En bref
- Un compte rendu par IA se fait en quatre étapes : enregistrement, transcription, résumé selon un modèle, diffusion avec les tâches. Une personne contrôle avant l’envoi.
- L’enregistrement et la transcription traitent des données personnelles. Tous les participants doivent être informés au préalable. En Allemagne et en Autriche, les enregistrements sonores non autorisés sont une infraction pénale.
- Les systèmes d’IA qui déduisent les émotions des salariés sur le lieu de travail sont interdits par le règlement sur l’IA depuis le 2 février 2025, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité.
- Là où existe un conseil d’entreprise, l’introduction peut être soumise à codétermination.
Comment naît un compte rendu par IA
Quatre étapes travaillent derrière le compte rendu terminé. Chacune a ses propres sources d’erreur.
| Étape | Ce qui se passe | Points d’attention |
|---|---|---|
| Enregistrement | Le son de la réunion est enregistré ou converti directement en texte | Tout le monde informé, ne conserver que le nécessaire, supprimer l’enregistrement après la transcription |
| Transcription | Une reconnaissance vocale transforme le son en texte, en général avec les intervenants séparés | Consigner noms et termes techniques dans un glossaire, contrôler par sondage |
| Résumé | Un modèle de langage rédige selon votre modèle : décisions, tâches, points ouverts | Modèle fixe, appuyer les décisions sur le passage du texte, ne rien inventer |
| Diffusion | Le compte rendu part aux participants, les tâches vont dans votre outil de tâches ou de tickets | Validation par la personne qui rédige le compte rendu, droits d’accès clarifiés |
La reconnaissance vocale n’a pas besoin de tourner dans le cloud. Whisper est un modèle de reconnaissance vocale en libre accès, publié sous licence MIT, que l’on peut exécuter sur ses propres machines. La nécessité dépend de la sensibilité des échanges.
Ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien
- Décisions et tâches : qui fait quoi, pour quand ? Cela s’extrait bien d’une conversation si le modèle le demande.
- Versions courtes de longues réunions : celui qui n’était pas là lit en deux minutes ce qui a été décidé.
- Notes d’entretiens avec des clients : la note, les points clés et les prochaines étapes vont directement dans le dossier client.
- Limites : les personnes qui parlent en même temps, les accents marqués et le jargon dégradent le résultat. Les modèles de langage peuvent ajouter des contenus qui n’ont pas été dits. L’OWASP range les sorties erronées parmi les risques propres (« Misinformation »). C’est pourquoi une personne contrôle.
Droit et codétermination
- Information et base juridique : L’enregistrement et la transcription constituent un traitement de données personnelles. Il faut une base juridique (art. 6 RGPD), informer (art. 13 RGPD) et limiter les données au nécessaire et à la durée utile (art. 5 RGPD). Dites-le dans l’invitation et au début. Les invités externes donnent leur accord explicite.
- Droit d’enregistrement : Les enregistrements sonores non autorisés de paroles prononcées de manière non publique constituent une infraction en Allemagne (§ 201 StGB) et en Autriche (§ 120 StGB).
- Pas d’analyse des émotions : L’art. 5 du règlement sur l’IA interdit les systèmes d’IA qui déduisent les émotions des personnes sur le lieu de travail, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité. Désactivez les fonctions comme l’« analyse de l’humeur des participants ».
- Conseil d’entreprise : En Allemagne, les dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés sont soumis à codétermination (§ 87, alinéa 1, n° 6 BetrVG). En Autriche, une règle comparable vise les systèmes de contrôle qui touchent à la dignité humaine (§ 96, alinéa 1, point 3 ArbVG). Associez le conseil d’entreprise avant de démarrer.
- Prestataire : Il faut avec le prestataire un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Clarifiez l’emplacement des serveurs, la durée de conservation et l’éventuelle utilisation des enregistrements ou des textes pour l’entraînement.
Ce panorama est une information générale et non un conseil juridique. Examinez votre cas avec votre délégué à la protection des données ou votre avocat.
Comment mettre en place les comptes rendus par IA
- Fixer la finalité : quelles réunions doivent faire l’objet d’un compte rendu ? Pas toutes, et surtout pas les réunions confidentielles comme les entretiens RH.
- Rédiger les règles : qui peut enregistrer, quelle mention figure dans l’invitation, combien de temps conserve-t-on quoi ?
- Définir le modèle : décisions, tâches avec responsables et échéances, questions ouvertes.
- Choisir l’outil : la fonction de votre visioconférence ou un déroulé propre, avec transcription locale si vous le souhaitez. Examen de protection des données au préalable.
- Pilote avec une équipe : quelques semaines, en comparant les comptes rendus par IA avec une prise de notes manuelle.
- Définir la validation : une personne contrôle le compte rendu avant sa diffusion.
Sources
- Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données), art. 5, 6, 13 et 28 : EUR-Lex
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, art. 5, paragraphe 1, point f : EUR-Lex
- Allemagne : § 201 StGB et § 87 BetrVG
- Autriche : § 120 StGB et § 96 ArbVG
- OpenAI : Whisper, modèle de reconnaissance vocale
- OWASP : Top 10 for LLM Applications 2025