Αυτοματισμός AI · Δικηγορικά γραφεία Legal AI: ποιες διαδικασίες αυτοματοποιούνται και τι μένει στον δικηγόρο

Τυπικές διαδικασίες σε δικηγορικό γραφείο

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Το μοτίβο είναι πάντα το ίδιο: Κάτι μπαίνει, η τεχνητή νοημοσύνη το προετοιμάζει, ένας άνθρωπος το ελέγχει και το εγκρίνει και το αποτέλεσμα πηγαίνει στο λογισμικό του δικηγορικού γραφείου με μια καταχώριση καταγραφής.

1. Νέες έρευνες και δημιουργία εντολής

Σήμερα λαμβάνεται ένα αίτημα μέσω email, διαδικτυακής φόρμας ή τηλεφωνικού σημειώματος. Κάποιος το διαβάζει, το αναθέτει σε έναν τομέα δικαίου, ελέγχει για σύγκρουση συμφερόντων και δημιουργεί το αρχείο.

• Είσοδος: Αίτημα μέσω email με συνημμένα, καταχώρηση στη φόρμα web ή προωθημένο μήνυμα.
• Το AI προετοιμάζει: εκχωρεί νομικό πεδίο και επείγοντα θέματα, διαβάζει μέρη, ημερομηνίες και αριθμούς αρχείων, αναζητά υπάρχοντες πελάτες και αντιπάλους στο λογισμικό του δικηγορικού γραφείου και συντάσσει την απάντηση με τις πληροφορίες που λείπουν.
• Δικηγορικοί έλεγχοι: η ίδια η αξιολόγηση της σύγκρουσης, η απόφαση αποδοχής της εντολής και η συμφωνία εντολής.
• Έξοδος: μια προσυμπληρωμένη φόρμα για τη δημιουργία εντολής ως προσχέδιο και μια απάντηση που θα σταλεί μόνο μετά την έγκριση.

2. Εισερχόμενα και προθεσμίες

Η αλληλογραφία από δικαστήρια, αρχές και αντίπαλα μέρη έρχεται σε χαρτί, μέσω email και μέσω ηλεκτρονικών νομικών συστημάτων. Κάποιος διαβάζει κάθε γράμμα, το αρχειοθετεί και σημειώνει κάθε προθεσμία.

• Είσοδος: σαρωμένα ή ηλεκτρονικά έγγραφα.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει τον τύπο του εγγράφου, το δικαστήριο ή την αρχή, τον αριθμό αρχείου και τις αναφερόμενες προθεσμίες, το εκχωρεί στο αρχείο και προτείνει την καταχώριση της προθεσμίας με την ημερομηνία και τον τόπο.
• Δικηγορικοί έλεγχοι: κάθε προθεσμία στο έγγραφο. Ο υπολογισμός της προθεσμίας παραμένει νόμιμο καθήκον.
• Έξοδος: το κατατεθέν έγγραφο, την καταληκτική ημερομηνία καταχώρισης και μια σύντομη περίληψη για τον υπάλληλο.

3. Επαλήθευση εγγράφων σύμφωνα με τη λίστα ελέγχου

Τα συμβόλαια, οι δέσμες και τα έγγραφα από τις αίθουσες δεδομένων διαβάζονται σελίδα προς σελίδα, συχνά για τις ίδιες ερωτήσεις.

• Είσοδος: ένα συμβόλαιο, ένα πακέτο ή μια εξαγωγή από μια αίθουσα δεδομένων.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει μέρη, ημερομηνίες, περιόδους ειδοποίησης, δικαιώματα καταγγελίας και ασυνήθιστες ρήτρες σύμφωνα με μια λίστα ελέγχου από το δικηγορικό γραφείο και παραθέτει κάθε εύρημα με μια σελίδα και μια αναφορά.
• Δικηγορικοί έλεγχοι: κάθε εύρημα στο αρχικό κείμενο, αξιολογεί και στη συνέχεια συμβουλεύει τον εαυτό σας.
• Έξοδος: πίνακα επιταγών ή προσχέδιο σημειώματος, με αριθμούς σελίδων.

4. Πρώτα προσχέδια εγγράφων ρουτίνας

Οι συμφωνίες εντολών, οι αναφορές πελατών, οι τυπικές επιστολές και οι σημειώσεις αρχείων ακολουθούν πρότυπα, αλλά εξακολουθούν να πληκτρολογούνται ξανά.

• Είσοδος: το αρχείο, τα πρότυπα και τα δείγματα του γραφείου, ένα υπαγορευμένο ή ηχογραφημένο σημείωμα.
• Το AI προετοιμάζει: συμπληρώνει το πρότυπο της δικηγορικής εταιρείας από τα δεδομένα του αρχείου και συντάσσει την αναφορά πελάτη ή το σημείωμα αρχείου.
• Δικηγορικοί έλεγχοι: διαβάζει, αλλάζει και κυκλοφορεί. Τίποτα δεν αποστέλλεται αυτόματα.
• Έξοδος: ένα προσχέδιο σε μορφή δικηγορικού γραφείου, αποθηκευμένο στη διαχείριση εγγράφων.

