Ukratko
- Dobri su kandidati koraci s ustaljenim obrascem: razvrstavanje dolazne pošte, čitanje pismena, priprema unosa rokova, izrada nacrta rutinskih dopisa i sažimanje spisa.
- Pravna procjena, strategija, savjetovanje i svaki podnesak ostaju u nadležnosti odvjetnika. AI priprema nacrte, a odvjetnik ih odobrava.
- Čuvanje tajne na prvome je mjestu: ugovor s pružateljem, obrada u EU-u ili Ujedinjenoj Kraljevini, bez podataka klijenata u potrošačkim AI računima i pisana politika uporabe AI‑ja odvjetničkog ureda.
- Klijenti sve češće pitaju AI asistente kojem se odvjetničkom uredu trebaju obratiti. Lakše je navesti urede s jasnim stranicama o područjima prava, ujednačenim profilima i upisima u registre.
Tipični procesi u odvjetničkom uredu
To su tipični procesi, a ne projekti za klijente. Obrazac je uvijek isti: nešto stigne, AI pripremi, čovjek provjeri i odobri, a rezultat se uz zapis o obradi prenosi u softver odvjetničkog ureda.
1. Novi upiti i otvaranje predmeta
Danas upit stiže e-poštom, web-obrascem ili bilješkom telefonskog razgovora. Netko ga pročita, razvrsta prema području prava, provjeri sukobe interesa i otvori spis.
- Ulaz: upit e-poštom s privicima, unos u web-obrazac ili proslijeđena poruka.
- AI priprema: određuje područje prava i hitnost, izdvaja stranke, datume i oznake spisa, traži postojeće klijente i protivne stranke u softveru odvjetničkog ureda te izrađuje nacrt odgovora s naznakom podataka koji nedostaju.
- Odvjetnik provjerava: samu provjeru sukoba interesa, odluku o prihvaćanju zastupanja i ugovor o zastupanju.
- Izlaz: unaprijed popunjen obrazac za otvaranje predmeta kao nacrt i odgovor koji se šalje tek nakon odobrenja.
2. Dolazna pošta i rokovi
Pošta sudova, tijela javne vlasti i protivne strane stiže na papiru, e-poštom i putem sustava elektroničke komunikacije u pravosuđu. Netko pročita svaki dopis, pohrani ga i zabilježi svaki rok.
- Ulaz: skenirana ili elektronička pismena.
- AI priprema: prepoznaje vrstu pismena, sud ili tijelo javne vlasti, oznaku spisa i navedene rokove, pridružuje ga spisu te predlaže unos roka s datumom i mjestom u izvoru.
- Odvjetnik provjerava: svaki rok u samom pismenu. Izračun rokova ostaje pravni zadatak.
- Izlaz: pohranjeno pismeno, unos roka i kratak sažetak za osobu koja obrađuje predmet.
3. Provjera dokumenata prema kontrolnom popisu
Ugovori, zbirke dokumenata i dokumentacija iz podatkovnih soba čitaju se stranicu po stranicu, često radi istih pitanja.
- Ulaz: ugovor, zbirka dokumenata ili izvoz iz podatkovne sobe.
- AI priprema: prema kontrolnom popisu odvjetničkog ureda izdvaja stranke, datume, otkazne rokove, prava na otkaz i neuobičajene klauzule te navodi svaki nalaz sa stranicom i citatom.
- Odvjetnik provjerava: svaki nalaz u izvornom tekstu, a zatim sam procjenjuje i savjetuje.
- Izlaz: tablica provjere ili nacrt bilješke, s navedenim stranicama.
4. Prvi nacrti rutinskih dokumenata
Ugovori o zastupanju, izvještaji za klijente, standardni dopisi i bilješke za spis slijede predloške, ali se ipak ponovno tipkaju.
- Ulaz: spis, predlošci i obrasci odvjetničkog ureda, diktirana ili snimljena bilješka.
- AI priprema: popunjava vlastiti predložak odvjetničkog ureda podacima iz spisa i izrađuje nacrt izvještaja za klijenta ili bilješke za spis.
- Odvjetnik provjerava: čita, mijenja i odobrava. Ništa se ne šalje automatski.
- Izlaz: nacrt u formatu odvjetničkog ureda, pohranjen u sustavu za upravljanje dokumentima.
Što ostaje odvjetniku i što mi ne radimo
- Savjetovanje i procjena: procjena izgleda za uspjeh, savjetovanje klijenta i pregovaranje. AI ne pruža pravne savjete klijentima.
- Podnesci, potpisi i slanje: ništa se ne podnosi, potpisuje ni šalje bez odobrenja odvjetnika.
- Citati: svaka odluka, propis i navod izvora koje AI navede provjeravaju se u izvorniku. Sudovi u više zemalja kritizirali su podneske s izmišljenim navodima izvora.
- Odluke o osobama: ne gradimo sustave koji procjenjuju ili odabiru pojedine osobe, primjerice za predodabir prijava za posao. Prema Prilogu III Akta o umjetnoj inteligenciji smatraju se visokorizičnima, pogledajte razrede rizika.
- Javni razgovor bez predaje čovjeku: chatbot na web-stranici odvjetničkog ureda odgovara samo na organizacijska pitanja, nikada na pravna, i jasno kaže da je AI.
