Automazione con IA · Studi legali IA per avvocati e studi legali: quali processi si possono automatizzare e cosa resta all'avvocato

Processi tipici di uno studio legale

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. Lo schema è sempre lo stesso: arriva un documento o una richiesta, l'IA prepara, una persona verifica e approva, e il risultato viene inserito nel software dello studio insieme alla registrazione dell'operazione.

1. Nuove richieste e registrazione degli incarichi

Oggi una richiesta arriva via email, tramite modulo web o come nota di una telefonata. Qualcuno la legge, la assegna a un ambito del diritto, verifica eventuali conflitti di interesse e apre il fascicolo.

• In entrata: richiesta via email con allegati, compilazione del modulo web o messaggio inoltrato.
• L'IA prepara: assegna l'ambito del diritto e il livello di urgenza, estrae parti, date e numeri di fascicolo, cerca clienti e controparti già presenti nel software dello studio e prepara una bozza di risposta con la richiesta delle informazioni mancanti.
• L'avvocato verifica: il controllo dei conflitti di interesse, che svolge personalmente, la decisione sull'accettazione dell'incarico e l'accordo di incarico professionale.
• In uscita: una bozza di modulo precompilato per la registrazione dell'incarico e una risposta che viene inviata solo dopo l'approvazione.

2. Posta in entrata e scadenze

La corrispondenza di tribunali, autorità e controparti arriva su carta, via email e tramite sistemi di comunicazione giudiziaria telematica. Qualcuno legge ogni documento, lo archivia e annota ogni scadenza.

• In entrata: documenti scansionati o elettronici.
• L'IA prepara: riconosce il tipo di documento, il tribunale o l'autorità, il numero di fascicolo e le scadenze indicate, lo associa al fascicolo e propone la registrazione della scadenza con data e riferimento al punto del documento.
• L'avvocato verifica: ogni scadenza sul documento. Il calcolo dei termini resta un compito giuridico.
• In uscita: il documento archiviato, la scadenza registrata e un breve riepilogo per chi gestisce la pratica.

3. Verifica dei documenti con una checklist

Contratti, raccolte di documenti e materiali provenienti da data room vengono letti pagina per pagina, spesso per rispondere alle stesse domande.

• In entrata: un contratto, una raccolta di documenti o un'esportazione da una data room.
• L'IA prepara: estrae parti, date, termini di disdetta, diritti di recesso e clausole insolite seguendo una checklist dello studio, ed elenca ogni elemento individuato con pagina e citazione.
• L'avvocato verifica: ogni elemento sul testo originale, poi effettua personalmente la valutazione e fornisce la consulenza.
• In uscita: una tabella di verifica o la bozza di una nota, con i riferimenti alle pagine.

4. Prime bozze di documenti di routine

Accordi di incarico professionale, relazioni per i clienti, comunicazioni standard e note di fascicolo seguono modelli, ma vengono comunque riscritti ogni volta.

• In entrata: il fascicolo, i modelli e i facsimili dello studio, una nota dettata o registrata.
• L'IA prepara: compila il modello dello studio con i dati del fascicolo e redige la bozza della relazione per il cliente o della nota di fascicolo.
• L'avvocato verifica: legge, modifica e approva. Nulla viene inviato automaticamente.
• In uscita: una bozza nel formato dello studio, archiviata nel sistema di gestione documentale.

Cosa resta all'avvocato e cosa non facciamo

• Consulenza e valutazione: stimare le probabilità di successo, consigliare il cliente e negoziare. L'IA non fornisce consulenza legale ai clienti.
• Atti processuali, firme e invio: nulla viene depositato, firmato o inviato senza l'approvazione di un avvocato.
• Citazioni: ogni decisione, norma e riferimento citato da un'IA viene verificato sulla fonte originale. Tribunali di diversi paesi hanno censurato atti processuali contenenti riferimenti inventati.
• Decisioni sulle persone: non realizziamo sistemi che valutano o selezionano singole persone, ad esempio per la preselezione delle candidature. Secondo l'allegato III del regolamento sull'IA, sono considerati ad alto rischio; si veda Classi di rischio.
• Chat pubblica senza passaggio a una persona: un chatbot sul sito dello studio risponde solo a domande organizzative, mai a quesiti giuridici, e dichiara chiaramente di essere un'IA.

