Przejdź do treści
L&L Synergy
Kontakt z nami

Strona głównaAutomatyzacja AI

Automatyzacja AI i automatyzacja procesów dla MŚP AI wykonuje pracę przygotowawczą. Decyzje podejmują Państwa specjaliści.

Automatyzacja AI przy przygotowywaniu ofert, obsłudze faktur i zapytań oraz tworzeniu raportów i analiz. Budujemy systemy AI, które czytają Państwa dokumenty, działają według Państwa zasad i przekazują wyniki w używanych przez Państwa szablonach i programach. To usprawnienie procesów w każdym dziale, zintegrowane z obecnymi narzędziami.

Prosimy o kontakt Przykłady

Bezpłatnie i bez zobowiązań. Na życzenie z pisemną oceną Państwa planów.

PrzebiegPrzebieg automatyzacji z użyciem AI4 kroki
  1. 01Państwa dokumenty i daneE‑maile, pliki PDF, plany, arkusze, Państwa programy
  2. 02Sztuczna inteligencja odczytuje, sprawdza i przygotowujezgodnie z Państwa zasadami, każde stwierdzenie z podanym źródłem
  3. 03Wynik w Państwa szablonie lub systemieWord, Excel, CRM lub system zarządzania towarami
  4. Specjaliści z Państwa zespołu zatwierdzajądopiero wtedy materiał trafia poza firmę
Przebieg automatyzacji z użyciem AI

Czy znają Państwo te sytuacje?

AI pozwala zaoszczędzić najwięcej czasu przy powtarzalnych zadaniach, które przebiegają według określonego schematu. Zaczynamy od procesu o największym potencjale usprawnienia w Państwa firmie.

Możliwości Osiem procesów, które zmienia AI.

Każdy proces można wdrożyć osobno, w dowolnym dziale. System przygotowuje wyniki, a Państwa specjaliści je sprawdzają i zatwierdzają.

