Abteilungen · Vertrieb KI im Vertrieb: Anfragen bewerten, Angebote vorbereiten, CRM pflegen

Aufgaben im Vertrieb: sieben Abläufe im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und eine Vertriebsmitarbeiterin oder ein Vertriebsmitarbeiter prüft und entscheidet. Zwei davon vertiefen eigene Artikel: Angebote mit KI erstellen und Lead-Qualifizierung mit KI.

1. Anfragen lesen und priorisieren

Anfragen kommen über Formular, E‑Mail, Telefonnotiz und Messe, mit ganz unterschiedlicher Qualität.

• Eingang: die Anfrage in jeder Form, dazu das, was Ihr CRM schon über den Absender weiß.
• KI bereitet vor: erkennt, was angefragt wird (Produkt, Menge, Termin), ordnet die Anfrage einem Kunden oder einem Neukontakt zu und bewertet sie nach Kriterien, die Sie festlegen. Die Begründung steht dabei.
• Vertrieb prüft: die Bewertung und entscheidet, wer wie schnell antwortet.
• Ausgang: ein Eintrag im CRM mit Zusammenfassung, Bewertung und Antwortentwurf.

2. Angebot aus der Anfrage vorbereiten

Ein Angebot besteht aus Positionen, Preisen und Bedingungen, die schon irgendwo stehen.

• Eingang: die Anfrage, Ihre Preisliste oder das ERP und Ihre Angebotsvorlage.
• KI bereitet vor: wählt Positionen, setzt Preise aus der Preisliste ein, rechnet Mengen, füllt die Vorlage und markiert, was unklar ist, etwa fehlende Maße oder eine Sonderanfertigung.
• Vertrieb prüft: den Entwurf, ändert den Preis oder die Bedingungen und gibt frei.
• Ausgang: ein Angebotsentwurf im Format Ihrer Vorlage, nichts ist versendet.

3. Nach Angeboten nachfassen

Nachfassen wird gern vergessen, obwohl gerade hier Aufträge entschieden werden.

• Eingang: offene Angebote mit Datum, Wert und bisherigem Verlauf.
• KI bereitet vor: erkennt Angebote, bei denen kein Kontakt mehr stattfand, und entwirft eine Nachfrage, die zum Verlauf passt.
• Vertrieb prüft: jeden Entwurf und entscheidet, ob angerufen, geschrieben oder gewartet wird.
• Ausgang: eine Liste fälliger Nachfassaktionen mit Entwürfen.

4. Besuchsberichte aus Sprachnotizen

Im Auto oder nach dem Termin ist eine Sprachnotiz schnell aufgenommen, ein Bericht dagegen oft erst Tage später getippt.

• Eingang: die Sprachnotiz oder ein paar Stichworte nach dem Besuch.
• KI bereitet vor: schreibt daraus einen Bericht, legt Gesprächsnotiz, vereinbarte nächste Schritte und Wiedervorlage in den passenden CRM-Feldern an.
• Vertrieb prüft: den Bericht kurz und korrigiert, was nicht stimmt.
• Ausgang: ein Besuchsbericht im CRM mit Aufgaben für die nächsten Schritte.

5. CRM-Daten pflegen

Ein CRM hilft nur, solange die Daten stimmen: Dubletten, fehlende Ansprechpartner, veraltete Stände.

• Eingang: der CRM-Bestand und neue E‑Mails und Termine.
• KI bereitet vor: erkennt Dubletten, schlägt Zusammenführungen vor, ergänzt fehlende Felder aus E‑Mail-Signaturen und markiert Einträge, die lange nicht angefasst wurden.
• Vertrieb prüft: Zusammenführungen und Löschvorschläge. Die KI löscht und überschreibt nichts selbst.
• Ausgang: ein bereinigter Bestand und eine Liste offener Fragen.

6. Vertriebsberichte

Pipeline, Angebotsquote und Umsatz je Kunde stehen im CRM, aber selten in einer Form, die jemand liest.

• Eingang: die Daten aus CRM und ERP.
• KI bereitet vor: Code rechnet Kennzahlen wie Angebotsvolumen, Abschlussquote und Pipeline aus den Daten. Die KI schreibt daraus eine kurze Beschreibung der Entwicklung und nennt die Zahlen, auf die sie sich stützt.
• Vertrieb prüft: den Bericht, bevor er in die Besprechung geht.
• Ausgang: ein Wochen- oder Monatsbericht mit Kommentar.

7. Ausschreibungen finden und vorprüfen

Wer an Ausschreibungen teilnimmt, liest viele Unterlagen, bevor klar ist, ob sich ein Angebot lohnt.

