Automatización · Oficina Actas de reunión con IA: cómo dejar constancia de las reuniones sin perder la base legal ni la confianza

Cómo se elabora un acta con IA

Detrás del acta terminada trabajan cuatro pasos. Cada uno tiene sus propias fuentes de error.

El reconocimiento de voz no tiene por qué funcionar en la nube. Whisper es un modelo de reconocimiento de voz de libre acceso, publicado con licencia MIT, que puede ejecutarse en equipos propios. Si es necesario depende de cuán sensibles sean las conversaciones.

Qué funciona bien y qué no

• Acuerdos y tareas: ¿quién hace qué y para cuándo? Se extrae bien de una conversación si la plantilla lo pide.
• Resúmenes de reuniones largas: quien no estuvo lee en dos minutos qué se decidió.
• Notas de conversaciones con clientes: la nota, las ideas clave y los siguientes pasos van directamente al expediente del cliente.
• Límites: hablar todos a la vez, los acentos marcados y la jerga técnica empeoran el resultado. Los modelos de lenguaje pueden añadir contenido que nadie dijo. OWASP recoge las salidas falsas como riesgo propio («Misinformation»). Por eso revisa una persona.

Marco legal y codeterminación

• Información y base jurídica: La grabación y la transcripción son tratamiento de datos personales. Necesita una base jurídica (art. 6 RGPD), debe informar (art. 13 RGPD) y limitar los datos a lo necesario y conservarlos solo el tiempo preciso (art. 5 RGPD). Dígalo en la convocatoria y al comienzo. Los invitados externos aceptan de forma expresa.
• Derecho de grabación: Las grabaciones de sonido no autorizadas de palabras pronunciadas de forma no pública son delito en Alemania (§ 201 StGB) y en Austria (§ 120 StGB).
• Sin análisis de emociones: El art. 5 del Reglamento de IA prohíbe los sistemas de IA que infieren las emociones de las personas en el lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad. Desactive funciones como el «análisis del ánimo de los participantes».
• Comité de empresa: En Alemania, los dispositivos técnicos destinados a vigilar el comportamiento o el rendimiento de los trabajadores están sujetos a codeterminación (§ 87, apartado 1, n.º 6 BetrVG). En Austria algo similar rige para los sistemas de control que afectan a la dignidad humana (§ 96, apartado 1, n.º 3 ArbVG). Implique al comité de empresa antes de empezar.
• Proveedor: Necesita con el proveedor un contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD). Aclare la ubicación de los servidores, el plazo de conservación y si las grabaciones o los textos se usan para entrenamiento.

Este resumen es información general, no asesoramiento jurídico. Consulte su caso concreto con su delegado de protección de datos o con un abogado.

Cómo introducir las actas con IA

1. Fijar la finalidad: ¿qué reuniones deben levantar acta? No todas y, sobre todo, ninguna reunión confidencial como las conversaciones de personal.
2. Redactar las reglas: ¿quién puede grabar, qué aviso va en la convocatoria, cuánto tiempo se guarda cada cosa?
3. Definir la plantilla: acuerdos, tareas con responsables y plazos, preguntas abiertas.
4. Elegir la herramienta: la función de su videoconferencia o un proceso propio, si lo desea con transcripción local. Revisión de protección de datos previa.
5. Piloto con un equipo: unas semanas, comparando las actas con IA con una transcripción manual.
6. Establecer la aprobación: una persona revisa el acta antes de distribuirla.