Avdelningar · Försäljning CRM AI i försäljningen: bedöm förfrågningar, förbered offerter, håll CRM uppdaterat

Säljuppgifter: en översikt över sju processer

Det är typiska processer, inte kundprojekt. I varje fall förbereder AI och en säljare kontrollerar och beslutar. Två av dem fördjupar sig i sina egna artiklar: Skapa erbjudanden med AI och Ledarbehörighet med AI.

1. Läs och prioritera förfrågningar

Förfrågningar kommer via formulär, mejl, telefonmeddelande och mässa, med väldigt olika kvalitet.

• Entré: begäran i alla former, plus vad ditt CRM redan vet om avsändaren.
• AI förbereder: känner igen vad som efterfrågas (produkt, kvantitet, datum), tilldelar förfrågan till en kund eller en ny kontakt och utvärderar den enligt kriterier som du anger. Anledningen finns där.
• Försäljningscheckar: betyget och bestämmer vem som svarar och hur snabbt.
• Utdata: en post i CRM med sammanfattning, betyg och utkast till svar.

2. Förbered offert från förfrågan

Ett erbjudande består av positioner, priser och villkor som redan finns skrivna någonstans.

• Entré: förfrågan, din prislista eller affärssystem och din offertmall.
• AI förbereder: väljer positioner, anger priser från prislistan, räknar ut kvantiteter, fyller i mallen och markerar allt som är oklart, till exempel saknade mått eller en specialtillverkad produkt.
• Försäljningscheckar: designen, ändrar priset eller villkoren och släpper.
• Utdata: ett utkast till erbjudande i formatet av din mall, inget har skickats.

3. Följ upp erbjudanden

Uppföljning glöms ofta bort, även om beställningar bestäms här.

• Entré: öppna erbjudanden med datum, värde och tidigare historik.
• AI förbereder: känner igen erbjudanden som inte längre har varit i kontakt och utformar en efterfrågan som passar kursen.
• Försäljningscheckar: varje utkast och bestämmer om man ska ringa, skriva eller vänta.
• Utdata: en lista över vederbörliga uppföljningar med utkast.

4. Besök rapporter från röstanteckningar

En röstanteckning spelas snabbt in i bilen eller efter mötet, men en rapport skrivs ofta först dagar senare.

• Entré: röstanteckningen eller några nyckelord efter besöket.
• AI förbereder: Skriver en rapport från den, skapar en anteckning av konversationen, överenskomna nästa steg och en uppföljning i lämpliga CRM-fält.
• Försäljningscheckar: rapporten kortfattat och korrigerar det som är fel.
• Utdata: en besöksrapport i CRM med uppgifter för nästa steg.

5. Underhåll CRM-data

Ett CRM hjälper bara så länge som uppgifterna är korrekta: dubbletter, saknade kontakter, föråldrade statusar.

• Entré: CRM-inventeringen och nya e-postmeddelanden och möten.
• AI förbereder: känner igen dubbletter, föreslår sammanslagningar, lägger till saknade fält från e-postsignaturer och markerar poster som inte har rörts på länge.
• Försäljningscheckar: Sammanslagningar och raderingsförslag. AI:n tar inte bort eller skriver över något själv.
• Utdata: en rensad inventering och en lista med öppna frågor.

6. Försäljningsrapporter

Pipeline, offer rate och försäljning per kund finns i CRM, men sällan i en form som någon läser.

• Entré: data från CRM och ERP.
• AI förbereder: Code beräknar nyckeltal som erbjudandevolym, färdigställandegrad och pipeline utifrån data. AI:n använder detta för att skriva en kort beskrivning av utvecklingen och ger siffrorna som den bygger på.
• Försäljningscheckar: rapporten innan man går till mötet.
• Utdata: en vecko- eller månadsrapport med kommentarer.

7. Hitta och förkontrollera anbud

Den som deltar i anbud läser en massa handlingar innan det är klart om ett anbud är värt det.

• Entré: Förfrågningsunderlag från de portaler du använder.
• AI förbereder: sammanfattar krav, deadlines och tilldelningskriterier och jämför dem med ditt erbjudande och dina referenser.
• Försäljningscheckar: sammanfattningen och beslutar om deltagande och inlämning.
• Utdata: en kort bedömning av varje annons med referenser, inlämningen ligger kvar hos dig.

Program och gränssnitt: anslutning till det ni använder

Vid försäljning lagras uppgifterna i flera program. Tabellen listar de vanliga fallen. Vi kommer att förtydliga vilket alternativ ditt system erbjuder innan erbjudandet lämnas.

