Na kratko
- Protokol AI se ustvari v štirih korakih: snemanje, prepis, povzetek po predlogi, distribucija z nalogami. Človek preveri pred pošiljanjem.
- Snemanje in prepisovanje obdeluje osebne podatke. Vsi udeleženci morajo biti predhodno obveščeni. V Nemčiji in Avstriji je nedovoljeno snemanje zvoka kaznivo.
- Sistemi umetne inteligence, ki izhajajo iz čustev zaposlenih na delovnem mestu, so v skladu z uredbo o umetni inteligenci prepovedani od 2. februarja 2025, razen zaradi zdravstvenih ali varnostnih razlogov.
- Če obstaja svet delavcev, je lahko uvedba predmet soodločanja.
Kako se ustvari protokol AI
Za končanim protokolom so štirje koraki. Vsak ima svoje vire napak.
| Korak | Kaj se zgodi | Na kaj bodite pozorni |
|---|---|---|
| Snemanje | Zvok sestanka se posname ali pretvori neposredno v besedilo | Vsi obveščeni, shranite le nujno, po prepisu izbrišite posnetek |
| Transkripcija | Prepoznavanje govora spremeni zvok v besedilo, običajno z ločenimi zvočniki | Imena in strokovne izraze shranite v glosar, preverite vzorce |
| Povzetek | Jezikovni model piše po vaši predlogi: sklepi, naloge, odprte točke | Popravljena predloga, varnostno kopiraj odločitve z besedilom, ne dodajaj ničesar |
| Distribucija | Protokol za udeležence, naloge v vašem sistemu nalog ali vozovnic | Odobritev zapisnikarja, razjasnitev pravic dostopa |
Ni nujno, da se prepoznavanje govora izvaja v oblaku. Prosto dostopni model Whisper je model za prepoznavanje govora, ki je licenciran pod licenco MIT in ga lahko upravljate na svojih računalnikih. Ali je to potrebno, je odvisno od občutljivosti razprav.
Kaj deluje dobro in kaj ne
- Odločitve in naloge: Kdo dela kaj in do kdaj? To je mogoče preprosto izluščiti iz pogovora, če predloga to zahteva.
- Kratke različice dolgih rund: Če vas ni bilo, lahko v dveh minutah preberete, kaj je bilo odločeno.
- Opombe pogovorov s strankami: Opombe, ključne izjave in naslednji koraki se končajo neposredno v datoteki stranke.
- Meje: Pogovor, močna narečja in tehnični žargon poslabšajo rezultat. Jezikovni modeli lahko dodajo vsebino, ki ni bila izrečena. OWASP navaja lažno porabo kot lastno tveganje (»napačne informacije«). Zato človek preverja.
Pravo in udeležba
- Informacije in pravna podlaga: Snemanje in prepisovanje je obdelava osebnih podatkov. Potrebujete pravno podlago (čl. 6 GDPR), zagotoviti morate informacije (čl. 13 GDPR) in omejiti podatke na tisto, kar je potrebno, in jih časovno omejiti (čl. 5 GDPR). Povejte v vabilu in na začetku. Zunanji gostje se izrecno strinjajo.
- Pravica do snemanja: Nedovoljeni zvočni posnetki besede, ki ni izgovorjena v javnosti, so v Nemčiji (§ 201 StGB) in Avstriji (§ 120 StGB) kaznivi.
- Brez analize čustev: Člen 5 uredbe o umetni inteligenci prepoveduje sisteme umetne inteligence, ki izvabljajo čustva ljudi na delovnem mestu, razen zaradi zdravstvenih ali varnostnih razlogov. Izklopite funkcije, kot je »analiza razpoloženja udeležencev«.
- Svet delavcev: V Nemčiji so tehnične naprave, ki so namenjene spremljanju vedenja ali uspešnosti zaposlenih, predmet soodločanja (člen 87, odstavek 1, št. 6 BetrVG). Enako velja v Avstriji za nadzorne sisteme, ki posegajo v človekovo dostojanstvo (96. člen, 1. odstavek Z 3 ArbVG). Preden začnete, vključite svet delavcev.
- Ponudnik: Za obdelavo naročila potrebujete pogodbo s ponudnikom (čl. 28 GDPR). Pojasnite lokacijo strežnika, obdobje shranjevanja in ali bodo posnetki ali besedila uporabljeni za usposabljanje.
Ta pregled vsebuje splošne informacije in ne predstavlja pravnega svetovanja. Svoj konkretni primer preverite s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali odvetnikom.
Kako uvesti protokole AI
- Nastavite namen: Katere sestanke je treba snemati? Ne vsi, še posebej ne zaupni krogi, kot so kadrovski razgovori.
- Pišite pravila: Kdo sme snemati, kateri podatki so v vabilu, kako dolgo bo kaj shranjeno?
- Določi predlogo: Sklepi, naloge z odgovornimi osebami in roki, odprta vprašanja.
- Izberite orodje: funkcijo vaše videokonference ali lastnega procesa, po želji z lokalnim prepisom. Preverjanje varstva podatkov vnaprej.
- Pilot z ekipo: nekaj tednov se protokoli AI primerjajo s prepisom.
- Set release: Oseba pregleda protokol, preden se distribuira.
Viri
- Uredba (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov), 5., 6., 13. in 28. člen: EUR-Lex
- Uredba (EU) 2024/1689 o umetni inteligenci, čl. 5. odst. 1 črka f: EUR-Lex
- Nemčija: § 201 StGB in § 87 BetrVG
- Avstrija: § 120 StGB in § 96 ArbVG
- OpenAI: Whisper, model prepoznavanja govora
- OWASP: 10 najpomembnejših tveganj za aplikacije LLM 2025