Накратко
- Протоколът с ИИ се създава в четири стъпки: запис, транскрипция, обобщение по шаблон, разпространение със задачи. Преди изпращане човек проверява резултата.
- Записването и транскрипцията обработват лични данни. Всички участници трябва да бъдат предварително информирани. В Германия и Австрия неправомерните звукозаписи са наказуеми.
- Системите с ИИ, които правят изводи за емоциите на служителите на работното място, са забранени съгласно Регламента за ИИ от 2 февруари 2025 г., освен по медицински причини или съображения за безопасност.
- Където има работнически съвет, внедряването може да подлежи на задължително съвместно вземане на решение с него.
Как се създава протокол с ИИ
Зад готовия протокол стоят четири стъпки. Всяка има свои източници на грешки.
| Стъпка | Какво се случва | На какво да обърнете внимание |
|---|---|---|
| Запис | Звукът от срещата се записва или се преобразува директно в текст | Всички са информирани, съхранява се само необходимото, записът се изтрива след транскрипцията |
| Транскрипция | Разпознаване на реч преобразува звука в текст, обикновено с разграничаване на говорещите | Запишете имената и специализираните термини в речник, проверявайте извадки |
| Обобщение | Езиков модел пише по Вашия шаблон: решения, задачи, отворени въпроси | Фиксиран шаблон, решенията се подкрепят с откъс от текста, не се добавя измислено съдържание |
| Разпространение | Протоколът се изпраща на участниците, а задачите във Вашата система за задачи или заявки | Одобрение от протоколчика, изясняване на правата за достъп |
Разпознаването на реч не е задължително да работи в облака. Свободно достъпният Whisper е модел за разпознаване на реч под лиценз MIT и може да работи на собствени компютри. Дали това е необходимо зависи от чувствителността на разговорите.
Какво работи добре и какво не
- Решения и задачи: Кой какво прави и до кога? Това може да се извлече добре от разговор, ако шаблонът го изисква.
- Кратки обобщения на дълги срещи: Който не е присъствал, прочита за две минути какво е решено.
- Бележки от разговори с клиенти: Бележката, основните изводи и следващите стъпки се записват директно в клиентското досие.
- Ограничения: Едновременното говорене, силно изразените диалекти и професионалният жаргон влошават резултата. Езиковите модели могат да добавят съдържание, което не е било казано. OWASP посочва неверните изходни данни като отделен риск („Misinformation“). Затова проверява човек.
Право и участие на работниците във вземането на решения
- Информиране и правно основание: Записването и транскрипцията представляват обработване на лични данни. Нуждаете се от правно основание (Art. 6 от ОРЗД), трябва да предоставите информация (Art. 13 от ОРЗД), да ограничите данните до необходимото и да определите срок за съхраняването им (Art. 5 от ОРЗД). Посочете това в поканата и в началото. Външните гости дават изрично съгласие.
- Право на записване: Неправомерните звукозаписи на непублично изречени думи са наказуеми в Германия (§ 201 StGB) и Австрия (§ 120 StGB).
- Без анализ на емоции: Art. 5 от Регламента за ИИ забранява системи с ИИ, които правят изводи за емоциите на хора на работното място, освен по медицински причини или съображения за безопасност. Изключете функции като „анализ на настроението на участниците“.
- Работнически съвет: В Германия решенията за технически средства, предназначени да наблюдават поведението или трудовото представяне на служителите, се вземат задължително съвместно с работническия съвет (§ 87 Abs. 1, т. 6 BetrVG). В Австрия подобно правило важи за системи за контрол, които засягат човешкото достойнство (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG). Включете работническия съвет преди началото.
- Доставчик: Нуждаете се от договор за обработване на лични данни с доставчика (Art. 28 от ОРЗД). Изяснете местоположението на сървърите, срока на съхраняване и дали записите или текстовете се използват за обучение.
Този преглед предоставя обща информация, а не правна консултация. Обсъдете конкретния си случай с Вашето длъжностно лице по защита на данните или с Вашия адвокат.
Как да въведете протоколи с ИИ
- Определете целта: За кои срещи да се водят протоколи? Не за всички и най-вече не за поверителни разговори, например разговори със служители.
- Напишете правила: Кой може да записва, какво уведомление стои в поканата, какво се съхранява и колко дълго?
- Определете шаблон: решения, задачи с отговорници и срокове, отворени въпроси.
- Изберете инструмент: функцията на Вашата система за видеоконференции или собствен процес, при желание с локална транскрипция. Предварително проверете защитата на личните данни.
- Пилотно въвеждане с един екип: в продължение на няколко седмици протоколите с ИИ се сравняват с водени записки.
- Определете одобрението: Един човек проверява протокола, преди той да бъде разпространен.
Източници
- Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните), Art. 5, 6, 13 и 28: EUR-Lex
- Регламент (ЕС) 2024/1689 относно изкуствения интелект, Art. 5 Abs. 1, буква f: EUR-Lex
- Германия: § 201 StGB и § 87 BetrVG
- Австрия: § 120 StGB и § 96 ArbVG
- OpenAI: Whisper, модел за разпознаване на реч
- OWASP: Топ 10 за LLM приложения 2025