Propisi struke i zaštita podataka
Čuvanje tajne svugdje je temeljna obveza. Tablica za orijentaciju navodi najvažnije izvore po zemljama.
| Država | Osnova | Što je ključno |
|---|---|---|
| Engleska i Wales | Kodeks ponašanja SRA-a za odvjetnike (solicitors), točke 3.5 i 6.3, te izvještaj SRA-a o AI‑ju na tržištu pravnih usluga | Predmeti klijenata ostaju povjerljivi, osim ako zakon zahtijeva ili dopušta otkrivanje ili klijent pristane. Odvjetnički ured ostaje odgovoran za rad u svoje ime, čak i kada je pripremljen uz AI |
| Irska | Law Society of Ireland, smjernice za generativni AI | Odgovornost za rezultat ostaje na odvjetniku (solicitoru), koji ga samostalno provjerava uz očuvanje povjerljivosti i pravne zaštite komunikacije između odvjetnika i klijenta. Smjernice primjenjuju vodič Solicitors’ Guide to Professional Conduct na generativni AI |
| Njemačka | § 43a Abs. 2 BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB i upute BRAK-a za upotrebu AI‑ja | Obveza čuvanja tajne. Angažiranje pružatelja usluga zahtijeva pisani ugovor i obvezivanje na čuvanje tajne. BRAK očekuje da odvjetnici sami provjeravaju rezultate AI‑ja i razjasne čuvanje tajne prije upotrebe AI alata u radu za klijenta |
| Austrija | § 9 RAO | Odvjetnici su dužni čuvati tajnu o predmetima koji su im povjereni ili za koje su saznali pri obavljanju svoje profesije, u mjeri u kojoj to zahtijeva interes klijenta |
Tome se pridružuje GDPR, koji vrijedi u EU-u, a u sličnom obliku i u Ujedinjenoj Kraljevini. U praksi to znači: ugovor o obradi osobnih podataka s pružateljem (Art. 28 GDPR-a), obradu u EU-u ili Ujedinjenoj Kraljevini, bez podataka klijenata u privatnim ili potrošačkim AI računima te pisanu politiku uporabe AI‑ja odvjetničkog ureda. Art. 4 Akta o umjetnoj inteligenciji zahtijeva dostatnu AI pismenost zaposlenika, a Art. 50 zahtijeva da se AI chatbotovi jasno predstave kao takvi. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni savjet. Aktualne tekstove provjerite kod svoje komore.
Sustavi koje vjerojatno koristite
Tipičan softver odvjetničkih ureda u zemljama njemačkog govornog područja uključuje RA-MICRO, ADVOWARE i DATEV, a u Ujedinjenoj Kraljevini i Irskoj Clio, LEAP, Actionstep i Proclaim. Dokumenti se često nalaze u sustavima iManage, NetDocuments ili SharePoint. Povezujemo se putem sučelja koja ti sustavi nude (API, izvoz, e-pošta ili nadzirana mapa), a gdje ih nema, radimo usporedno sa sustavom. Nazivi služe za orijentaciju i ne znače partnerstvo.
Kako AI asistenti preporučuju odvjetničke urede
Kada klijent pita ChatGPT, Gemini ili AI preglede tražilice Google za „odvjetnika za radno pravo u Grazu”, odgovor nastaje iz javnih izvora: stranica odvjetničkog ureda, profila tvrtke na platformi Google, registara i imenika odvjetničkih komora, pravnih imenika i recenzija. Lakše je navesti urede koji jasno navode područja prava, lokaciju i osobe te svugdje daju iste informacije.
- Jedna stranica po području prava: tipične situacije, postupak i nadležne osobe.
- Svugdje isti podaci: naziv, adresa i područja prava jednaki na web-stranici, profilu tvrtke na platformi Google, upisu u registar i u imenicima.
- Strukturirani podaci: Schema.org
LegalServices nazivom, adresom i područjima. - Činjenični sadržaji: odgovori na stvarna pitanja klijenata bez obećanja o uspjehu, u okviru propisa o oglašavanju.
Naš vodič SEO za odvjetnike obrađuje pojedinosti, uključujući propise o oglašavanju po zemljama.
Isplati li se automatizacija? Osam pitanja
- Razvrstava li netko u uredu svaki dan dolazne dokumente ili ih pretipkava?
- Čitaju li se rokovi ručno iz pismena i unose u evidenciju?
- Provjeravate li slične ugovore ili zbirke dokumenata uvijek iznova prema istom kontrolnom popisu?
- Pišu li se rutinski dopisi i bilješke za spis iznova, iako se njihov sadržaj već nalazi u spisu?
- Nalazi li se ista informacija u e-pošti, softveru odvjetničkog ureda i tablicama?
- Ostaju li upiti neobrađeni jer nitko nema vremena za prvi odgovor?
- Postoji li pisano pravilo o tome što se smije unositi u AI alate i tko provjerava rezultat?
- Možete li navesti zadatak u kojem bi već i nacrt za provjeru uštedio vrijeme?
Tri ili više odgovora „da” obično upućuju na proces koji vrijedi testirati. Pitanje 7 preduvjet je: ako na njega ne odgovorite potvrdno, počnite s politikom uporabe AI‑ja.
Izvori
- Engleska i Wales: SRA, Kodeks ponašanja za odvjetnike (solicitors), RELs, RFLs i RSLs i Pregled rizika: upotreba AI‑ja na tržištu pravnih usluga (na engleskom)
- Irska: Law Society of Ireland, Smjernice za upotrebu generativnog AI‑ja u pravnoj profesiji u Irskoj (na engleskom)
- Njemačka: § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB, BRAK: Upute za upotrebu AI‑ja
- Austrija: § 9 RAO
- Uredba (EU) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex; Uredba (EU) 2024/1689 (Akt o umjetnoj inteligenciji), Art. 4, 50 i Prilog III: EUR-Lex