Stručně
- AI přečte poptávku, rozpozná chybějící údaje, navrhne položky a ceny z Vašeho ceníku a napíše návrh.
- Ceny vždy pocházejí z Vašich vlastních dat, nikdy z jazykového modelu. Schválení provádí člověk.
- Předpokladem jsou aktuální ceník, připravené části textů a jasná pravidla pro slevy a zvláštní případy.
- Úspěch se měří dobou do vytvoření nabídky a podílem návrhů, které se odešlou bez větších změn.
Proč nabídky zabírají tolik času
V mnoha malých a středních firmách je tvorba nabídky úzkým místem. Poptávka přijde e-mailem, telefonicky nebo přes formulář a často není úplná. Někdo ji musí přečíst, porozumět jí, doptat se, vyhledat ceny v seznamech nebo v systému pro správu zboží, poskládat texty ze starších nabídek a vše přenést do šablony. U služeb na míru přibývá kalkulace.
Čas přitom málokdy zabere samotné odborné rozhodnutí. Většinou jde o rutinu: přepisování údajů, hledání čísel položek, úpravy formulací a pozdější připomínání se zákazníkovi. Právě zde pomáhá AI.
Co může AI převzít při tvorbě nabídek
- Přečíst poptávku: AI získá z volného textu důležité údaje: zákazník, služba, množství, rozměry, termíny, místo.
- Odhalit chybějící údaje: Pokud chybí informace potřebné pro nabídku, navrhne krátký doplňující dotaz zákazníkovi.
- Navrhnout položky: Z Vašeho katalogu nebo systému pro správu zboží navrhne vhodné zboží a služby s Vašimi cenami.
- Napsat texty: Popis služby a průvodní dopis vzniknou z Vašich připravených částí textů podle konkrétní poptávky.
- Vytvoření návrhu: Nabídka se ve Vašem programu uloží jako návrh, neodesílá se přímo.
- Připomenutí: Pokud nepřijde odpověď, automatický postup po stanovené době upozorní a navrhne připomínací e-mail.
Kde zůstává člověk
O cenách, slevách, proveditelnosti, dodacích termínech a zvláštních podmínkách rozhoduje Vaše firma. AI připravuje podklady a označuje neobvyklé požadavky, například velmi velké množství nebo požadovaný termín, který bude obtížné stihnout. Odpovědná osoba zkontroluje návrh, případně jej upraví a schválí. Nabídka je závazným prohlášením Vaší firmy, proto k ní toto schválení vždy patří.
Software pro tvorbu nabídek, ChatGPT, nebo vlastní postup?
| Silná stránka | Omezení | Vhodné pro | |
|---|---|---|---|
| Software pro tvorbu nabídek | Přehledné šablony, číslování, stav | Příprava podkladů z e-mailů zůstává ruční prací | Firmy s malým počtem podobných nabídek |
| Samostatné používání ChatGPT | Rychlá tvorba textů a formulací | Nezná Vaše ceny, kopírování a vkládání zůstává nutné | Občasné průvodní dopisy |
| Automatizovaný postup s AI | Propojuje poptávku, ceník a program | Potřebuje udržovaná data a jasná pravidla | Mnoho poptávek, opakující se služby |
Často je nejlepším řešením kombinace: Váš stávající software pro tvorbu nabídek nebo správu zboží zůstává a automatizovaný postup mu dodává připravené podklady.
Předpoklady
- Udržovaný ceník nebo katalog v programu, který lze propojit, případně alespoň v přehledné tabulce.
- Předpřipravené texty pro Vaše nejčastější služby, průvodní dopisy a podmínky.
- Jasná pravidla pro slevy, minimální množství, příplatky a zvláštní případy.
- Přístup k údajům o zákaznících v CRM nebo systému pro správu zboží.
- Šablona se všemi údaji, které mají být ve Vašich nabídkách.
- Určená osoba pro schvalování a její zástupce.
Typický postup v řemeslné firmě
Instalatérská firma dostane přes formulář poptávku na rekonstrukci koupelny se třemi fotografiemi a větou „Sprcha místo vany, přibližně osm metrů čtverečních“. AI rozpozná službu, zjistí, že chybějí údaje o obkladech a požadovaném termínu, a připraví zdvořilý doplňující dotaz. Po odpovědi navrhne z katalogu služeb položky pro demontáž, instalatérské práce, obklady a montáž, provede kalkulaci podle uložených cen a vytvoří návrh. Mistr jej zkontroluje, upraví dvě položky a nabídku odešle. Tento příklad popisuje typický postup, nikoli projekt pro zákazníka.
Ochrana osobních údajů a bezpečnost
Poptávky obsahují jména, adresy a někdy fotografie z bytů nebo provozoven. Ke zpracování je potřeba smlouva o zpracování osobních údajů, servery pokud možno v EU a přístupová oprávnění omezená na to, co postup potřebuje. AI čte ceny a údaje o zákaznících, ale bez schválení nic nemění. Každý krok se zaznamenává, aby bylo možné později dohledat, jak nabídka vznikla.
Co byste měli měřit
- Doba do odeslání nabídky: od přijetí poptávky po odeslání.
- Míra úprav: kolik návrhů je schváleno bez větších změn.
- Doplňující dotazy: jak často si zákazníci po obdržení nabídky musí ještě něco ujasnit.
- Úspěšnost nabídek: zda rychlejší nabídky vedou k více zakázkám.
Více o podobných postupech najdete na stránce optimalizace procesů pomocí AI a v článku o dotazech zákazníků a AI.