• Eingang: Ausschreibungsunterlagen von den Portalen, die Sie nutzen.
• KI bereitet vor: fasst Anforderungen, Fristen und Zuschlagskriterien zusammen und vergleicht sie mit Ihrem Angebot und Ihren Referenzen.
• Vertrieb prüft: die Zusammenfassung und entscheidet über Teilnahme und Abgabe.
• Ausgang: eine Kurzbewertung je Ausschreibung mit Fundstellen, die Abgabe bleibt bei Ihnen.

Programme und Schnittstellen: Anbindung an das, was Sie nutzen

Im Vertrieb liegen die Daten in mehreren Programmen. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welchen Weg Ihr System bietet, klären wir vor dem Angebot.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein System keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Sie brauchen kein neues CRM, und wir bieten keines an. Die KI arbeitet neben Ihrem CRM: Sie liest, bereitet vor und trägt nach Freigabe ein.

• Ihr CRM bleibt führend. Kontakte, Angebote und Aktivitäten stehen dort. Die KI schreibt nur in Felder, die Sie freigeben.
• Ihre Vorlagen bleiben. Angebote sehen aus wie bisher, nur der Entwurf ist schneller da.
• Ein Ablauf nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Schritt, etwa den Besuchsberichten oder den Angebotsentwürfen, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen.
• Der Rückweg bleibt offen. Alle Daten liegen in Ihren Systemen. Ohne die KI arbeitet Ihr Vertrieb weiter wie vorher.

Freigaben und Regeln

Im Vertrieb geht es um Preise und um Ihren Ruf beim Kunden. Darum legen wir vor dem Start fest, was die KI darf.

• Angebote: Kein Angebot geht ohne Freigabe einer Person hinaus. Die KI legt Entwürfe an, sie versendet nichts.
• Preise und Rabatte: nur aus Ihrer Preisliste oder dem ERP. Rabattgrenzen legen Sie fest, und was darüber liegt, bleibt Ihre Entscheidung.
• Bewertung von Anfragen: Die Kriterien legen Sie fest, jede Bewertung zeigt ihre Begründung. Sie ist eine Hilfe für den Vertrieb, kein Urteil über den Kunden.
• E‑Mails an Interessenten: Die KI schreibt Entwürfe, sie sendet keine Werbe-E‑Mails an Personen, die nicht zugestimmt haben.
• Datenhygiene im CRM: Die KI löscht und überschreibt nichts selbst, Zusammenführungen und Löschungen bestätigt ein Mensch.
• Protokoll: Jeder Vorschlag wird mit Quelle, Zeitpunkt und Entscheidung festgehalten.

Für Werbe-E‑Mails und Anrufe gelten Regeln, die vom Land abhängen: in Deutschland § 7 UWG, in Österreich § 174 TKG 2021, in der Schweiz das UWG. Für personenbezogene Daten im CRM gilt die DSGVO: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter (Art. 28), Verarbeitung in der EU und eine Rechtsgrundlage für die Ansprache. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Daten: Kundenhistorie und Preise

Die Qualität der Vorschläge hängt an den Daten, mit denen die KI arbeitet.

• Kundenhistorie: Frühere Anfragen, Angebote und Gespräche zeigen, was ein Kunde braucht und wann er zuletzt gehört wurde. Wo sie in Mails und Notizen liegt, lesen wir sie von dort.
• Produkt- und Preisdaten: Preislisten, Staffeln und Konditionen sind die Grundlage jedes Angebots. Sind sie veraltet oder an mehreren Orten verschieden, klären wir das zuerst.
• Qualität der CRM-Daten: Dubletten und fehlende Felder verfälschen Bewertung und Berichte. Deshalb sehen wir den Bestand zuerst an.
• Was die KI lesen darf: Sie legen fest, welche Felder und Kunden sie sieht und welche nicht. Alles läuft auf Servern in der EU, Speicherdauer und Löschung legen wir mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Apps und Programme für den Vertrieb

Manches fehlt nicht im CRM, sondern davor oder daneben. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Außendienst-App: Termine, Kundenhistorie und Sprachnotiz in einer Oberfläche, die auch ohne Netz funktioniert und danach das CRM füllt.
• Besuchsbericht-App: Stichworte oder Sprachnotiz, der Bericht entsteht im Hintergrund und wird kurz geprüft.
• Angebots-Konfigurator: Kunden oder Vertrieb wählen Varianten, die Regeln Ihrer Produkte sorgen dafür, dass nur Mögliches angeboten wird.
• Kundenportal: Angebote, Aufträge und Dokumente an einem Ort für Ihre Kunden.

Diese Programme ergänzen Ihr CRM, sie ersetzen es nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Wie schnell beantwortet Ihr Vertrieb neue Anfragen, und woran liegt es, wenn es länger dauert?
2. Welches CRM und welche Preislisten nutzen Sie, und liegen die Preise dort oder in Dateien?
3. Welcher Schritt kostet Ihre Leute die meiste Zeit: Angebote schreiben, nachfassen oder das CRM nachtragen?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihrem Vertrieb bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.