Automação · Escritório AI meeting notes: criar atas de reuniões com IA sem comprometer a legalidade nem a confiança

Como é criada uma ata com IA

Por detrás da ata final estão quatro etapas. Cada uma tem as suas próprias fontes de erro.

O reconhecimento de voz não tem de funcionar na nuvem. O Whisper é um modelo de reconhecimento de voz disponível livremente, sob licença MIT, que pode funcionar em computadores próprios. A necessidade desta opção depende da sensibilidade das conversas.

O que funciona bem e o que não funciona

• Decisões e tarefas: quem faz o quê e até quando? É possível extrair bem esta informação de uma conversa, se o modelo o exigir.
• Resumos de reuniões longas: quem não participou pode ler em dois minutos o que foi decidido.
• Notas de conversas com clientes: a nota, os pontos principais e os passos seguintes ficam diretamente no processo do cliente.
• Limites: pessoas a falar ao mesmo tempo, dialetos marcados e jargão técnico prejudicam o resultado. Os modelos de linguagem podem acrescentar conteúdos que não foram ditos. A OWASP identifica as respostas incorretas como um risco próprio («Misinformation»). Por isso, uma pessoa verifica.

Legislação e participação dos trabalhadores

• Informação e fundamento jurídico: a gravação e a transcrição constituem tratamento de dados pessoais. Precisa de um fundamento jurídico (Art. 6 RGPD), tem de informar (Art. 13 RGPD) e de limitar os dados ao necessário e o tempo de conservação (Art. 5 RGPD). Indique-o no convite e no início. Os convidados externos dão o seu consentimento expresso.
• Regras de gravação: as gravações de áudio não autorizadas de palavras proferidas em privado são puníveis criminalmente na Alemanha (§ 201 StGB) e na Áustria (§ 120 StGB).
• Sem análise de emoções: o Art. 5 do Regulamento da IA proíbe sistemas de IA que infiram as emoções das pessoas no local de trabalho, salvo por motivos médicos ou de segurança. Desative funcionalidades como «análise do estado emocional dos participantes».
• Comissão de trabalhadores: na Alemanha, os dispositivos técnicos destinados a monitorizar o comportamento ou o desempenho dos trabalhadores estão sujeitos ao direito de participação na decisão (§ 87 Abs. 1 n.º 6 BetrVG). Na Áustria, aplica-se uma regra semelhante aos sistemas de controlo que afetem a dignidade humana (§ 96 Abs. 1 ponto 3 ArbVG). Envolva a comissão de trabalhadores antes do início.
• Prestador: precisa de um contrato de subcontratação com o prestador (Art. 28 RGPD). Esclareça a localização dos servidores, o prazo de conservação e se as gravações ou os textos são utilizados para treino.

Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico. Analise o seu caso concreto com o seu encarregado da proteção de dados ou advogado.

Como adotar atas com IA

1. Definir a finalidade: que reuniões devem ter ata? Não todas, sobretudo as confidenciais, como conversas sobre assuntos de pessoal.
2. Escrever as regras: quem pode gravar, que informação consta do convite e o que fica guardado durante quanto tempo?
3. Definir o modelo: decisões, tarefas com responsáveis e prazos, perguntas em aberto.
4. Escolher a ferramenta: a funcionalidade da sua videoconferência ou um processo próprio, com transcrição local se o pretender. Avaliação da proteção de dados antes do início.
5. Projeto-piloto com uma equipa: durante algumas semanas, as atas com IA são comparadas com notas tomadas manualmente.
6. Definir a aprovação: uma pessoa verifica a ata antes da distribuição.