Kort sagt
- AI er sterk til å lese ustrukturerte input, designe, matche og oppsummere.
- Den er svak når det gjelder eksakte beregninger uten datagrunnlag og når man tar beslutninger som krever ansvar.
- Det beste utgangspunktet er hyppige, tidkrevende prosesser med et klart resultat og en person som slipper dem.
- Noen operasjoner, for eksempel filtreringsapplikasjoner, anses som høyrisiko i henhold til AI‑forordningen og krever spesiell forsiktighet.
Hvor AI virkelig hjelper i selskapet
Det samme mønsteret ligger bak nesten alle fornuftige applikasjoner: informasjon kommer ustrukturert, som en e-post, PDF, bilde eller talemelding. Noen må lese det, forstå det, kombinere det med data fra et program og lage noe ut av det: et svar, en oppføring, et forslag. AI kan gjøre akkurat dette forarbeidet. Avgjørelsen forblir hos folk.
Følgende eksempler beskriver typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. De viser hvor AI starter i de enkelte avdelingene. Følgende gjelder for alle: AI forbereder, et menneske sjekker og bestemmer før noe offentliggjøres eller bestilles.
Tolv brukssaker fordelt på avdeling
1. Salg: Utarbeide tilbud
AI leser forespørsler, oppdager manglende informasjon, foreslår varer fra prislisten din og lager et utkast. Mer om dette i innlegget Lag tilbud med AI.
2. Salg: Klassifiser potensielle kunder
Nye kontakter blir supplert med offentlig tilgjengelige bedriftsdata, klassifisert etter dine kriterier og presentert for salg med en kort oppsummering.
3. Kundeservice: svar på henvendelser
Forespørsler leses, kartlegges og besvares med riktige data, først som et utkast til godkjenning. Mer i innlegget Automatiser kundeforespørsler. Nettstedet Kundeservice med AI viser hvordan vi bygger det.
4. Innkjøp: Sammenlign leverandørtilbud
Tilbud i ulike formater leses og bringes inn i en enhetlig tabell: priser, leveringstider, betingelser, avvik fra forespørselen.
5. Innkjøp: Sammenlign ordrebekreftelser
Bekreftelser fra leverandører sammenlignes med bestillingen. Ulike priser, mengder eller datoer er umiddelbart merkbare.
6. Regnskap: Registrer innkommende fakturaer
Fakturaer som e-faktura, PDF‑er eller skanninger leses, sammenlignes med ordre og følgeseddel og overleveres forberedt. Mer nedenfor Automatiser innkommende fakturaer.
7. Personal: Svare på spørsmål fra ansatte
En assistent svarer på spørsmål om ferie, reiseutgifter eller prosesser basert på dine interne regler. Nye ansatte finner dokumenter raskere.
8. Controlling: Skrive rapporter
Tall fra regnskap, lagerstyring og CRM samles inn, uregelmessigheter fremheves og utkast til månedsrapport lages i ord.
9. Logistikk: Les følgesedler og fraktdokumenter
Informasjon fra følgesedler, fraktsedler og tolldokumenter registreres og overføres til varestyringssystemet, og avvik flagges.
10. Markedsføring: tekster og oversettelser
Produkttekster, artikler og oversettelser lages som utkast i din tone. Et menneske sjekker fakta, priser og utsagn før publisering.
11. Ledelse: Referat og vedtaksmaler
Møter oppsummeres, oppgaver med ansvarlige og frister registreres, og dokumenter komprimeres til en kort beslutningsmal.
12. Teknologi og service: Gjøre kunnskap synlig
Manualer, datablad og interne instruksjoner blir søkbare. Ansatte stiller spørsmål med egne ord og får svar med kilder.
Noe som ikke fungerer bra
- Nøyaktige tall uten database: Priser, mengder og frister må komme fra programmene dine, ikke fra språkmodellen.
- Vedtak med ansvar: Kanselleringer, kredittvedtak eller juridiske vurderinger forblir hos folk.
- Personalvalg: AI som filtrerer eller evaluerer applikasjoner regnes som høyrisiko AI i henhold til AI‑forordningen. Mer om dette nedenfor Risikoklasser.
- Uklare prosesser: Hvis ingen kan si nøyaktig hvordan en prosess fungerer, kan ingen AI på en pålitelig måte overta den. Da kommer avklaringen først.
Hvilken teknologi ligger bak?
- Språkmodeller: Du leser og skriver tekster. De er koblet sammen via leverandørgrensesnitt, der det er mulig med databehandling i EU.
- Automatiseringsverktøy: Programmer som n8n, Make eller Power Automate kobler sammen trinnene og programmene dine. Mer om dette nedenfor n8n i selskapet.
- Kunnskapsgrunnlag: Dine egne dokumenter er utarbeidet på en slik måte at AI kan gi svar basert på kilden i stedet for å formulere dem fritt.
- Dine programmer: Varehåndtering, CRM, regnskap og arkivering gjenstår. De er koblet sammen via grensesnitt.
Hvordan finne riktig utgangspunkt
- Samle tidssløser: Spør på hver avdeling hvilken aktivitet som tar mest rutinemessig tid.
- Pris: Hvor ofte forekommer det, er det klare regler, er dataene tilgjengelig digitalt, hvor stor ville skaden vært dersom det ble gjort en feil?
- Velg en prosess: hyppige, tidkrevende, lav risiko og én person slipper ut.
- Testoperasjon: Løsningen går i første omgang ved siden av det tidligere arbeidet, med klare nøkkeltall.
Ønsker du å takle flere avdelinger samtidig, vil du ha nytte av en kort AI‑rådgivning, som evaluerer prosesser og bestemmer en sekvens.