Ukratko
- AI zapisnik nastaje u četiri koraka: snimanje, transkripcija, sažimanje prema predlošku i distribucija sa zadacima. Prije slanja provjerava ga čovjek.
- Pri snimanju i transkripciji obrađuju se osobni podaci. Svi sudionici moraju biti unaprijed obaviješteni. U Njemačkoj i Austriji neovlašteno zvučno snimanje kažnjivo je.
- AI sustavi koji zaključuju o emocijama zaposlenika na radnom mjestu prema Aktu o umjetnoj inteligenciji zabranjeni su od 2. veljače 2025., osim zbog medicinskih ili sigurnosnih razloga.
- Ako postoji radničko vijeće, uvođenje može podlijegati obvezi suodlučivanja.
Kako nastaje AI zapisnik
Iza gotovog zapisnika stoje četiri koraka. Svaki ima vlastite izvore pogrešaka.
| Korak | Što se događa | Na što trebate paziti |
|---|---|---|
| Snimanje | Zvuk sastanka snima se ili izravno pretvara u tekst | Svi su obaviješteni, pohranjuje se samo nužno, a snimka se briše nakon transkripcije |
| Transkripcija | Prepoznavanje govora pretvara zvuk u tekst, najčešće uz razlikovanje govornika | Imena i stručne pojmove unijeti u pojmovnik, provjeravati uzorke |
| Sažimanje | Jezični model piše prema Vašem predlošku: odluke, zadaci, otvorena pitanja | Zadani predložak, odluke potkrijepiti dijelom teksta, ništa ne izmišljati |
| Distribucija | Zapisnik sudionicima, zadaci u Vaš sustav za upravljanje zadacima ili zahtjevima | Odobrenje zapisničara, razjasniti prava pristupa |
Prepoznavanje govora ne mora raditi u oblaku. Whisper je slobodno dostupan model za prepoznavanje govora pod licencijom MIT i može se pokrenuti na vlastitim računalima. Je li to potrebno, ovisi o osjetljivosti razgovora.
Što dobro funkcionira, a što ne
- Odluke i zadaci: tko radi što i do kada? To se može dobro izdvojiti iz razgovora ako predložak to zahtijeva.
- Kratki sažeci dugih sastanaka: tko nije sudjelovao, za dvije minute pročita što je odlučeno.
- Bilješke iz razgovora s klijentima: bilješka, ključne izjave i sljedeći koraci ulaze izravno u dosje klijenta.
- Ograničenja: istodoban govor, izraženi dijalekti i stručni žargon pogoršavaju rezultat. Jezični modeli mogu dodati sadržaje koji nisu izrečeni. OWASP netočne rezultate navodi kao zaseban rizik („Misinformation”). Zato provjeru obavlja čovjek.
Pravo i suodlučivanje
- Obavijest i pravna osnova: snimanje i transkripcija predstavljaju obradu osobnih podataka. Potrebna Vam je pravna osnova (Art. 6 GDPR-a), morate pružiti obavijesti (Art. 13 GDPR-a), ograničiti podatke na nužno i vremenski ograničiti njihovu pohranu (Art. 5 GDPR-a). Navedite to u pozivu i na početku. Vanjski gosti daju izričitu suglasnost.
- Pravo na snimanje: neovlašteno zvučno snimanje riječi koje nisu izgovorene javno kažnjivo je u Njemačkoj (§ 201 StGB) i Austriji (§ 120 StGB).
- Bez analize emocija: Art. 5 Akta o umjetnoj inteligenciji zabranjuje AI sustave koji zaključuju o emocijama ljudi na radnom mjestu, osim zbog medicinskih ili sigurnosnih razloga. Isključite funkcije poput „analize raspoloženja sudionika”.
- Radničko vijeće: u Njemačkoj tehnički uređaji namijenjeni nadzoru ponašanja ili radnog učinka zaposlenika podliježu obvezi suodlučivanja (§ 87 Abs. 1 br. 6 BetrVG). U Austriji slično vrijedi za kontrolne sustave koji zadiru u ljudsko dostojanstvo (§ 96 Abs. 1 točka 3 ArbVG). Uključite radničko vijeće prije početka.
- Pružatelj: s pružateljem trebate ugovor o obradi osobnih podataka (Art. 28 GDPR-a). Razjasnite lokaciju poslužitelja, trajanje pohrane i koriste li se snimke ili tekstovi za treniranje.
Ovaj pregled daje opće informacije, a ne pravne savjete. Svoj konkretan slučaj provjerite sa službenikom za zaštitu podataka ili odvjetnikom.
Kako uvesti AI zapisnike
- Odredite svrhu: za koje sastanke treba voditi zapisnik? Ne za sve, osobito ne za povjerljive sastanke poput razgovora sa zaposlenicima o kadrovskim pitanjima.
- Napišite pravila: tko smije snimati, koja obavijest stoji u pozivu, što se pohranjuje i koliko dugo?
- Definirajte predložak: odluke, zadaci s odgovornim osobama i rokovima, otvorena pitanja.
- Odaberite alat: funkciju Vašeg videokonferencijskog alata ili vlastiti proces, po želji s lokalnom transkripcijom. Prethodno provjerite zaštitu podataka.
- Pilot s jednim timom: nekoliko tjedana AI zapisnici uspoređuju se s bilješkama.
- Odredite odobravanje: jedna osoba provjerava zapisnik prije distribucije.
Izvori
- Uredba (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka), Art. 5, 6, 13 i 28: EUR-Lex
- Uredba (EU) 2024/1689 o umjetnoj inteligenciji, Art. 5 Abs. 1 točka f: EUR-Lex
- Njemačka: § 201 StGB i § 87 BetrVG
- Austrija: § 120 StGB i § 96 ArbVG
- OpenAI: Whisper, model za prepoznavanje govora
- OWASP: 10 najvećih rizika za LLM aplikacije 2025.