Obsługa klientaChat 14:0201 / 07Z Państwa dokumentów
  • Klient · 14:02Kiedy dotrze moje zamówienie 48213? Potrzebuję go do piątku.
  • Asystent AI · Źródło: system wysyłkowyPaństwa zamówienie 48213 zostało wysłane wczoraj i powinno dotrzeć w czwartek.
  • Klient · 14:03Czy mogę jeszcze zmienić adres dostawy?
  • Asystent AINasza pracownica to sprawdzi i skontaktuje się z Państwem jeszcze dziś. Ma już dane zamówienia i nowy adres.Przekazano zespołowi
Odpowiedź w 40 sekund, oznaczona jako AIOtwórz historię
SprzedażZapytanie 229102 / 07Z Państwa cennika
  • Odczytano zapytanie e-mailowe3 pozycje, dostawa w tygodniu 46rozpoznano
  • Poz. 1: artykuł 1180-2 z Państwa cennikajak w ofercie 2024 dla tego klienta1.240,00 €
  • Poz. 2: wyrób na zamówienieBrak ceny, przygotowano pytanie do działu technicznegootwarte
  • Przygotowano ofertę w Państwa wzorze WordRabat według CRM: 6 %gotowe
  • Sprawdzono termin: tydz. 46Potwierdziły magazyn i produkcjazgodne
  • Przekazano ofertę do akceptacjido szefa Państwa sprzedaży14:20
Projekt po 4 minutachSprawdź ofertę
KsięgowośćRE-2026-091703 / 07Potrójna kontrola
  • Zamówienie 4471Dostawca Weber GmbHzgodne
  • Dowód dostawy 88120Odbiór towaru 12.10.zgodne
  • Pozycja 3: ilość 48 zamiast 50Niezgodność z zamówieniem2 szt.
  • Dekret księgowyKonto 5400, centrum kosztów 210gotowe
  • Skonto 2 % do 26.10.Termin płatności z zamówieniazapisano
  • Zarchiwizowano fakturęze ścieżką audytu, bez zmiangotowe
Do wyjaśnienia 1 rozbieżnośćDo księgowości
SprzedażLeady dziś04 / 077 leadów wybranych
  • Müller Bau GmbH, zapytanie przez witrynęPodano budżet, decydent, prośba o terminA
  • Osoba prywatna pyta o cenępoza Państwa obszarem dostaw, odmowa z rekomendacjąC
  • Hofer Logistik, pytanie dotyczące oferty 2251Handlowiec Wschód: umówiony telefonA
  • Wszystkie 7 dodano do CRMUstawiono źródło, status i kolejne zadanie7 / 7
  • Meier Haustechnik, zapytanie e-mailemStały klient, kolejne zlecenieB
  • Dwa zapytania bez numeru telefonuWysłano zapytanie e-mailemotwarte
Zaproponowano 3 terminyOtwórz w CRM
ZakupyUmowa ramowa05 / 07Przeczytano 212 stron
  • Kara umowna 0,5 % za tydzień, najwyżej 5 %Odstępstwo od Państwa warunkóws. 41
  • Rękojmia 5 lat zamiast 3Odstępstwo od Państwa warunkóws. 58
  • Pełna odpowiedzialnośćOdstępstwo od Państwa warunkóws. 63
  • Termin płatności 30 dniZgodne z Państwa standardems. 12
  • Wypowiedzenie: 6 miesięcyPrzypomnienie ustawiono 90 dni przeds. 70
  • Podsumowanie na 2 stronachz zaleceniem dla każdej różnicygotowe
Wykryto 3 odstępstwaPrzeczytaj podsumowanie
ServiceZlecenie 14.10.06 / 079 zdjęć, 2 notatki głosowe
  • Sprawdzono układ, wymieniono filtrOdczytano numer seryjny ze zdjęcia09:10
  • Nieszczelna uszczelka, zamówiono częśćArtykuł 7731 z Państwa katalogu10:25
  • Klient zna termin kolejnej wizytyPropozycja: KW 4411:00
  • Protokół na Państwa szablonieDodano podpis klientagotowe
  • Zarejestrowano 2,5 godziny pracyz przyjazdu i wyjazdu11:40
  • Projekt faktury do księgowościUjęto materiały i czas pracygotowe
Raport w 2 minuty zamiast wieczoremWyślij jako PDF
ZarządRaport mies.07 / 07z 4 systemów
  • Przychodywobec zeszłego roku2,41 mln € · +6 %
  • Marża bruttoCeny materiałów +4 % wyjaśniają 0,8 pkt38,2 % · −1,1 pkt.
  • Otwarte pozycje3 klientów, ponad 60 dni412 tys. €
  • Portfel zamówieńwystarczy do lutego4,8 mln €
  • Płynnośćstarczy na 4,2 miesiącastabilna
  • Komentarz6 akapitów do akceptacjigotowe
Gotowe 1. dnia miesiącaCzytaj komentarz
Dane przykładowe: jedno okno na dział, zmienia się podczas przewijania

  1. Odpowiedzi na zapytania klientów przez całą dobę

    Asystent odpowiada na czacie i e-mailem na podstawie Państwa dokumentów, sprawdza aktualny status zamówień i przekazuje sprawę zespołowi, gdy jest to potrzebne. Informuje, że jest systemem AI.

    Typowe zastosowanie w handlu, usługach i firmach produkcyjnych obsługujących wiele zapytań

  2. Kalkulacja ofert

    System czyta zapytania, dokumentację przetargową i przedmiary robót. Każdą pozycję przyporządkowuje do Państwa produktów, cen i wcześniejszych ofert. Dział sprzedaży sprawdza już tylko nowe elementy i rozbieżności. Praca, która zajmowała dni, może zająć godziny.

    Typowe zastosowanie w rzemiośle, handlu, przemyśle, budownictwie i technice budynkowej

  3. Porównywanie dokumentów i rejestrowanie zamówień

    Faktury przychodzące są porównywane z zamówieniami i dokumentami dostawy, a zamówienia otrzymane e-mailem i w plikach PDF trafiają do Państwa systemu ERP jako zlecenia. Państwa zespół widzi już tylko rozbieżności. Jak działa to w przypadku e-faktur, wyjaśniamy w poradniku Automatyzacja faktur przychodzących.

