Stručně
- Zápis pomocí AI vzniká ve čtyřech krocích: nahrávání, přepis, shrnutí podle šablony a rozeslání s úkoly. Před odesláním jej zkontroluje člověk.
- Při nahrávání a přepisu se zpracovávají osobní údaje. Všichni účastníci musí být předem informováni. V Německu a Rakousku jsou neoprávněné zvukové nahrávky trestné.
- Systémy AI, které odvozují emoce zaměstnanců na pracovišti, jsou podle nařízení o AI od 2. února 2025 zakázané, s výjimkou zdravotních nebo bezpečnostních důvodů.
- Tam, kde působí rada zaměstnanců, může zavedení podléhat jejímu spolurozhodování.
Jak vzniká zápis pomocí AI
Za hotovým zápisem stojí čtyři kroky. Každý má vlastní zdroje chyb.
| Krok | Co se děje | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| Nahrávání | Zvuk porady se zaznamená nebo přímo převede na text | Informovat všechny, ukládat jen nezbytné údaje, nahrávku po přepisu smazat |
| Přepis | Rozpoznávání řeči převede zvuk na text, obvykle s rozlišením jednotlivých mluvčích | Uložit jména a odborné pojmy do glosáře, kontrolovat vzorky |
| Shrnutí | Jazykový model píše podle Vaší šablony: rozhodnutí, úkoly, otevřené body | Pevná šablona, doložit rozhodnutí pasáží textu, nic nepřidávat |
| Rozeslání | Zápis účastníkům, úkoly do Vašeho systému pro správu úkolů nebo požadavků | Schválení zapisovatelem, vyjasnění přístupových oprávnění |
Rozpoznávání řeči nemusí běžet v cloudu. Volně dostupný Whisper je model pro rozpoznávání řeči s licencí MIT, který lze provozovat na vlastních počítačích. Zda je to nutné, závisí na citlivosti rozhovorů.
Co funguje dobře a co ne
- Rozhodnutí a úkoly: kdo udělá co a do kdy? To lze z rozhovoru dobře získat, pokud to šablona vyžaduje.
- Stručná shrnutí dlouhých jednání: kdo nebyl přítomen, přečte si za dvě minuty, co bylo rozhodnuto.
- Poznámky z rozhovorů se zákazníky: poznámka, hlavní sdělení a další kroky se uloží přímo do zákaznického spisu.
- Limity: mluvení přes sebe, výrazná nářečí a odborný žargon zhoršují výsledek. Jazykové modely mohou přidat obsah, který nezazněl. OWASP uvádí chybné výstupy jako samostatné riziko („Misinformation“). Proto výsledek kontroluje člověk.
Právo a spolurozhodování zaměstnanců
- Informování a právní základ: nahrávání a přepis představují zpracování osobních údajů. Potřebujete právní základ (Art. 6 GDPR), musíte informovat (Art. 13 GDPR) a omezit údaje na nezbytný rozsah i dobu uchování (Art. 5 GDPR). Uveďte to v pozvánce i na začátku. Externí hosté udělí výslovný souhlas.
- Pravidla pořizování záznamů: neoprávněné zvukové nahrávání neveřejně proneseného slova je v Německu (§ 201 StGB) a Rakousku (§ 120 StGB) trestné.
- Žádná analýza emocí: Art. 5 nařízení o AI zakazuje systémy AI, které odvozují emoce lidí na pracovišti, s výjimkou zdravotních nebo bezpečnostních důvodů. Vypněte funkce typu „analýza nálady účastníků“.
- Rada zaměstnanců: v Německu podléhají technická zařízení určená ke sledování chování nebo výkonu zaměstnanců spolurozhodování (§ 87 Abs. 1 bod 6 BetrVG). V Rakousku platí obdobné pravidlo pro kontrolní systémy zasahující do lidské důstojnosti (§ 96 Abs. 1 bod 3 ArbVG). Zapojte radu zaměstnanců před spuštěním.
- Poskytovatel: s poskytovatelem potřebujete smlouvu o zpracování osobních údajů (Art. 28 GDPR). Vyjasněte umístění serverů, dobu uchování a to, zda se nahrávky nebo texty používají k trénování.
Tento přehled obsahuje obecné informace a nepředstavuje právní poradenství. Svůj konkrétní případ konzultujte se svým pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo advokátem.
Jak zavést zápisy pomocí AI
- Stanovte účel: z jakých porad mají vznikat zápisy? Ne ze všech, zejména ne z důvěrných jednání, jako jsou personální rozhovory.
- Sepište pravidla: kdo smí nahrávat, jaké upozornění bude v pozvánce, co zůstane uložené a jak dlouho?
- Určete šablonu: rozhodnutí, úkoly s odpovědnými osobami a termíny, otevřené otázky.
- Vyberte nástroj: funkce Vaší videokonferenční služby nebo vlastní postup, podle přání s lokálním přepisem. Předem posuďte ochranu osobních údajů.
- Pilotní provoz s jedním týmem: několik týdnů se zápisy AI porovnávají s ručně pořízeným zápisem.
- Určete schvalování: jedna osoba zkontroluje zápis, než se rozešle.
Zdroje
- Nařízení (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), Art. 5, 6, 13 a 28: EUR-Lex
- Nařízení (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci, Art. 5 Abs. 1 písm. f: EUR-Lex
- Německo: § 201 StGB a § 87 BetrVG
- Rakousko: § 120 StGB a § 96 ArbVG
- OpenAI: Whisper, model pro rozpoznávání řeči
- OWASP: Top 10 pro aplikace s LLM 2025