KI‑Automatisierung · Kanzleien KI für Anwälte und Kanzleien: welche Abläufe sich automatisieren lassen und was beim Anwalt bleibt

Typische Abläufe in einer Kanzlei

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. Das Muster ist immer gleich: Etwas geht ein, die KI bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei, und das Ergebnis wandert mit Protokolleintrag in die Kanzleisoftware.

1. Neue Anfragen und Mandatsanlage

Heute geht eine Anfrage per E‑Mail, Webformular oder Telefonnotiz ein. Jemand liest sie, ordnet sie einem Rechtsgebiet zu, prüft Interessenkonflikte und legt die Akte an.

• Eingang: Anfrage per E‑Mail mit Anhängen, Eintrag im Webformular oder weitergeleitete Nachricht.
• KI bereitet vor: ordnet Rechtsgebiet und Dringlichkeit zu, liest Parteien, Daten und Aktenzeichen aus, sucht bestehende Mandanten und Gegner in der Kanzleisoftware und entwirft die Antwort mit den fehlenden Angaben.
• Anwalt prüft: die Konfliktprüfung selbst, die Entscheidung über die Annahme des Mandats und die Mandatsvereinbarung.
• Ausgang: ein vorausgefülltes Formular zur Mandatsanlage als Entwurf und eine Antwort, die erst nach Freigabe rausgeht.

2. Posteingang und Fristen

Post von Gerichten, Behörden und Gegenseite kommt auf Papier, per E‑Mail und über elektronische Rechtsverkehrssysteme. Jemand liest jedes Schreiben, legt es ab und notiert jede Frist.

• Eingang: gescannte oder elektronische Schriftstücke.
• KI bereitet vor: erkennt Art des Schriftstücks, Gericht oder Behörde, Aktenzeichen und genannte Fristen, ordnet es der Akte zu und schlägt den Fristeintrag mit Datum und Fundstelle vor.
• Anwalt prüft: jede Frist am Schriftstück. Die Fristberechnung bleibt eine juristische Aufgabe.
• Ausgang: das abgelegte Schriftstück, der Fristeintrag und eine kurze Zusammenfassung für den Sachbearbeiter.

3. Dokumentenprüfung nach Checkliste

Verträge, Konvolute und Unterlagen aus Datenräumen werden Seite für Seite gelesen, oft für dieselben Fragen.

• Eingang: ein Vertrag, ein Konvolut oder ein Export aus einem Datenraum.
• KI bereitet vor: liest Parteien, Daten, Kündigungsfristen, Kündigungsrechte und ungewöhnliche Klauseln nach einer Checkliste der Kanzlei aus und listet jeden Fund mit Seite und Zitat auf.
• Anwalt prüft: jeden Fund am Originaltext, bewertet und berät dann selbst.
• Ausgang: eine Prüftabelle oder der Entwurf eines Vermerks, mit Seitenangaben.

4. Erste Entwürfe für Routinedokumente

Mandatsvereinbarungen, Mandantenberichte, Standardschreiben und Aktenvermerke folgen Vorlagen, werden aber trotzdem neu getippt.

• Eingang: die Akte, die Vorlagen und Muster der Kanzlei, eine diktierte oder aufgenommene Notiz.
• KI bereitet vor: füllt die eigene Vorlage der Kanzlei aus den Aktendaten und entwirft den Mandantenbericht oder den Aktenvermerk.
• Anwalt prüft: liest, ändert und gibt frei. Nichts wird automatisch versendet.
• Ausgang: ein Entwurf im Format der Kanzlei, abgelegt im Dokumentenmanagement.