    Typowe zastosowanie w księgowości, zakupach i obsłudze zamówień w handlu, produkcji i logistyce

  4. Kwalifikowanie potencjalnych klientów i zapisywanie ich w CRM

    Zapytania ze strony internetowej, e-maili i notatek z rozmów telefonicznych są oceniane według Państwa kryteriów, zapisywane w CRM i uzupełniane o kolejny krok. Dział sprzedaży najpierw kontaktuje się z właściwymi osobami.

    Typowe zastosowanie w sprzedaży B2B, agencjach i firmach usługowych

  5. Analiza i ocena dokumentów

    Umowy, dokumentacja przetargowa, świadectwa badań i certyfikaty dostawców są podsumowywane i sprawdzane pod kątem ryzyka oraz rozbieżności. System wskazuje też terminy. Każde stwierdzenie ma odniesienie do źródła.

    Typowe zastosowanie w zakupach, zarządzaniu projektami, kancelariach i zarządzaniu jakością

  6. Tworzenie raportów, protokołów i ekspertyz

    Ze zdjęć, notatek głosowych, danych pomiarowych, planów i list powstaje gotowy dokument w Państwa układzie: protokół serwisowy, dzienny raport z budowy, raport z kontroli lub ekspertyza. Dokument, którego napisanie zajmowało wieczór lub wiele tygodni, jest gotowy do sprawdzenia w ciągu kilku minut.

    Typowe zastosowanie w serwisie i utrzymaniu ruchu, budownictwie, biurach projektowych i inżynierskich oraz w pracy rzeczoznawców

  7. Obliczenia na podstawie planów i rysunków

    Obmiary, ilości, szacunki kosztów i przedmiary robót bezpośrednio z planów, wpisane do szablonów Word i Excel, z których Państwa biuro już korzysta.

    Typowe zastosowanie w projektowaniu, architekturze, budownictwie i budowie instalacji

  8. Analiza danych i tworzenie raportów

    Reklamacje i dane dotyczące jakości są porządkowane według przyczyn, a dane liczbowe z kilku systemów łączone w miesięczny raport lub raport dla kadry zarządzającej wraz z komentarzem.

    Typowe zastosowania dla zarządu oraz działów jakości i sprzedaży w średnich przedsiębiorstwach

Tam, gdzie przebieg procesu zależy od konkretnego przypadku, stosujemy agentów AI, którzy samodzielnie wybierają kolejny krok. Obsłudze klienta poświęcona jest osobna strona: AI w obsłudze klienta. Przegląd zastosowań według działów, od sprzedaży po dział prawny, znajdą Państwo poniżej.

Wszystkie przykłady przedstawiają typowe procesy z użyciem przykładowych danych, a nie projekty klientów. Oszczędność czasu zależy od Państwa dokumentów i wymagań.

Przykład: jak powstaje raport techniczny.

Typowy proces z użyciem przykładowych danych, a nie projekt klienta. Ten sam schemat można zastosować do protokołów z prac terenowych, ofert, faktur i analiz.

Dom w SeestadtRaport 3.2Projekt do sprawdzenia

3.2 Instalacja elektryczna, część B

  • Rozdzielnica podrzędna UV-B2 zasila 2. piętro przez dwa piony instalacyjne.E-201
  • Potwierdzono ochronę 30 mA we wszystkich wilgotnych pomieszczeniach.Protokół 14.10.
  • NiepewneSzyb S3: nieostre zdjęcie uszczelnienia ppoż., sprawdzić na miejscu.Zdjęcie 0412
  • Przekrój 5 × 10 mm² jest zgodny z obliczeniami obciążenia.Obciążenie, s. 4
Utworzono w 17 minutDo akceptacji
Przykładowe dane: fragment raportu technicznego z biura projektowego

  • Dane wejściowe

    Plany, zdjęcia stanu istniejącego, listy lokalizacji i wytyczne biura, czyli struktura dokumentu, gotowe fragmenty tekstu i kryteria kontroli.

  • Co robi system

    Analizuje plany i zdjęcia, przypisuje każdą obserwację do właściwej lokalizacji, redaguje poszczególne części zgodnie ze stylem biura i sprawdza kompletność raportu.

  • Rezultat

    Gotowy raport w układzie stosowanym przez biuro, jako dokument do edycji, przygotowany do sprawdzenia w czasie krótszym niż 20 minut.