Deontologia e protezione dei dati

Il segreto professionale è ovunque l'obbligo fondamentale. La tabella riporta le principali fonti di ciascun paese a titolo orientativo.

A questo si aggiunge il GDPR, che si applica nell’UE e, in una forma simile, nel Regno Unito. In pratica significa: un accordo sul trattamento dei dati con il fornitore (Art. 28 GDPR), trattamento nell’UE o nel Regno Unito, nessun dato dei clienti in account di IA privati o destinati ai consumatori e una policy sull’IA scritta dello studio. L’Art. 4 del regolamento sull’IA richiede un’adeguata alfabetizzazione in materia di IA del personale, l’Art. 50 richiede che i chatbot di IA si identifichino come tali. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Verifichi i testi aggiornati presso il Suo Ordine.

Sistemi che probabilmente utilizza

Tra i software comunemente usati negli studi legali dei paesi di lingua tedesca figurano RA-MICRO, ADVOWARE e DATEV, nel Regno Unito e in Irlanda Clio, LEAP, Actionstep e Proclaim. I documenti si trovano spesso in iManage, NetDocuments o SharePoint. Colleghiamo i sistemi tramite le interfacce che offrono (API, esportazione, e-mail o una cartella monitorata) e, dove non sono disponibili, lavoriamo a fianco del sistema. I nomi servono a orientarsi e non indicano una partnership.

Come gli assistenti di IA consigliano gli studi legali

Quando un cliente chiede a ChatGPT, Gemini o alle panoramiche di IA di Google «un avvocato specializzato in diritto del lavoro a Graz», la risposta viene elaborata da fonti pubbliche: le pagine dello studio, il Profilo dell’attività su Google, gli albi e gli elenchi degli ordini forensi, le directory di studi legali e le recensioni. Gli studi che indicano chiaramente ambiti del diritto, sede e professionisti e riportano ovunque le stesse informazioni sono più facili da citare.

• Una pagina per ogni ambito del diritto: situazioni tipiche, procedura e professionisti di riferimento.
• Le stesse informazioni ovunque: nome, indirizzo e ambiti del diritto uniformi sul sito, sul Profilo dell’attività su Google, nell’iscrizione all’albo e nelle directory.
• Dati strutturati: Schema.org LegalService con nome, indirizzo e ambiti del diritto.
• Contenuti informativi: risposte alle domande reali dei clienti, senza promesse di successo e nel rispetto delle norme sulla pubblicità.

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Conviene automatizzare? Otto domande

1. Qualcuno nello studio smista o trascrive ogni giorno i documenti in arrivo?
2. Le scadenze vengono lette nei documenti e inserite a mano?
3. Verifica ripetutamente contratti o raccolte di documenti simili seguendo sempre la stessa checklist?
4. Le comunicazioni di routine e le note di fascicolo vengono riscritte anche se il contenuto è già presente nel fascicolo?
5. La stessa informazione compare nelle e-mail, nel gestionale dello studio e nei fogli di calcolo?
6. Le richieste restano inevase perché nessuno ha tempo per una prima risposta?
7. Esiste una regola scritta su quali dati si possono inserire negli strumenti di IA e su chi verifica il risultato?
8. Sa indicare un'attività in cui anche una semplice bozza da verificare farebbe risparmiare tempo?

Tre o più risposte affermative indicano in genere un processo che vale la pena testare. La domanda 7 è il prerequisito: se la risposta è negativa, inizi dalla policy sull’IA.