Was beim Anwalt bleibt und was wir nicht tun

• Beratung und Beurteilung: die Erfolgsaussichten einschätzen, den Mandanten beraten und verhandeln. Die KI berät Mandanten nicht rechtlich.
• Schriftsätze, Unterschriften und Versand: nichts wird ohne Freigabe eines Anwalts eingereicht, unterschrieben oder versendet.
• Zitate: jede von einer KI genannte Entscheidung, Vorschrift und Fundstelle wird am Original geprüft. Gerichte in mehreren Ländern haben Schriftsätze mit erfundenen Fundstellen gerügt.
• Entscheidungen über Personen: wir bauen keine Systeme, die einzelne Personen beurteilen oder auswählen, etwa die Vorauswahl von Bewerbungen. Sie gelten nach Anhang III der KI‑Verordnung als Hochrisiko, siehe Risikoklassen.
• Öffentlicher Chat ohne Übergabe: ein Chatbot auf der Website der Kanzlei beantwortet nur organisatorische Fragen, nie rechtliche, und sagt klar, dass er eine KI ist.

Berufsrecht und Datenschutz

Die Verschwiegenheit ist überall die Kernpflicht. Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen je Land zur Orientierung.

Dazu kommt die DSGVO, die in der EU und in ähnlicher Form im Vereinigten Königreich gilt. In der Praxis heißt das: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (Art. 28 DSGVO), Verarbeitung in der EU oder im Vereinigten Königreich, keine Mandantendaten in privaten oder Verbraucher-KI‑Konten und eine schriftliche KI‑Richtlinie der Kanzlei. Art. 4 der KI‑Verordnung verlangt ausreichende KI‑Kompetenz der Mitarbeitenden, Art. 50 verlangt, dass KI‑Chatbots sich als solche zu erkennen geben. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die aktuellen Texte bei Ihrer Kammer.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Typische Kanzleisoftware ist in den deutschsprachigen Ländern RA-MICRO, ADVOWARE und DATEV, im Vereinigten Königreich und in Irland Clio, LEAP, Actionstep und Proclaim. Dokumente liegen oft in iManage, NetDocuments oder SharePoint. Wir binden über die Schnittstellen an, die diese Systeme bieten (API, Export, E‑Mail oder ein überwachter Ordner), und arbeiten neben dem System, wo es keine gibt. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten Kanzleien empfehlen

Wenn ein Mandant ChatGPT, Gemini oder Googles KI‑Übersichten nach „einem Anwalt für Arbeitsrecht in Graz“ fragt, entsteht die Antwort aus öffentlichen Quellen: den Seiten der Kanzlei, dem Google-Unternehmensprofil, Registern und Verzeichnissen der Anwaltskammern, Rechtsverzeichnissen und Bewertungen. Kanzleien, die Rechtsgebiete, Standort und Personen klar nennen und überall dasselbe sagen, lassen sich leichter nennen.

• Eine Seite je Rechtsgebiet: typische Situationen, Ablauf und zuständige Personen.
• Überall dieselben Angaben: Name, Anschrift und Rechtsgebiete gleich auf Website, Google-Unternehmensprofil, Registereintrag und Verzeichnissen.
• Strukturierte Daten: Schema.org LegalService mit Name, Anschrift und Gebieten.
• Sachliche Inhalte: Antworten auf echte Mandantenfragen ohne Erfolgsversprechen, im Rahmen des Werberechts.

Unser Ratgeber SEO für Anwälte behandelt die Einzelheiten, auch das Werberecht je Land.

Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Sortiert oder tippt jemand in der Kanzlei jeden Tag eingehende Dokumente ab?
2. Werden Fristen von Hand aus Schriftstücken gelesen und eingetragen?
3. Prüfen Sie ähnliche Verträge oder Konvolute immer wieder nach derselben Checkliste?
4. Werden Routineschreiben und Aktenvermerke neu geschrieben, obwohl der Inhalt schon in der Akte steht?
5. Steht dieselbe Information in E‑Mail, Kanzleisoftware und Tabellen?
6. Bleiben Anfragen liegen, weil niemand Zeit für die erste Antwort hat?
7. Gibt es eine schriftliche Regel, was in KI‑Werkzeuge darf und wer das Ergebnis prüft?
8. Können Sie eine Aufgabe nennen, bei der schon ein Entwurf zur Prüfung Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es zu testen lohnt. Frage 7 ist die Voraussetzung: Ohne sie beginnen Sie mit der KI‑Richtlinie.