  • Co robią specjaliści

    Sprawdzają dokument, uzupełniają go o własną ocenę i zatwierdzają. Jakość odpowiada poziomowi, którego biuro oczekuje od własnych specjalistów.

Według tego samego schematu można na podstawie planów sporządzać obmiary, kosztorysy i przedmiary robót oraz automatycznie wypełniać własne szablony biura w programach Word i Excel.

Automatyzacja z użyciem AI w każdym dziale: co można zautomatyzować

Dwanaście obszarów, w każdym po cztery typowe zadania. Każde z nich można wdrożyć osobno, jako automatyzację o stałym przebiegu albo jako agenta AI.

  • Sprzedaż

    • Przygotowywanie ofert na podstawie zapytań
    • Kwalifikowanie potencjalnych klientów i wprowadzanie danych do CRM
    • Kontakt z klientami po wysłaniu ofert
    • Sporządzanie raportów z wizyt na podstawie notatek głosowych

  • Marketing

    • Mierzenie widoczności w ChatGPT i Google
    • Przygotowywanie projektów tekstów na podstawie Państwa materiałów
    • Aktualizowanie danych produktów w sklepie i katalogu
    • Przypisywanie zapytań do kampanii

  • Obsługa klienta

    • Odpowiadanie na częste pytania przez czat i e-mail
    • Udzielanie informacji o zamówieniach i dostawach
    • Klasyfikowanie i przekazywanie zgłoszeń
    • Rejestrowanie reklamacji i przygotowywanie ich do rozpatrzenia

  • Finanse i księgowość

    • Rejestrowanie i sprawdzanie faktur zakupowych
    • Przypisywanie dokumentów do zamówień i dokumentów dostawy
    • Przygotowywanie wezwań do zapłaty
    • Przygotowywanie miesięcznego zamknięcia na podstawie danych z kilku systemów

  • Zakupy

    • Tworzenie zamówień na podstawie zgłoszeń zapotrzebowania
    • Porównywanie ofert dostawców
    • Sprawdzanie potwierdzeń zamówień
    • Sprawdzanie terminów ważności umów i certyfikatów

  • Kadry

    • Potwierdzanie otrzymania aplikacji i przygotowywanie projektów odpowiedzi
    • Kompletowanie dokumentów wdrożeniowych dla nowych pracowników
    • Pytania dotyczące urlopów, wydatków służbowych i zasad firmowych
    • Świadectwa i zaświadczenia na podstawie szablonów

  • Operacje i produkcja

    • Tworzenie zleceń produkcyjnych na podstawie zamówień
    • Tworzenie raportów zmianowych i protokołów kontroli
    • Analiza reklamacji i danych dotyczących jakości
    • Planowanie prac na podstawie zgłoszeń serwisowych

  • Logistyka i magazyn

    • Odczytywanie awiz dostaw i dokumentów przewozowych
    • Porównywanie przyjętych dostaw z zamówieniami
    • Odpowiadanie na zapytania dotyczące dostaw
    • Dokumentowanie szkód transportowych

  • Zarządzanie projektami i kwestie techniczne

    • Raporty i ekspertyzy na podstawie planów, zdjęć i danych pomiarowych
    • Obliczanie ilości i kosztów na podstawie planów
    • Dzienne raporty budowy i protokoły prac
    • Weryfikacja dokumentacji przetargowej i umów

  • IT

    • Klasyfikowanie zgłoszeń i rozwiązywanie standardowych problemów
    • Tworzenie kont użytkowników i dokumentowanie uprawnień
    • Asystent wiedzy korzystający z instrukcji i systemów
    • Podsumowywanie komunikatów z monitoringu

  • Zarząd

    • Raporty miesięczne i zarządcze z komentarzem
    • Łączenie wskaźników z kilku systemów
    • Nadzór nad terminami i zobowiązaniami wynikającymi z umów
    • Protokoły i ustalenia ze spotkań

  • Prawo i zgodność z przepisami

    • Sprawdzanie umów pod kątem odstępstw od Państwa standardów
    • Monitorowanie terminów i dat wypowiedzenia umów
    • Dokumentacja na potrzeby rozporządzenia o AI i RODO
    • Gromadzenie dokumentów i certyfikatów dostawców

Każde zadanie zaczyna się od małego kroku: jednego procesu, Państwa rzeczywistych dokumentów i mierzalnego wyniku. Proszę napisać, które zadanie zajmuje Państwu dużo czasu.