Namnen är exempel och innebär inget partnerskap. Om ett system saknar gränssnitt använder vi export och import, en bevakad mapp eller e-post.

Anslutning i stället för byte

Du behöver inget nytt CRM, och vi erbjuder inte något. AI:n fungerar tillsammans med din CRM: den läser, förbereder och matar in data efter godkännande.

• Ditt CRM är fortfarande ledande. Kontakter, erbjudanden och aktiviteter finns där. AI:n skriver bara i fält som du godkänner.
• Dina mallar finns kvar. Erbjudanden ser likadana ut som tidigare, bara utkastet är där snabbare.
• Den ena processen efter den andra. Vi börjar med ett steg, som besöksrapporterna eller utkasten till erbjudanden, och låter det löpa vid sidan av det tidigare arbetet.
• Vägen tillbaka är fortfarande öppen. All data finns i dina system. Utan AI kommer din försäljning att fortsätta fungera som tidigare.

Godkännanden och regler

Försäljning handlar om priser och ditt rykte hos kunderna. Det är därför vi bestämmer vad AI:n får göra innan vi börjar.

• Erbjuder: Inget erbjudande lämnas utan godkännande av en person. AI:n skapar utkast, den skickar ingenting.
• Priser och rabatter: endast från din prislista eller ERP. Du ställer in rabattgränser, och allt över det förblir ditt beslut.
• Utvärdering av förfrågningar: Du ställer in kriterierna och varje utvärdering visar sin motivering. Det är ett hjälpmedel för försäljning, inte ett omdöme om kunden.
• Mejl till intresserade: AI:n skriver utkast, den skickar inte reklammejl till personer som inte har kommit överens.
• Datahygien i CRM: AI:n tar inte bort eller skriver över något själv; en människa bekräftar sammanslagningar och raderingar.
• Logg: Varje förslag dokumenteras med källa, tidpunkt och beslut.

Regler som beror på landet gäller för reklammeddelanden och samtal: Tyskland 7 § UWG, i Österrike 174 § TKG 2021, i Schweiz UWG. GDPR gäller för personuppgifter i CRM: ett avtal för orderhantering med varje leverantör (artikel 28), behandling i EU och en rättslig grund för kontakt. Denna översikt är allmän information och inte juridisk rådgivning.

Data: kundhistorik och priser

Förslagens kvalitet beror på vilka data AI arbetar med.

• Kundhistorik: Tidigare förfrågningar, erbjudanden och samtal visar vad en kund behöver och när de hördes senast. Där det finns i mejl och anteckningar läser vi det därifrån.
• Produkt- och prisdata: Prislistor, skalor och villkor är grunden för varje erbjudande. Om de är inaktuella eller olika på flera ställen så klargör vi detta först.
• Kvaliteten på CRM-data: Dubbletter och saknade fält förvränger utvärderingar och rapporter. Det är därför vi tittar på inventering först.
• Vad AI får läsa: Du bestämmer vilka fält och kunder hon ser och vilka som inte. Allt körs på servrar i EU, vi bestämmer lagringstiden och radering med dig. Mer nedan AI och dataskydd.

Egna appar och program för försäljning

Vissa saker saknas inte i CRM, utan framför eller bredvid. Vi bygger dessa som våra egna program om standardprodukter inte passar:

• Fältservice-app: Möten, kundhistorik och röstanteckningar i ett gränssnitt som även fungerar utan nätverk och sedan fyller CRM.
• Besök rapportappen: Nyckelord eller röstmemo, rapporten skapas i bakgrunden och kontrolleras kort.
• Erbjudandekonfigurator: Kunder eller försäljning väljer varianter, reglerna för dina produkter säkerställer att endast det som är möjligt erbjuds.
• Kundportal: Erbjudanden, beställningar och dokument på ett ställe för dina kunder.

Dessa program kompletterar ditt CRM, de ersätter det inte. Mer om detta nedan Apputveckling.

Var ni börjar

De här tre frågorna hjälper er att bedöma det:

1. Hur snabbt svarar din försäljningsavdelning på nya förfrågningar och varför tar det längre tid?
2. Vilka CRM och prislistor använder du, och finns priserna där eller i filer?
3. Vilket steg kostar ditt folk mest tid: skriva erbjudanden, följa upp eller uppdatera CRM?

Om du skriver svaren till oss kommer vi att berätta vilken process som är värd det först och vad som behöver stanna hos din försäljningsavdelning. Vi börjar med en provoperation vid sidan av det tidigare arbetet.