Automation · Kontor Skapa mötesprotokoll med AI: så här spelar du in möten utan att förlora rättigheter och förtroende

Hur ett AI‑protokoll skapas

Det finns fyra steg bakom det färdiga protokollet. Alla har sina egna felkällor.

Taligenkänning behöver inte köras i molnet. Den fritt tillgängliga Whisper-modellen är en taligenkänningsmodell som är licensierad under MIT-licensen och kan användas på dina egna datorer. Om detta är nödvändigt beror på diskussionernas känslighet.

Vad fungerar bra och vad som inte fungerar

• Beslut och uppgifter: Vem ska göra vad när? Detta kan enkelt extraheras från en konversation om mallen kräver det.
• Korta versioner av långa rundor: Den som inte var där kan läsa vad som beslutades på två minuter.
• Anteckningar från konversationer med kunder: Anteckningar, nyckelutlåtanden och nästa steg hamnar direkt i kundakten.
• Gränser: Samtal, starka dialekter och teknisk jargong förvärrar resultatet. Språkmodeller kan lägga till innehåll som inte har sagts. OWASP listar falska utgifter som sin egen risk ("felinformation"). Det är därför en person kollar.

Lag och delaktighet

• Information och rättslig grund: Inspelning och transkription innebär behandling av personuppgifter. Du behöver en rättslig grund (Art. 6 GDPR), du måste tillhandahålla information (Art. 13 GDPR) och begränsa uppgifterna till vad som är nödvändigt och begränsa dem i tid (Art. 5 GDPR). Säg det i inbjudan och i början. Externa gäster samtycker uttryckligen.
• Rätt att spela in: Otillåtna ljudinspelningar av ordet som inte talas offentligt är straffbara i Tyskland (§ 201 StGB) och Österrike (§ 120 StGB).
• Ingen känsloanalys: Artikel 5 i AI‑förordningen förbjuder AI‑system som härleder känslor från människor på arbetsplatsen, förutom av medicinska eller säkerhetsmässiga skäl. Stäng av funktioner som "deltagares sentimentanalys".
• Företagsråd: I Tyskland är tekniska anläggningar som är utformade för att övervaka anställdas beteende eller prestationer föremål för medbestämmande (§ 87 § 1 nr 6 BetrVG). I Österrike gäller detsamma för kontrollsystem som påverkar den mänskliga värdigheten (§ 96 § 1 Z 3 ArbVG). Involvera företagsrådet innan du börjar.
• Leverantör: Du behöver ett avtal för orderhantering med leverantören (artikel 28 GDPR). Förtydliga serverplats, lagringstid och om inspelningar eller texter kommer att användas för utbildning.

Den här översikten är allmän information, inte juridisk rådgivning. Gå igenom ert enskilda fall med ert dataskyddsombud eller er advokat.

Hur man introducerar AI‑protokoll

1. Ange syfte: Vilka möten ska spelas in? Inte alla, speciellt inte konfidentiella omgångar som personalintervjuer.
2. Skriv regler: Vem får spela in, vilken information finns i inbjudan, hur länge sparas det?
3. Definiera mall: Beslut, uppgifter med ansvariga och deadlines, öppna frågor.
4. Välj verktyg: funktionen för din videokonferens eller din egen process, med lokal transkription om så önskas. Dataskyddskontroll i förväg.
5. Pilot med ett team: några veckor jämförs AI‑loggarna med en transkription.
6. Ställ in release: En person granskar minuterna innan de distribueras.