Dla jakich branż?

Podobne procesy, inne dokumenty. Typowy punkt wyjścia dla każdej branży.

Nie ma tu Państwa branży? Ważniejsza od branży jest odpowiedź na pytanie, czy wykwalifikowani pracownicy regularnie poświęcają czas na powtarzalne zadania.

Zasady Na co zwracamy uwagę przy każdej automatyzacji.

  1. Decyzję o zatwierdzeniu podejmuje człowiek.

    Gdy chodzi o pieniądze, klientów, umowy lub odpowiedzialność merytoryczną, system przygotowuje materiały, a człowiek podejmuje decyzję. Niepewne fragmenty są oznaczone.

  2. Zachowują Państwo swoje programy i szablony.

    Łączymy systemy zarządzania towarami, księgowość, repozytoria plików i pakiety biurowe za pomocą funkcji przewidzianych w tych programach. Wyniki trafiają do Państwa dotychczasowych szablonów. Nowe oprogramowanie wprowadzamy tylko wtedy, gdy jest naprawdę potrzebne.

  3. AI tylko tam, gdzie jest potrzebna.

    Tam, gdzie wystarczy stała reguła, stosujemy regułę. AI wykorzystujemy tam, gdzie trzeba zrozumieć plany, zdjęcia i dokumenty.

  4. Możliwość prześledzenia każdego działania.

    Każdy krok jest rejestrowany, a tam, gdzie to możliwe, wynik zawiera odwołanie do źródła. W każdej chwili widzą Państwo, co zrobił system i dlaczego.

W zależności od zadania korzystamy ze sprawdzonych narzędzi, takich jak n8n lub Make, czyli programów łączących inne programy, albo sami tworzymy integrację.

Jak uruchamiamy pierwszy proces w Państwa firmie

  1. Krok 1: Państwa wiadomość

    Piszą nam Państwo, który proces zajmuje specjalistom najwięcej czasu. Odpowiadamy osobiście.

    Co robią Państwo: piszą do nas. Nie trzeba niczego przygotowywać.

  2. Krok 2: Wspólna analiza procesu

    Pokazują nam Państwo na rzeczywistych przykładach, jak dziś przebiega proces i po czym poznają Państwo dobry wynik. Mówimy, czy i jak można go zautomatyzować.

    Co robią Państwo: pokazują, jak obecnie przebiega praca.

  3. Krok 3: Oferta i okres testowy

    Otrzymują Państwo pisemną ofertę. Następnie system działa początkowo równolegle z dotychczasową pracą, a Państwo porównują jego wyniki z wynikami swoich specjalistów.

    Państwa zadanie: sprawdzanie i porównywanie.

  4. Krok 4: Uruchomienie i rozbudowa

    Dopiero gdy wyniki są prawidłowe, system przejmuje zadania. Nadal Państwa wspieramy, wprowadzamy zmiany i na życzenie dodajemy kolejny proces.

    Państwa zadanie: przekazywanie uwag.

Państwa dane pozostają Państwa własnością.

  • Dane przechowywane w UE. W miarę możliwości automatyzacje i dane działają na serwerach w UE. Nasze serwery działają w AWS we Frankfurcie. Jeśli nie jest to możliwe, informujemy Państwa wcześniej.
  • Tylko niezbędne uprawnienia. Automatyzacja otrzymuje dostęp wyłącznie do zasobów potrzebnych w danym procesie.
  • Na podstawie umowy. Otrzymują Państwo umowę powierzenia przetwarzania danych przewidzianą w RODO.

Częste pytania o automatyzację

Czym zajmuje się agencja automatyzacji AI?

Wskazuje procesy, w których AI pozwala zaoszczędzić najwięcej czasu, i tworzy odpowiednie rozwiązania: agentów AI oraz automatyzacje, które czytają dokumenty, pobierają dane z Państwa systemów, tworzą wersje robocze i przygotowują zadania. Państwa specjaliści sprawdzają i zatwierdzają wyniki. Po uruchomieniu nadal wspieramy Państwa i wspólnie rozwijamy rozwiązanie.

