Stručně
- Vhodné jsou kroky s pevně daným postupem: třídit příchozí poštu, číst písemnosti, připravovat podklady ke lhůtám, navrhovat rutinní dopisy a shrnovat spisy.
- Právní posouzení, strategie, poradenství a každé procesní podání zůstávají na advokátovi. AI připravuje návrhy, advokát je schvaluje.
- Mlčenlivost stojí na prvním místě: smlouva s poskytovatelem, zpracování v EU nebo ve Spojeném království, žádné údaje klientů ve spotřebitelských účtech AI a písemná směrnice advokátní kanceláře pro používání AI.
- Klienti se stále častěji ptají AI asistentů, na kterou advokátní kancelář se obrátit. Kanceláře s přehlednými stránkami pro jednotlivé právní oblasti, jednotnými profily a zápisy v rejstřících lze snáze zmínit.
Typické postupy v advokátní kanceláři
Jde o typické postupy, nikoli o zákaznické projekty. Postup je vždy stejný: něco přijde, AI připraví podklady, člověk je zkontroluje a schválí a výsledek se spolu se záznamem o zpracování přenese do softwaru advokátní kanceláře.
1. Nové poptávky a založení klientského případu
Dnes přijde poptávka e-mailem, přes webový formulář nebo jako poznámka z telefonátu. Někdo ji přečte, přiřadí k právní oblasti, prověří střet zájmů a založí spis.
- Vstup: poptávka e-mailem s přílohami, záznam z webového formuláře nebo přeposlaná zpráva.
- AI připraví: přiřadí právní obor a naléhavost, načte strany, data a spisové značky, vyhledá stávající klienty a protistrany v kancelářském softwaru a navrhne odpověď s žádostí o chybějící údaje.
- Advokát ověří: samotnou kontrolu střetu zájmů, rozhodnutí o převzetí případu a smlouvu o poskytování právních služeb.
- Výstup: návrh předvyplněného formuláře pro založení případu a odpověď, která se odešle až po schválení.
2. Příchozí pošta a lhůty
Pošta od soudů, úřadů a protistran přichází na papíře, e-mailem a prostřednictvím systémů elektronické komunikace v justici. Někdo musí každou písemnost přečíst, uložit a zaznamenat každou lhůtu.
- Vstup: naskenované nebo elektronické písemnosti.
- AI připraví: rozpozná druh písemnosti, soud nebo úřad, spisovou značku a uvedené lhůty, přiřadí písemnost ke spisu a navrhne záznam lhůty s datem a místem v dokumentu.
- Advokát ověří: každou lhůtu podle písemnosti. Výpočet lhůt zůstává právním úkolem.
- Výstup: uložená písemnost, záznam lhůty a krátké shrnutí pro pracovníka vyřizujícího případ.
3. Kontrola dokumentů podle kontrolního seznamu
Smlouvy, soubory dokumentů a podklady z datových místností se čtou stránku po stránce, často kvůli stejným otázkám.
- Vstup: smlouva, soubor dokumentů nebo export z datové místnosti.
- AI připraví: podle kontrolního seznamu kanceláře vyhledá strany, data, výpovědní lhůty, práva na výpověď a neobvyklá ustanovení a u každého nálezu uvede stránku a citaci.
- Advokát ověří: každý nález podle původního textu, poté jej sám posoudí a poskytne poradenství.
- Výstup: kontrolní tabulka nebo návrh záznamu s čísly stránek.
4. První návrhy běžných dokumentů
Smlouvy o poskytování právních služeb, zprávy klientům, standardní dopisy a záznamy do spisu se řídí šablonami, přesto se píší znovu.
- Vstup: spis, šablony a vzory kanceláře, nadiktovaná nebo nahraná poznámka.
- AI připraví: vyplní vlastní šablonu kanceláře údaji ze spisu a vytvoří návrh zprávy klientovi nebo záznamu do spisu.
- Advokát ověří: přečte, upraví a schválí. Nic se neodesílá automaticky.
- Výstup: návrh ve formátu kanceláře uložený v systému správy dokumentů.
Co zůstává na advokátovi a co neděláme
- Poradenství a posouzení: odhadnout šance na úspěch, poradit klientovi a vyjednávat. AI neposkytuje klientům právní poradenství.
- Podání, podpisy a odesílání: bez schválení advokátem se nic nepodává, nepodepisuje ani neodesílá.
- Citace: každé rozhodnutí, předpis a zdroj uvedený AI se ověřují v originále. Soudy v několika zemích kritizovaly podání se smyšlenými odkazy na zdroje.
- Rozhodování o lidech: nevytváříme systémy, které posuzují nebo vybírají jednotlivé osoby, například předvýběr uchazečů o zaměstnání. Podle přílohy III nařízení o AI se považují za vysoce rizikové, viz kategorie rizik.
- Veřejný chat bez předání člověku: chatbot na webu kanceláře odpovídá pouze na organizační otázky, nikdy na právní, a jasně uvádí, že je AI.
