W skrócie
- AI czyta zapytanie, rozpoznaje brakujące informacje, proponuje pozycje i ceny z Państwa cennika oraz pisze projekt oferty.
- Ceny zawsze pochodzą z Państwa własnych danych, nigdy z modelu językowego. Ofertę zatwierdza człowiek.
- Warunkiem są aktualny cennik, gotowe fragmenty tekstu oraz jasne zasady dotyczące rabatów i szczególnych przypadków.
- Sukces mierzy się czasem do przygotowania oferty i odsetkiem projektów wysyłanych bez większych zmian.
Dlaczego przygotowanie ofert zajmuje tyle czasu
W wielu małych i średnich firmach przygotowanie oferty jest wąskim gardłem. Zapytanie przychodzi e-mailem, telefonicznie lub przez formularz i często jest niekompletne. Ktoś musi je przeczytać, zrozumieć, dopytać, znaleźć ceny w zestawieniach lub systemie gospodarki towarowej, połączyć teksty ze starych ofert i przenieść wszystko do szablonu. Przy indywidualnych usługach dochodzi jeszcze kalkulacja.
Czas rzadko pochłania sama decyzja merytoryczna. Zajmują go rutynowe czynności: przepisywanie danych, szukanie numerów artykułów, dopasowywanie sformułowań i późniejsze przypominanie się klientowi. Właśnie tutaj pomaga AI.
Co AI może przejąć przy przygotowywaniu ofert
- Czytanie zapytania: AI wyodrębnia z tekstu istotne informacje: klient, usługa, ilości, wymiary, terminy, miejsce.
- Wykrywanie braków: Jeśli brakuje informacji potrzebnych do oferty, przygotowuje krótkie pytanie uzupełniające do klienta.
- Proponowanie pozycji: Na podstawie Państwa katalogu lub systemu gospodarki towarowej proponuje odpowiednie artykuły i usługi wraz z Państwa cenami.
- Pisanie tekstów: Opis usługi i pismo przewodnie powstają z Państwa gotowych fragmentów tekstu, dopasowanych do zapytania.
- Utworzenie projektu: oferta powstaje jako projekt w Państwa programie, bez bezpośredniej wysyłki.
- Ponowny kontakt: jeśli nie ma odpowiedzi, po ustalonym czasie proces przypomina o sprawie i proponuje e-mail ponawiający kontakt.
Co pozostaje po stronie człowieka
Ceny, rabaty, wykonalność, terminy dostaw i szczególne warunki to decyzje Państwa firmy. AI przygotowuje materiały i oznacza nietypowe sytuacje, na przykład bardzo dużą ilość lub oczekiwany termin, którego trudno będzie dotrzymać. Osoba odpowiedzialna sprawdza projekt, w razie potrzeby wprowadza zmiany i go zatwierdza. Oferta jest wiążącym oświadczeniem Państwa firmy, dlatego zatwierdzenie jest zawsze częścią procesu.
Program do ofert, ChatGPT czy własny proces?
| Mocna strona | Ograniczenie | Dla kogo | |
|---|---|---|---|
| Program do tworzenia ofert | Uporządkowane szablony, numery, status | Przygotowanie danych z e-maili nadal wymaga pracy ręcznej | Firmy przygotowujące niewiele podobnych ofert |
| ChatGPT używany osobno | Szybkie tworzenie tekstów i sformułowań | Nie zna Państwa cen, nadal wymaga kopiowania i wklejania | Pisma przewodnie przygotowywane od czasu do czasu |
| Zautomatyzowany proces z AI | Łączy zapytanie, cennik i program | Wymaga uporządkowanych, aktualnych danych i jasnych zasad | Wiele zapytań, powtarzalne usługi |
Często najlepszym rozwiązaniem jest połączenie: Państwa obecny program do ofert lub system gospodarki towarowej pozostaje w użyciu, a zautomatyzowany proces dostarcza mu przygotowane dane.
Warunki wstępne
- Aktualny, uporządkowany cennik lub katalog w programie, który można połączyć z procesem, a w razie potrzeby w czytelnej tabeli.
- Gotowe fragmenty tekstu dotyczące Państwa najczęstszych usług, pism przewodnich i warunków.
- Jasne zasady dotyczące rabatów, minimalnych ilości, dopłat i przypadków szczególnych.
- Dostęp do danych klientów w CRM lub systemie gospodarki towarowej.
- Szablon zawierający wszystkie informacje, które powinny znaleźć się w Państwa ofertach.
- Wyznaczona osoba zatwierdzająca oraz jej zastępca.
Typowy proces w firmie rzemieślniczej
Firma z branży instalacji sanitarnych otrzymuje przez formularz zapytanie o remont łazienki, z trzema zdjęciami i zdaniem „Prysznic zamiast wanny, około ośmiu metrów kwadratowych”. AI rozpoznaje usługę, stwierdza brak informacji o płytkach i oczekiwanym terminie oraz przygotowuje uprzejme pytanie uzupełniające. Po uzyskaniu odpowiedzi proponuje z katalogu usług pozycje dotyczące demontażu, instalacji, płytek i montażu, oblicza koszty według zapisanych cen i tworzy projekt. Mistrz sprawdza go, zmienia dwie pozycje i wysyła ofertę. To przykład typowego procesu, a nie projektu dla klienta.
Ochrona danych i bezpieczeństwo
Zapytania zawierają imiona i nazwiska, adresy, a czasem zdjęcia mieszkań lub firm. Do przetwarzania potrzebne są umowa powierzenia przetwarzania danych, serwery najlepiej w UE oraz uprawnienia dostępu ograniczone do zakresu potrzebnego w procesie. AI odczytuje ceny i dane klientów, ale bez zatwierdzenia niczego nie zmienia. Każdy krok jest rejestrowany, aby później można było odtworzyć, jak powstała oferta.
Co warto mierzyć
- Czas do wysyłki oferty: od otrzymania zapytania do wysyłki.
- Odsetek zmian: ile projektów zostaje zatwierdzonych bez większych zmian.
- Pytania uzupełniające: jak często klienci muszą jeszcze coś wyjaśniać po otrzymaniu oferty.
- Odsetek pozyskanych zleceń: czy szybsze oferty przekładają się na więcej zleceń.
Więcej o takich procesach znajdą Państwo na stronie o optymalizacji procesów z AI i w artykule o obsłudze zapytań klientów z AI.