Jakie procesy nadają się do automatyzacji?

Procesy, które powtarzają się regularnie, mają rozpoznawalny schemat i zajmują dużo czasu specjalistów: czytanie dokumentów, przenoszenie danych, obliczenia, porównywanie informacji i pisanie raportów. Rzadkie przypadki szczególne zwykle nie są opłacalne.

Czy system osiągnie poziom jakości pracy naszych specjalistów?

To cel każdego wdrożenia. System poznaje Państwa wytyczne, szablony i dotychczasowe prace, a w okresie testowym jego wyniki są porównywane z wynikami specjalistów. Przechodzi do regularnego działania dopiero po osiągnięciu tego poziomu.

Czy to działa z naszymi programami?

W większości przypadków tak, jeśli program umożliwia import lub wymianę danych. Szablony Word i Excel można wypełniać bezpośrednio. Sprawdzamy to przed podjęciem przez Państwa decyzji.

Co się stanie, jeśli AI coś błędnie odczyta?

Niepewne fragmenty są oznaczane i przekazywane człowiekowi. W okresie testowym wszystko działa równolegle z dotychczasową pracą, aby wykryć błędy, zanim wywołają skutki.

Co to oznacza dla naszych pracowników?

System przejmuje prace przygotowawcze: czytanie, liczenie, przenoszenie danych i redagowanie tekstów. Państwa specjaliści nadal podejmują decyzje i zyskują czas na pracę, do której zostali zatrudnieni.

Optymalizacja procesów czy automatyzacja procesów: jaka jest różnica?

Optymalizacja procesów sprawdza, czy sposób pracy ma sens: które kroki można pominąć i gdzie te same informacje są wprowadzane wielokrotnie. Automatyzacja pozwala systemowi wykonać pozostałe kroki. Robimy obie te rzeczy w tej kolejności, bo automatyzacja skomplikowanego procesu tylko przyspiesza jego skomplikowany przebieg.

Ile czasu zajmuje uruchomienie pierwszego procesu?

To zależy od procesu i liczby programów, które trzeba połączyć. Harmonogram znajdą Państwo w pisemnej ofercie. W okresie testowym dotychczasowa praca trwa bez zmian, więc nic się nie zatrzymuje.

Czego potrzebują Państwo od nas?

Na początku potrzebujemy kilku godzin z osobami, które obecnie wykonują ten proces, oraz dobrych przykładów dotychczasowej pracy, takich jak gotowe raporty lub kalkulacje. W sprawie integracji uzgadniamy szczegóły z Państwa działem IT lub dostawcą usług IT. Resztą zajmujemy się sami.

Ile kosztuje automatyzacja?

To zależy od procesu, programów, które trzeba połączyć, oraz liczby dokumentów. Przed rozpoczęciem otrzymują Państwo pisemną ofertę z jasno określonym zakresem. Bez Państwa zgody nie powstają żadne koszty.

Czym są n8n i Make?

Narzędzia, które pozwalają łączyć programy i sterować procesami. n8n można też uruchomić na własnych serwerach, co pomaga w ochronie danych. Wybór narzędzia zależy od Państwa procesu.

Czy automatyzują Państwo również obsługę zapytań klientów?

Tak. Agent AI w obsłudze klienta odpowiada na częste pytania przez czat i e-mail na podstawie Państwa dokumentów, sprawdza na bieżąco dane zamówień i przekazuje niejasne sprawy Państwa zespołowi wraz ze wszystkimi informacjami. Informuje, że jest systemem AI.

Który proces zajmuje Państwa specjalistom najwięcej czasu?

Prosimy opisać go w kilku zdaniach. Odpowiemy osobiście, bezpłatnie i bez zobowiązań.

Prosimy o kontakt

Więcej informacji

Doradztwo AI dla MŚP Aplikacje i oprogramowanie na zamówienie Obowiązek e-fakturowania: co obecnie obowiązuje Tworzenie agentów AI na zamówienie AI w obsłudze klienta GEO i widoczność w AI

Więcej na blogu

AI w firmie: 12 zastosowań Tworzenie ofert z pomocą AI AI w księgowości