Automatización con IA · Despachos de abogados Legal AI para abogados y despachos: qué procesos se pueden automatizar y qué sigue en manos del abogado

Procesos habituales en un despacho

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. El patrón es siempre el mismo: se recibe algo, la IA lo prepara, una persona lo revisa y aprueba, y el resultado pasa al programa de gestión del despacho con el correspondiente registro de la operación.

1. Nuevas consultas y alta de encargos profesionales

Actualmente, una consulta llega por correo electrónico, formulario web o nota de una llamada. Alguien la lee, la asigna a un área del derecho, comprueba los conflictos de intereses y abre el expediente.

• Entrada: consulta por correo electrónico con archivos adjuntos, envío de un formulario web o mensaje reenviado.
• La IA prepara: identifica el área del derecho y la urgencia, extrae las partes, las fechas y los números de expediente, busca clientes y partes contrarias existentes en el programa de gestión del despacho y redacta una respuesta indicando los datos que faltan.
• El abogado revisa: la propia comprobación de conflictos, la decisión de aceptar el encargo y la hoja de encargo.
• Salida: un formulario de alta del encargo con datos ya cumplimentados, en borrador, y una respuesta que solo se envía tras su aprobación.

2. Correspondencia recibida y plazos

La correspondencia de juzgados, administraciones y partes contrarias llega en papel, por correo electrónico y a través de sistemas de comunicación judicial electrónica. Alguien lee cada escrito, lo archiva y anota cada plazo.

• Entrada: escritos escaneados o electrónicos.
• La IA prepara: identifica el tipo de escrito, el juzgado o la administración, el número de expediente y los plazos indicados, lo asigna al expediente y propone registrar el plazo con la fecha y la referencia a su ubicación en el documento.
• El abogado revisa: cada plazo en el escrito. El cómputo de plazos sigue siendo una tarea jurídica.
• Salida: el escrito archivado, el plazo registrado y un breve resumen para la persona responsable del expediente.

3. Revisión de documentos con una lista de comprobación

Los contratos, los conjuntos de documentos y la documentación de salas de datos se leen página por página, a menudo para responder a las mismas preguntas.

• Entrada: un contrato, un conjunto de documentos o una exportación de una sala de datos.
• La IA prepara: extrae las partes, las fechas, los plazos de preaviso, los derechos de resolución y las cláusulas inusuales siguiendo una lista de comprobación del despacho, y enumera cada hallazgo con la página y la cita.
• El abogado revisa: cada hallazgo en el texto original y realiza personalmente la valoración y el asesoramiento.
• Salida: una tabla de revisión o el borrador de una nota interna, con referencias a las páginas.

4. Primeros borradores de documentos habituales

Las hojas de encargo, los informes para clientes, las comunicaciones estándar y las notas de expediente siguen plantillas, pero aun así se vuelven a redactar desde cero.

• Entrada: el expediente, las plantillas y los modelos del despacho, una nota dictada o grabada.
• La IA prepara: cumplimenta la plantilla del propio despacho con los datos del expediente y redacta el borrador del informe para el cliente o de la nota de expediente.
• El abogado revisa: lee, modifica y aprueba. Nada se envía automáticamente.
• Salida: un borrador en el formato del despacho, archivado en el sistema de gestión documental.

Qué sigue en manos del abogado y qué no hacemos

• Asesoramiento y valoración: evaluar las posibilidades de éxito, asesorar al cliente y negociar. La IA no presta asesoramiento jurídico a los clientes.
• Escritos procesales, firmas y envíos: nada se presenta, firma ni envía sin la aprobación de un abogado.
• Citas: toda resolución, norma o referencia mencionada por una IA se coteja con el original. Tribunales de varios países han censurado escritos procesales con referencias inventadas.
• Decisiones sobre personas: no desarrollamos sistemas que evalúen o seleccionen a personas, por ejemplo para preseleccionar candidaturas. Se consideran de alto riesgo según el anexo III del Reglamento de IA; consulte las categorías de riesgo.
• Chat público sin derivación: un chatbot en la web del despacho solo responde a preguntas organizativas, nunca jurídicas, e indica claramente que es una IA.

Normas profesionales y protección de datos

El secreto profesional es la obligación central en todos los países. La tabla recoge las principales fuentes de cada país como orientación.

A ello se suma el RGPD, que se aplica en la UE y, de forma similar, en el Reino Unido. En la práctica, esto significa: un contrato de encargo del tratamiento con el proveedor (Art. 28 RGPD), tratamiento en la UE o en el Reino Unido, ningún dato de clientes en cuentas privadas o de IA para consumidores y una política de IA del despacho por escrito. El Art. 4 del Reglamento de IA exige que el personal tenga una alfabetización en IA suficiente; el Art. 50 exige que los chatbots de IA se identifiquen como tales. Este resumen ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte los textos vigentes en su colegio de abogados.

Sistemas que probablemente utilice

Entre los programas de gestión de despachos habituales en los países de habla alemana figuran RA-MICRO, ADVOWARE y DATEV; en el Reino Unido y en Irlanda, Clio, LEAP, Actionstep y Proclaim. Los documentos suelen almacenarse en iManage, NetDocuments o SharePoint. Nos conectamos mediante las interfaces que ofrecen estos sistemas (API, exportación, correo electrónico o una carpeta supervisada) y, cuando no las hay, trabajamos en paralelo al sistema. Estos nombres se citan a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial.

Cómo recomiendan despachos los asistentes de IA

Cuando un cliente pregunta a ChatGPT, Gemini o las vistas creadas con IA de Google por «un abogado laboralista en Graz», la respuesta se elabora a partir de fuentes públicas: las páginas del despacho, su Perfil de Empresa en Google, los registros y directorios de los colegios de abogados, los directorios jurídicos y las reseñas. Los despachos que indican con claridad sus áreas de práctica, ubicación y profesionales, y mantienen la misma información en todas las fuentes, resultan más fáciles de citar.

• Una página por área de práctica: situaciones habituales, procedimiento y profesionales responsables.
• Los mismos datos en todas partes: nombre, dirección y áreas de práctica coherentes en la web, el Perfil de Empresa en Google, la inscripción en el registro y los directorios.
• Datos estructurados: Schema.org LegalService con nombre, dirección y áreas de práctica.
• Contenido objetivo: respuestas a preguntas reales de los clientes, sin promesas de éxito y dentro de los límites de la normativa publicitaria.

Nuestra guía de SEO para abogados aborda los detalles, incluida la normativa publicitaria de cada país.

¿Merece la pena automatizar? Ocho preguntas

1. ¿Hay alguien en el despacho que clasifique o transcriba cada día los documentos que llegan?
2. ¿Se extraen y registran a mano los plazos de los escritos?
3. ¿Revisa una y otra vez contratos o conjuntos de documentos similares con la misma lista de comprobación?
4. ¿Se redactan de nuevo escritos rutinarios y notas del expediente aunque su contenido ya conste en él?
5. ¿Se repite la misma información en correos electrónicos, el programa de gestión del despacho y hojas de cálculo?
6. ¿Quedan consultas sin atender porque nadie tiene tiempo para dar una primera respuesta?
7. ¿Existe una norma por escrito sobre qué se puede introducir en las herramientas de IA y quién revisa el resultado?
8. ¿Puede indicar una tarea en la que disponer de un borrador para revisar ya ahorraría tiempo?

Tres o más respuestas afirmativas suelen indicar que hay un proceso que merece la pena probar. La pregunta 7 es el requisito previo: si la respuesta es negativa, empiece por la política de IA.