Jääme teile toeks ka pärast käivitamist ning arendame lahendust koos teiega edasi.
Millised protsessid sobivad?
Protsessid, mis korduvad regulaarselt, järgivad selget mustrit ja võtavad spetsialistidelt palju aega: dokumentide lugemine, andmete ülekandmine, arvutamine, võrdlemine ja aruannete kirjutamine. Harva esinevaid erijuhte ei tasu enamasti automatiseerida.
Kas süsteem saavutab meie spetsialistide töö kvaliteedi?
See on iga seadistuse eesmärk. Süsteemile tehakse selgeks teie nõuded, mallid ja varasemad tööd ning katseperioodil võrreldakse selle tulemusi teie spetsialistide omadega. Süsteem võetakse kasutusele alles siis, kui see saavutab sama taseme.
Kas see töötab meie programmidega?
Enamasti jah, kui programm võimaldab andmeid importida või vahetada. Wordi ja Exceli malle saab otse täita. Kontrollime seda enne, kui te otsuse teete.
Mis juhtub, kui AI loeb midagi valesti?
Ebakindlad kohad märgistatakse ja saadetakse inimesele kontrollimiseks. Katseperioodil toimub kõik senise töö kõrval, et vead tuleksid ilmsiks enne, kui neil on tagajärjed.
Mida see meie töötajatele tähendab?
Süsteem teeb ettevalmistava töö: loeb, loendab, kannab andmeid üle ja koostab tekste. Otsused jäävad teie spetsialistidele ning neil jääb rohkem aega tööks, milleks te nad palkasite.
Protsesside optimeerimine või automatiseerimine: mis vahe neil on?
Protsesside optimeerimisel küsime, kas töökorraldus on mõistlik: millised sammud saab ära jätta ja kus sisestatakse sama teavet mitu korda. Automatiseerimisel teeb ülejäänud sammud süsteem. Teeme mõlemat selles järjekorras, sest automatiseerimine muudab kohmaka protsessi lihtsalt kiiremini kohmakaks.
Kui kaua kulub esimese protsessi käivitamiseni?
See sõltub protsessist ja sellest, mitu programmi tuleb ühendada. Ajakava leiate kirjalikust pakkumisest. Katseperioodil jätkub teie senine töö muutumatult, seega ei jää miski seisma.
Mida te meilt vajate?
Alguses vajame mõne tunni nende inimeste aega, kes praegu protsessiga tegelevad, ning häid näiteid teie varasemast tööst, näiteks valmis aruandeid või kalkulatsioone. Ühenduste loomiseks teeme koostööd teie IT‑osakonna või IT‑teenuse pakkujaga. Ülejäänu teeme ise.
Kui palju automatiseerimine maksab?
See sõltub protsessist, ühendatavatest programmidest ja dokumentide hulgast. Enne alustamist saate kirjaliku pakkumise, milles töö ulatus on selgelt kirjeldatud. Ilma teie nõusolekuta kulusid ei teki.
Mis on n8n ja Make?
Tööriistad, millega saab programme ühendada ja töövooge juhtida. n8n-i saab kasutada ka oma serverites, mis aitab andmekaitsega. Sobiv tööriist sõltub teie protsessist.
Kas automatiseerite ka klientide päringuid?
Jah. AI‑agent klienditeeninduses vastab teie dokumentide põhjal korduvatele küsimustele vestluses ja e-kirja teel, kontrollib tellimuste andmeid reaalajas ning annab ebaselged juhtumid koos kogu teabega teie meeskonnale üle. Ta annab teada, et on AI.
Milline protsess võtab teie spetsialistidelt kõige rohkem aega?
Kirjutage meile sellest paar lauset. Vastame teile isiklikult, tasuta ja ilma kohustusteta.
Lugege edasi
AI‑nõustamine VKEdele Rakendused ja eritarkvara E‑arve kohustus: mis praegu kehtib AI‑agentide arenduse tellimine AI klienditeeninduses GEO ja nähtavus AI‑assistentidesLugege blogist edasi
AI ettevõttes: 12 kasutusjuhtu Pakkumiste koostamine AI abil AI raamatupidamises