Automatisering · Kantoor AI notulist: zo maakt u vergadernotulen zonder de wet te overtreden of het vertrouwen te schaden

Hoe AI‑notulen tot stand komen

Aan de uiteindelijke notulen gaan vier stappen vooraf. Elke stap heeft eigen mogelijke foutenbronnen.

Spraakherkenning hoeft niet in de cloud te draaien. Het vrij beschikbare model Whisper is een spraakherkenningsmodel onder de MIT-licentie dat op eigen computers kan draaien. Of dat nodig is, hangt af van de gevoeligheid van de gesprekken.

Wat goed werkt en wat niet

• Besluiten en taken: wie doet wat en wanneer moet het af zijn? Dat is goed uit een gesprek te halen als het sjabloon daarom vraagt.
• Korte samenvattingen van lange vergaderingen: wie er niet bij was, leest in twee minuten wat er is besloten.
• Notities van klantgesprekken: de notitie, kernuitspraken en volgende stappen komen rechtstreeks in het klantdossier terecht.
• Beperkingen: door elkaar praten, sterke dialecten en vakjargon verslechteren het resultaat. Taalmodellen kunnen inhoud toevoegen die niet is uitgesproken. OWASP noemt onjuiste uitvoer als een afzonderlijk risico (‘Misinformation’). Daarom controleert een mens het resultaat.

Recht en medezeggenschap

• Informatie en rechtsgrondslag: opname en transcriptie zijn verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft een rechtsgrondslag nodig (Art. 6 AVG), moet informeren (Art. 13 AVG), de gegevens beperken tot wat noodzakelijk is en een bewaartermijn hanteren (Art. 5 AVG). Vermeld het in de uitnodiging en aan het begin. Externe gasten geven uitdrukkelijk toestemming.
• Recht om op te nemen: onbevoegde geluidsopnamen van niet-openbaar gesproken woorden zijn strafbaar in Duitsland (§ 201 StGB) en Oostenrijk (§ 120 StGB).
• Geen emotieanalyse: Art. 5 van de AI‑verordening verbiedt AI‑systemen die emoties van mensen op de werkplek afleiden, behalve om medische of veiligheidsredenen. Schakel functies zoals ‘stemmingsanalyse van de deelnemers’ uit.
• Ondernemingsraad: in Duitsland is medezeggenschap verplicht bij technische voorzieningen die bedoeld zijn om het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In Oostenrijk geldt iets vergelijkbaars voor controlesystemen die de menselijke waardigheid raken (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG). Betrek de ondernemingsraad vóór de start.
• Aanbieder: met de aanbieder heeft u een verwerkersovereenkomst nodig (Art. 28 AVG). Maak duidelijke afspraken over de serverlocatie, bewaartermijn en of opnamen of teksten voor training worden gebruikt.

Dit overzicht biedt algemene informatie en is geen juridisch advies. Bespreek uw specifieke situatie met uw functionaris voor gegevensbescherming of uw advocaat.

Zo voert u AI‑notulen in

1. Het doel bepalen: van welke vergaderingen wilt u notulen maken? Niet van alle vergaderingen, en zeker niet van vertrouwelijke bijeenkomsten zoals personeelsgesprekken.
2. Regels opstellen: wie mag opnemen, welke melding staat in de uitnodiging en welke gegevens worden hoelang bewaard?
3. Een sjabloon bepalen: besluiten, taken met verantwoordelijken en termijnen, openstaande vragen.
4. Een tool kiezen: de functie in uw videoconferentiesoftware of een eigen proces, desgewenst met lokale transcriptie. Vooraf een controle op gegevensbescherming.
5. Een proef met één team: gedurende enkele weken worden de AI‑notulen vergeleken met handmatig gemaakte aantekeningen.
6. Goedkeuring vastleggen: één persoon controleert de notulen voordat ze worden verspreid.