Pravidla výkonu povolání a ochrana osobních údajů
Mlčenlivost je všude základní povinností. Tabulka uvádí pro orientaci nejdůležitější zdroje podle zemí.
| Země | Právní základ | Co v zásadě platí |
|---|---|---|
| Anglie a Wales | Kodex chování SRA pro solicitory, body 3.5 a 6.3, a zpráva SRA o AI na trhu právních služeb | Záležitosti klientů zůstávají důvěrné, s výjimkou případů, kdy zveřejnění vyžaduje nebo povoluje zákon nebo s ním klient souhlasí. Kancelář nadále odpovídá za práci vykonanou jejím jménem, i když byla připravena pomocí AI |
| Irsko | Law Society of Ireland, pokyny ke generativní AI | Odpovědnost za výsledek zůstává na solicitorovi, který jej samostatně ověří a zachová důvěrnost i právní privilegium. Pokyny uplatňují zásady Solicitors’ Guide to Professional Conduct na generativní AI |
| Německo | § 43a Abs. 2 BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB a pokyny BRAK k používání AI | Povinnost mlčenlivosti. Zapojení poskytovatelů služeb vyžaduje písemnou smlouvu a závazek mlčenlivosti. BRAK očekává, že advokáti sami ověří výsledky AI a před použitím nástrojů AI v klientské věci vyjasní otázky mlčenlivosti |
| Rakousko | § 9 RAO | Advokáti jsou povinni zachovávat mlčenlivost o záležitostech, které jim byly svěřeny nebo o nichž se dozvěděli při výkonu povolání, pokud to vyžaduje zájem klienta |
K tomu přistupuje GDPR, které platí v EU a v obdobné podobě ve Spojeném království. V praxi to znamená: smlouvu o zpracování osobních údajů s poskytovatelem (Art. 28 GDPR), zpracování v EU nebo ve Spojeném království, žádná klientská data v soukromých nebo spotřebitelských účtech AI a písemnou směrnici pro AI v kanceláři. Art. 4 nařízení o AI vyžaduje dostatečnou gramotnost zaměstnanců v oblasti AI, Art. 50 vyžaduje, aby se AI chatboti jako takoví označili. Tento přehled obsahuje obecné informace a není právním poradenstvím. Ověřte aktuální znění u své komory.
Systémy, které pravděpodobně používáte
Typickým softwarem advokátních kanceláří v německy mluvících zemích jsou RA-MICRO, ADVOWARE a DATEV, ve Spojeném království a Irsku Clio, LEAP, Actionstep a Proclaim. Dokumenty bývají ve službách iManage, NetDocuments nebo SharePoint. Propojujeme se přes rozhraní, která tyto systémy nabízejí (API, export, e-mail nebo sledovaná složka), a tam, kde nejsou, pracujeme vedle systému. Názvy slouží k orientaci a neznamenají partnerství.
Jak AI asistenti doporučují kanceláře
Když se klient ptá ChatGPT, Gemini nebo Google AI Overviews na „advokáta pro pracovní právo v Grazu“, odpověď vzniká z veřejných zdrojů: stránek kanceláře, Firemního profilu Google, rejstříků a seznamů advokátních komor, právních katalogů a recenzí. Kanceláře, které jasně uvádějí právní obory, místo a osoby a všude poskytují stejné informace, mohou být snáze zmíněny.
- Jedna stránka pro každý právní obor: typické situace, postup a odpovědné osoby.
- Všude stejné údaje: název, adresa a právní obory shodně na webu, ve Firemním profilu Google, v rejstříku a katalozích.
- Strukturovaná data: Schema.org
LegalServices názvem, adresou a obory. - Věcný obsah: odpovědi na skutečné otázky klientů bez slibů úspěchu, v mezích právní úpravy reklamy.
Náš průvodce SEO pro advokáty se věnuje podrobnostem včetně právní úpravy reklamy podle zemí.
Vyplatí se automatizace? Osm otázek
- Třídí nebo přepisuje někdo v kanceláři každý den příchozí dokumenty?
- Vyhledávají a zapisují se lhůty z písemností ručně?
- Kontrolujete podobné smlouvy nebo soubory dokumentů opakovaně podle stejného kontrolního seznamu?
- Píší se běžné dopisy a záznamy do spisu znovu, přestože jejich obsah už ve spisu je?
- Je stejná informace v e-mailu, kancelářském softwaru i tabulkách?
- Zůstávají dotazy bez vyřízení, protože nikdo nemá čas na první odpověď?
- Máte písemné pravidlo, které určuje, co lze zadávat do nástrojů AI a kdo kontroluje výsledek?
- Dokážete uvést úkol, u kterého by i návrh určený ke kontrole ušetřil čas?
Tři nebo více odpovědí ano obvykle ukazují na postup, který stojí za vyzkoušení. Otázka 7 je podmínkou: bez jejího splnění začněte směrnicí pro AI.
Zdroje
- Anglie a Wales: SRA, Kodex chování pro solicitory, RELs, RFLs a RSLs a Přehled rizik: využívání AI na trhu právních služeb (anglicky)
- Irsko: Law Society of Ireland, Pokyny pro používání generativní AI právnickými profesemi v Irsku (anglicky)
- Německo: § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 203 StGB, BRAK: Pokyny k používání AI
- Rakousko: § 9 RAO
- Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex; nařízení (EU) 2024/1689 (nařízení o AI), Art. 4, 50 a příloha III: EUR-Lex