Na kratko
- AI se dobro obnese pri branju nestrukturiranih vhodnih podatkov, pripravi osnutkov, primerjanju in povzemanju.
- Slabše se obnese pri natančnih izračunih brez podatkovne podlage in pri odločitvah, ki zahtevajo odgovornost.
- Najboljša izhodišča so pogosti, zamudni procesi z jasnim rezultatom in osebo, ki ga odobri.
- Nekatere uporabe, na primer filtriranje prijav za zaposlitev, po Aktu o umetni inteligenci veljajo za visokotvegane in zahtevajo posebno skrbnost.
Kje AI v podjetju res pomaga
Za skoraj vsako smiselno uporabo je isti vzorec: informacija prispe v nestrukturirani obliki, kot e-poštno sporočilo, PDF, fotografija ali glasovno sporočilo. Nekdo jo mora prebrati, razumeti, povezati s podatki iz programa in iz nje nekaj ustvariti: odgovor, vnos ali predlog. Prav to pripravljalno delo lahko prevzame AI. Odločitev ostane pri človeku.
Naslednji primeri opisujejo tipične procese, ne projektov za stranke. Pokažejo, kje AI pomaga posameznim oddelkom. Za vse velja: AI opravi pripravljalno delo, človek pa preveri in odloči, preden se kar koli pošlje navzven ali knjiži.
Dvanajst primerov uporabe po oddelkih
1. Prodaja: priprava ponudb
AI prebere povpraševanja, prepozna manjkajoče podatke, predlaga postavke iz Vašega cenika in ustvari osnutek. Več v prispevku Priprava ponudb z AI.
2. Prodaja: razvrščanje potencialnih strank
Novi kontakti se dopolnijo z javno dostopnimi podatki o podjetjih, razvrstijo po Vaših merilih in s kratkim povzetkom predložijo prodaji.
3. Podpora strankam: odgovarjanje na zahtevke
Zahtevki se preberejo in razvrstijo, odgovori s pravilnimi podatki pa se najprej pripravijo kot osnutki v odobritev. Več v prispevku Avtomatizacija zahtevkov strank. Na strani Podpora strankam z AI pokažemo, kako to vzpostavimo.
4. Nabava: primerjava ponudb dobaviteljev
Podatki iz ponudb v različnih formatih se preberejo in prenesejo v enotno preglednico: cene, dobavni roki, pogoji, odstopanja od povpraševanja.
5. Nabava: primerjava potrditev naročil
Potrditve dobaviteljev se primerjajo z naročilom. Odstopajoče cene, količine ali termini so takoj opazni.
6. Računovodstvo: zajem prejetih računov
Računi v obliki e-računa, PDF ali skena se preberejo, primerjajo z naročilom in dobavnico ter pripravljeni predajo naprej. Več na strani Avtomatizacija prejetih računov.
7. Kadri: odgovarjanje na vprašanja zaposlenih
Pomočnik na podlagi Vaših internih pravil odgovarja na vprašanja o dopustu, potnih stroških ali procesih. Novi zaposleni hitreje najdejo dokumente.
8. Kontroling: pisanje poročil
Zberejo se številke iz računovodstva, sistema za blagovno poslovanje in sistema CRM, posebnosti se označijo, pripravi pa se besedilni osnutek mesečnega poročila.
9. Logistika: zajem podatkov iz dobavnic in tovornih listin
Podatki iz dobavnic, tovornih listov in carinskih dokumentov se zajamejo ter prenesejo v sistem za blagovno poslovanje, neskladja pa se označijo.
10. Marketing: besedila in prevodi
Besedila o izdelkih, objave in prevodi nastanejo kot osnutki v Vašem slogu. Človek pred objavo preveri dejstva, cene in trditve.
11. Vodstvo: zapisniki in podlage za odločanje
Sestanki se povzamejo, naloge z odgovornimi osebami in roki se zabeležijo, dokumenti pa se strnejo v kratko podlago za odločanje.
12. Tehnika in servis: lažje iskanje znanja
Po priročnikih, tehničnih listih in internih navodilih je mogoče iskati. Zaposleni postavljajo vprašanja s svojimi besedami in dobijo odgovore z virom.
Kaj ne deluje dobro
- Natančne številke brez podatkovne podlage: Cene, količine in roki morajo izvirati iz Vaših programov, ne iz jezikovnega modela.
- Odločitve z odgovornostjo: Odpovedi, odločitve o kreditih ali pravne presoje ostanejo pri človeku.
- Izbor kandidatov za zaposlitev: AI, ki filtrira ali ocenjuje prijave za zaposlitev, po Aktu o umetni inteligenci velja za visokotvegano AI. Več o razredih tveganja.
- Nejasni procesi: Če nihče ne zna natančno pojasniti, kako proces poteka, ga tudi AI ne more zanesljivo prevzeti. Najprej ga je torej treba razjasniti.
Katera tehnologija je v ozadju
- Jezikovni modeli: Berejo in pišejo besedila. Povežemo jih prek vmesnikov ponudnikov, z obdelavo podatkov v EU, kjer je to mogoče.
- Orodja za avtomatizacijo: Programi, kot so n8n, Make ali Power Automate, povezujejo korake in Vaše programe. Več o tem v prispevku n8n v podjetju.
- Baze znanja: Lastni dokumenti so pripravljeni tako, da lahko AI na njihovi podlagi odgovarja z navedbo vira, namesto da odgovore oblikuje prosto.
- Vaši programi: Sistem za blagovno poslovanje, CRM, računovodstvo in shramba dokumentov ostanejo. Povezani so prek vmesnikov.
Kako najti pravo izhodišče
- Poiščite zamudna opravila: V vsakem oddelku vprašajte, katero rutinsko opravilo vzame največ časa.
- Ocenite: Kako pogosto se pojavlja, ali obstajajo jasna pravila, ali so podatki v digitalni obliki in kako velika bi bila škoda ob napaki?
- Izberite en proces: pogost, zamuden, z majhnim tveganjem in osebo, ki odobri rezultat.
- Poskusno delovanje: Rešitev najprej deluje vzporedno z dosedanjim delom, z jasnimi kazalniki.
Če želite hkrati obravnavati več oddelkov, je koristno kratko svetovanje o AI, pri katerem ocenimo procese in določimo vrstni red.