Kurz gesagt
- Ein KI‑Protokoll entsteht in vier Schritten: Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung nach Vorlage, Verteilung mit Aufgaben. Ein Mensch prüft vor dem Versand.
- Aufnahme und Transkription verarbeiten personenbezogene Daten. Alle Teilnehmenden müssen vorab informiert sein. In Deutschland und Österreich sind unbefugte Tonaufnahmen strafbar.
- KI‑Systeme, die Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz ableiten, sind nach der KI‑Verordnung seit 2. Februar 2025 verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.
- Wo ein Betriebsrat besteht, kann die Einführung mitbestimmungspflichtig sein.
Wie ein KI‑Protokoll entsteht
Hinter dem fertigen Protokoll arbeiten vier Schritte. Jeder hat eigene Fehlerquellen.
| Schritt | Was passiert | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Aufnahme | Der Ton der Besprechung wird aufgezeichnet oder direkt in Text umgewandelt | Alle informiert, nur das Nötige speichern, die Aufnahme nach der Transkription löschen |
| Transkription | Eine Spracherkennung macht aus dem Ton Text, meist mit getrennten Sprechern | Namen und Fachbegriffe in einem Glossar hinterlegen, Stichproben prüfen |
| Zusammenfassung | Ein Sprachmodell schreibt nach Ihrer Vorlage: Beschlüsse, Aufgaben, offene Punkte | Feste Vorlage, Beschlüsse mit Textstelle belegen, nichts hinzudichten |
| Verteilung | Protokoll an die Teilnehmenden, Aufgaben in Ihr Aufgaben- oder Ticketsystem | Freigabe durch die Protokollführung, Zugriffsrechte klären |
Die Spracherkennung muss nicht in der Cloud laufen. Das frei verfügbare Modell Whisper ist ein Spracherkennungsmodell, das unter MIT-Lizenz steht und sich auf eigenen Rechnern betreiben lässt. Ob das nötig ist, hängt von der Sensibilität der Gespräche ab.
Was gut funktioniert und was nicht
- Beschlüsse und Aufgaben: Wer macht was bis wann? Das lässt sich aus einem Gespräch gut herausziehen, wenn die Vorlage es verlangt.
- Kurzfassungen langer Runden: Wer nicht dabei war, liest in zwei Minuten, was entschieden wurde.
- Gesprächsnotizen mit Kunden: Notiz, Kernaussagen und nächste Schritte landen direkt im Kundenakt.
- Grenzen: Durcheinanderreden, starke Dialekte und Fachjargon verschlechtern das Ergebnis. Sprachmodelle können Inhalte hinzufügen, die nicht gesagt wurden. OWASP führt falsche Ausgaben als eigenes Risiko („Misinformation“). Deshalb prüft ein Mensch.
Recht und Mitbestimmung
- Information und Rechtsgrundlage: Aufnahme und Transkription sind Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), müssen informieren (Art. 13 DSGVO) und die Daten auf das Nötige beschränken und zeitlich begrenzen (Art. 5 DSGVO). Sagen Sie es in der Einladung und zu Beginn. Externe Gäste stimmen ausdrücklich zu.
- Aufzeichnungsrecht: Unbefugte Tonaufnahmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes sind in Deutschland (§ 201 StGB) und Österreich (§ 120 StGB) strafbar.
- Keine Emotionsanalyse: Art. 5 der KI‑Verordnung verbietet KI‑Systeme, die Emotionen von Menschen am Arbeitsplatz ableiten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Schalten Sie Funktionen wie „Stimmungsanalyse der Teilnehmenden“ aus.
- Betriebsrat: In Deutschland sind technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In Österreich gilt Ähnliches für Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG). Beziehen Sie den Betriebsrat vor dem Start ein.
- Anbieter: Mit dem Anbieter brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Klären Sie Serverstandort, Speicherdauer und ob Aufnahmen oder Texte zum Training genutzt werden.
Diese Übersicht ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt.
So führen Sie KI‑Protokolle ein
- Zweck festlegen: Welche Besprechungen sollen protokolliert werden? Nicht alle, vor allem keine vertraulichen Runden wie Personalgespräche.
- Regeln schreiben: Wer darf aufnehmen, welcher Hinweis steht in der Einladung, wie lange bleibt was gespeichert?
- Vorlage definieren: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Fragen.
- Werkzeug wählen: die Funktion Ihrer Videokonferenz oder ein eigener Ablauf, auf Wunsch mit lokaler Transkription. Datenschutzprüfung vorab.
- Pilot mit einem Team: einige Wochen, die KI‑Protokolle werden mit einer Mitschrift verglichen.
- Freigabe festlegen: Eine Person prüft das Protokoll, bevor es verteilt wird.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 5, 6, 13 und 28: EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, Art. 5 Abs. 1 Buchst. f: EUR-Lex
- Deutschland: § 201 StGB und § 87 BetrVG
- Österreich: § 120 StGB und § 96 ArbVG
- OpenAI: Whisper, Spracherkennungsmodell
- OWASP: Top 10 for LLM Applications 2025