Kurz gesagt
- KI ist stark beim Lesen unstrukturierter Eingaben, beim Entwerfen, Abgleichen und Zusammenfassen.
- Schwach ist sie bei exakten Berechnungen ohne Datengrundlage und bei Entscheidungen, die Verantwortung verlangen.
- Die besten Startpunkte sind häufige, zeitraubende Abläufe mit klarem Ergebnis und einer Person, die freigibt.
- Manche Einsätze, etwa das Filtern von Bewerbungen, gelten nach der KI‑Verordnung als Hochrisiko und brauchen besondere Sorgfalt.
Wo KI im Unternehmen wirklich hilft
Hinter fast jedem sinnvollen Einsatz steckt dasselbe Muster: Eine Information kommt unstrukturiert an, als E‑Mail, PDF, Foto oder Sprachnachricht. Jemand muss sie lesen, verstehen, mit Daten aus einem Programm verbinden und daraus etwas machen: eine Antwort, einen Eintrag, einen Vorschlag. Genau diese Vorarbeit kann KI übernehmen. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Die folgenden Beispiele beschreiben typische Abläufe, keine Kundenprojekte. Sie zeigen, wo KI in den einzelnen Abteilungen ansetzt. Für alle gilt: Die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und entscheidet, bevor etwas nach außen geht oder gebucht wird.
Zwölf Anwendungsfälle nach Abteilung
1. Vertrieb: Angebote vorbereiten
Die KI liest Anfragen, erkennt fehlende Angaben, schlägt Positionen aus Ihrer Preisliste vor und legt einen Entwurf an. Mehr dazu im Beitrag Angebote mit KI erstellen.
2. Vertrieb: Leads einordnen
Neue Kontakte werden mit öffentlich verfügbaren Firmendaten ergänzt, nach Ihren Kriterien eingeordnet und dem Vertrieb mit einer kurzen Zusammenfassung vorgelegt.
3. Kundenservice: Anfragen beantworten
Anfragen werden gelesen, zugeordnet und mit den richtigen Daten beantwortet, zuerst als Entwurf zur Freigabe. Mehr im Beitrag Kundenanfragen automatisieren. Die Seite Kundenservice mit KI zeigt, wie wir das aufbauen.
4. Einkauf: Lieferantenangebote vergleichen
Angebote in unterschiedlichen Formaten werden ausgelesen und in eine einheitliche Tabelle gebracht: Preise, Lieferzeiten, Bedingungen, Abweichungen von der Anfrage.
5. Einkauf: Auftragsbestätigungen abgleichen
Bestätigungen der Lieferanten werden mit der Bestellung verglichen. Abweichende Preise, Mengen oder Termine fallen sofort auf.
6. Buchhaltung: Eingangsrechnungen erfassen
Rechnungen als E‑Rechnung, PDF oder Scan werden gelesen, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und vorbereitet übergeben. Mehr unter Eingangsrechnungen automatisieren.
7. Personal: Fragen von Mitarbeitenden beantworten
Fragen zu Urlaub, Reisekosten oder Abläufen beantwortet ein Assistent auf Basis Ihrer internen Regeln. Neue Mitarbeitende finden Unterlagen schneller.
8. Controlling: Berichte schreiben
Zahlen aus Buchhaltung, Warenwirtschaft und CRM werden gesammelt, Auffälligkeiten markiert und ein Entwurf für den Monatsbericht in Worten erstellt.
9. Logistik: Lieferscheine und Frachtpapiere auslesen
Angaben aus Lieferscheinen, Frachtbriefen und Zolldokumenten werden erfasst und in die Warenwirtschaft übernommen, Unstimmigkeiten markiert.
10. Marketing: Texte und Übersetzungen
Produkttexte, Beiträge und Übersetzungen entstehen als Entwurf in Ihrem Ton. Ein Mensch prüft Fakten, Preise und Aussagen vor der Veröffentlichung.
11. Geschäftsführung: Protokolle und Entscheidungsvorlagen
Besprechungen werden zusammengefasst, Aufgaben mit Zuständigen und Fristen festgehalten und Unterlagen zu einer kurzen Entscheidungsvorlage verdichtet.
12. Technik und Service: Wissen auffindbar machen
Handbücher, Datenblätter und interne Anleitungen werden durchsuchbar. Mitarbeitende stellen Fragen in eigenen Worten und bekommen Antworten mit Quelle.
Was nicht gut funktioniert
- Exakte Zahlen ohne Datenbasis: Preise, Mengen und Fristen müssen aus Ihren Programmen kommen, nicht aus dem Sprachmodell.
- Entscheidungen mit Verantwortung: Kündigungen, Kreditentscheidungen oder rechtliche Bewertungen bleiben beim Menschen.
- Personalauswahl: KI, die Bewerbungen filtert oder bewertet, gilt nach der KI‑Verordnung als Hochrisiko-KI. Mehr dazu unter Risikoklassen.
- Unklare Prozesse: Wenn niemand genau sagen kann, wie ein Ablauf funktioniert, kann ihn auch keine KI zuverlässig übernehmen. Dann kommt zuerst die Klärung.
Welche Technik dahintersteht
- Sprachmodelle: Sie lesen und schreiben Texte. Angebunden werden sie über Schnittstellen der Anbieter, wo möglich mit Datenverarbeitung in der EU.
- Automatisierungswerkzeuge: Programme wie n8n, Make oder Power Automate verbinden die Schritte und Ihre Programme. Mehr dazu unter n8n im Unternehmen.
- Wissensdatenbanken: Eigene Dokumente werden so aufbereitet, dass die KI Antworten mit Quelle daraus geben kann, statt frei zu formulieren.
- Ihre Programme: Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung und Ablage bleiben. Sie werden über Schnittstellen angebunden.
So finden Sie den richtigen Startpunkt
- Zeitfresser sammeln: Fragen Sie in jeder Abteilung, welche Tätigkeit am meisten Routinezeit kostet.
- Bewerten: Wie häufig kommt sie vor, gibt es klare Regeln, liegen die Daten digital vor, wie groß wäre der Schaden bei einem Fehler?
- Einen Ablauf wählen: häufig, zeitraubend, mit geringem Risiko und einer Person, die freigibt.
- Testbetrieb: Die Lösung läuft zuerst neben der bisherigen Arbeit, mit klaren Kennzahlen.
Wer mehrere Abteilungen gleichzeitig angehen will, profitiert von einer kurzen KI‑Beratung, die Abläufe bewertet und eine Reihenfolge festlegt.