Automatizare AI · Case de avocatură AI juridic pentru avocați și case de avocatură: ce procese pot fi automatizate și ce rămâne la avocat

Procese tipice într-o casă de avocatură

Acestea sunt procese tipice, nu proiecte ale clienților. Tiparul este mereu același: intră ceva, AI pregătește, o persoană verifică și aprobă, iar rezultatul ajunge în software-ul casei de avocatură cu o înregistrare în jurnal.

1. Solicitări noi și deschiderea dosarului

Astăzi, o solicitare sosește prin e-mail, formular web sau notă telefonică. Cineva o citește, o atribuie unui domeniu de practică, verifică conflictele de interese și deschide dosarul.

• Intrare: solicitare prin e-mail cu atașamente, înscriere în formularul web sau mesaj redirecționat.
• AI pregătește: atribuie domeniul de practică și urgența, extrage părțile, datele și numerele de dosar, caută clienți și părți adverse existente în software-ul casei de avocatură și redactează răspunsul cu informațiile lipsă.
• Avocatul verifică: personal conflictele de interese, decizia privind acceptarea mandatului și contractul de asistență juridică.
• Ieșire: un formular de deschidere a dosarului precompletat, ca schiță, și un răspuns care este trimis numai după aprobare.

2. Corespondența primită și termenele

Corespondența de la instanțe, autorități și partea adversă sosește pe hârtie, prin e-mail și prin sisteme electronice de comunicare juridică. Cineva citește fiecare act, îl arhivează și notează fiecare termen.

• Intrare: acte scanate sau electronice.
• AI pregătește: identifică tipul actului, instanța sau autoritatea, numărul de dosar și termenele menționate, îl atribuie dosarului și propune înregistrarea termenului cu data și referința.
• Avocatul verifică: fiecare termen în act. Calculul termenului rămâne o sarcină juridică.
• Ieșire: actul arhivat, înregistrarea termenului și un rezumat scurt pentru persoana responsabilă de dosar.

3. Verificarea documentelor conform unei liste de control

Contractele, seturile de documente și materialele din camere de date sunt citite pagină cu pagină, adesea pentru aceleași întrebări.

• Intrare: un contract, un set de documente sau un export dintr-o cameră de date.
• AI pregătește: extrage părțile, datele, termenele de reziliere, drepturile de reziliere și clauzele neobișnuite conform unei liste de control a casei de avocatură și enumeră fiecare constatare cu pagina și citatul.
• Avocatul verifică: fiecare constatare în textul original, apoi evaluează și oferă personal consultanță.
• Ieșire: un tabel de verificare sau schița unei note la dosar, cu indicarea paginilor.

4. Primele schițe pentru documente de rutină

Contractele de asistență juridică, rapoartele către clienți, scrisorile standard și notele la dosar urmează modele, dar tot sunt redactate din nou.

• Intrare: dosarul, modelele și tiparele casei de avocatură, o notă dictată sau înregistrată.
• AI pregătește: completează propriul model al casei de avocatură cu datele din dosar și redactează raportul către client sau nota la dosar.
• Avocatul verifică: citește, modifică și aprobă. Nimic nu este trimis automat.
• Ieșire: o schiță în formatul casei de avocatură, arhivată în sistemul de gestionare a documentelor.

Ce rămâne la avocat și ce nu facem

• Consultanță și evaluare: evaluarea șanselor de reușită, consilierea clientului și negocierea. AI nu oferă consultanță juridică clienților.
• Acte procedurale, semnături și expediere: nimic nu este depus, semnat sau trimis fără aprobarea unui avocat.
• Citări: fiecare hotărâre, normă și referință menționată de o AI este verificată în original. Instanțe din mai multe țări au criticat acte procedurale cu referințe inventate.
• Decizii privind persoane: nu construim sisteme care evaluează sau selectează persoane individuale, de exemplu preselectarea candidaturilor. Potrivit anexei III din EU AI Act, acestea sunt considerate cu risc ridicat, vedeți Clase de risc.
• Chat public fără transfer: un chatbot pe site-ul casei de avocatură răspunde numai la întrebări organizatorice, niciodată la cele juridice, și spune clar că este o AI.

Reguli profesionale și protecția datelor

Confidențialitatea este obligația centrală peste tot. Tabelul indică, pentru orientare, cele mai importante surse din fiecare țară.

La acestea se adaugă GDPR, care se aplică în UE și într-o formă similară în Regatul Unit. În practică, aceasta înseamnă: un contract de prelucrare a datelor cu furnizorul (Art. 28 GDPR), prelucrare în UE sau în Regatul Unit, fără date ale clienților în conturi AI private sau pentru consumatori și o politică AI scrisă a casei de avocatură. Art. 4 din EU AI Act impune competențe AI suficiente ale angajaților, iar Art. 50 impune ca chatboturile AI să se identifice ca atare. Această prezentare este informare generală și nu constituie consultanță juridică. Verificați textele actuale la camera dumneavoastră profesională.

Sisteme pe care probabil le folosiți

Software-ul tipic pentru casele de avocatură este, în țările de limbă germană, RA-MICRO, ADVOWARE și DATEV, iar în Regatul Unit și Irlanda Clio, LEAP, Actionstep și Proclaim. Documentele se află adesea în iManage, NetDocuments sau SharePoint. Realizăm integrarea prin interfețele oferite de aceste sisteme, API, export, e-mail sau un dosar monitorizat, și lucrăm pe lângă sistem acolo unde acestea nu există. Numele servesc doar orientării și nu înseamnă un parteneriat.

Cum recomandă asistenții AI case de avocatură

Când un client întreabă ChatGPT, Gemini sau sintezele AI ale Google despre „un avocat de dreptul muncii în Graz”, răspunsul se formează din surse publice: paginile casei de avocatură, profilul de companie Google, registrele și directoarele camerelor avocaților, directoarele juridice și recenziile. Casele de avocatură care indică clar domeniile de practică, localizarea și persoanele și oferă aceleași informații peste tot pot fi menționate mai ușor.

• O pagină pentru fiecare domeniu de practică: situații tipice, parcurs și persoane responsabile.
• Aceleași informații peste tot: numele, adresa și domeniile de practică identice pe site, profilul de companie Google, înregistrarea în registru și directoare.
• Date structurate: Schema.org LegalService cu nume, adresă și domenii.
• Conținut obiectiv: răspunsuri la întrebări reale ale clienților, fără promisiuni de succes, în limitele dreptului publicității.

Ghidul nostru SEO pentru avocați tratează detaliile, inclusiv dreptul publicității în fiecare țară.

Merită automatizarea? Opt întrebări

1. Sortează sau transcrie cineva din casa de avocatură documentele primite în fiecare zi?
2. Sunt termenele citite manual din acte și introduse?
3. Verificați în mod repetat contracte sau seturi de documente similare conform aceleiași liste de control?
4. Sunt scrisorile de rutină și notele la dosar redactate din nou, deși conținutul se află deja în dosar?
5. Aceeași informație se află în e-mail, în software-ul casei de avocatură și în tabele?
6. Rămân solicitări nerezolvate deoarece nimeni nu are timp pentru primul răspuns?
7. Există o regulă scrisă despre ce are voie să intre în instrumentele AI și cine verifică rezultatul?
8. Puteți numi o sarcină la care chiar și o schiță spre verificare ar economisi timp?

Trei sau mai multe răspunsuri „da” indică de obicei un proces care merită testat. Întrebarea 7 este condiția prealabilă: fără ea, începeți cu politica AI.