Τι μένει στον δικηγόρο και τι δεν κάνουμε

• Συμβουλές και αξιολόγηση: αξιολογήστε τις πιθανότητες επιτυχίας, συμβουλέψτε τον πελάτη και διαπραγματευτείτε. Το AI δεν παρέχει νομικές συμβουλές σε πελάτες.
• Επιστολές, υπογραφές και αποστολή: Τίποτα δεν θα κατατεθεί, θα υπογραφεί ή θα σταλεί χωρίς έγκριση από δικηγόρο.
• Αποσπάσματα: Κάθε απόφαση, κανονισμός και αναφορά που αναφέρεται από μια τεχνητή νοημοσύνη ελέγχεται σε σχέση με το πρωτότυπο. Δικαστήρια σε πολλές χώρες έχουν επικρίνει υπομνήματα που περιέχουν πλασματικές αναφορές.
• Αποφάσεις για άτομα: Δεν κατασκευάζουμε συστήματα που αξιολογούν ή επιλέγουν άτομα, όπως η προεπιλογή εφαρμογών. Θεωρούνται υψηλού κινδύνου σύμφωνα με το Παράρτημα III του Κανονισμού ΤΝ, βλ Κατηγορίες κινδύνου.
• Δημόσια συνομιλία χωρίς παράδοση: ένα chatbot στον ιστότοπο του δικηγορικού γραφείου απαντά μόνο σε οργανωτικές ερωτήσεις, ποτέ σε νομικές και δηλώνει ξεκάθαρα ότι πρόκειται για τεχνητή νοημοσύνη.

Επαγγελματικό δίκαιο και προστασία δεδομένων

Η εμπιστευτικότητα είναι το βασικό καθήκον παντού. Ο πίνακας παραθέτει τις πιο σημαντικές πηγές για κάθε χώρα για καθοδήγηση.

Επιπλέον, υπάρχει ο GDPR, ο οποίος ισχύει στην ΕΕ και σε παρόμοια μορφή στο Ηνωμένο Βασίλειο. Στην πράξη αυτό σημαίνει: συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων με τον πάροχο (άρθρο 28 GDPR), επεξεργασία στην ΕΕ ή στο Ηνωμένο Βασίλειο, χωρίς δεδομένα πελατών σε ιδιωτικούς ή καταναλωτικούς λογαριασμούς τεχνητής νοημοσύνης και γραπτή Πολιτική AI το γραφείο. Το άρθρο 4 του κανονισμού ΤΝ απαιτεί επαρκή Ικανότητα τεχνητής νοημοσύνης των εργαζομένων, Άρθ. Το 50 απαιτεί τα chatbot AI να αυτοπροσδιορίζονται ως τέτοια. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές. Ελέγξτε τα τρέχοντα κείμενα με την αίθουσα σας.

Συστήματα που πιθανότατα χρησιμοποιείτε

Τυπικό λογισμικό δικηγορικών γραφείων στις γερμανόφωνες χώρες είναι τα RA-MICRO, ADVOWARE και DATEV, στο Ηνωμένο Βασίλειο και την Ιρλανδία τα Clio, LEAP, Actionstep και Proclaim. Τα έγγραφα βρίσκονται συχνά στο iManage, στο NetDocuments ή στο SharePoint. Συνδεόμαστε μέσω των διεπαφών που προσφέρουν αυτά τα συστήματα (API, εξαγωγή, email ή φάκελος παρακολούθησης) και εργαζόμαστε παράλληλα με το σύστημα όπου δεν υπάρχει. Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία.

Πώς συνιστούν οι βοηθοί τεχνητής νοημοσύνης δικηγορικά γραφεία

Όταν ένας πελάτης ρωτά τις επισκοπήσεις ChatGPT, Gemini ή AI της Google για "δικηγόρο εργατικού δικαίου στο Γκρατς", η απάντηση προέρχεται από δημόσιες πηγές: τις σελίδες της εταιρείας, το εταιρικό προφίλ της Google, μητρώα και καταλόγους δικηγορικών συλλόγων, νομικούς καταλόγους και κριτικές. Τα δικηγορικά γραφεία που δηλώνουν ξεκάθαρα νομικές περιοχές, τοποθεσίες και άτομα και λένε το ίδιο πράγμα παντού είναι πιο εύκολο να κατονομαστούν.

• Μία σελίδα ανά νομική περιοχή: τυπικές καταστάσεις, διαδικασία και υπεύθυνοι άνθρωποι.
• Ίδιες πληροφορίες παντού: Το όνομα, η διεύθυνση και οι νομικές περιοχές είναι οι ίδιες στον ιστότοπο, το εταιρικό προφίλ Google, την καταχώριση μητρώου και τους καταλόγους.
• Δομημένα δεδομένα: Schema.org Νομική Υπηρεσία με όνομα, διεύθυνση και περιοχές.
• Πραγματικό περιεχόμενο: Απαντήσεις σε πραγματικές ερωτήσεις πελατών χωρίς καμία υπόσχεση επιτυχίας, στο πλαίσιο της νομοθεσίας περί διαφήμισης.

Ο οδηγός μας SEO για δικηγόρους καλύπτει τις λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένου του νόμου περί διαφήμισης ανά χώρα.

Αξίζει ο αυτοματισμός; Οκτώ ερωτήσεις

1. Μήπως κάποιος στο γραφείο ταξινομεί ή πληκτρολογεί τα εισερχόμενα έγγραφα κάθε μέρα;
2. Οι προθεσμίες διαβάζονται και εισάγονται χειροκίνητα από έγγραφα;
3. Ελέγχετε παρόμοια συμβόλαια ή πακέτα ξανά και ξανά χρησιμοποιώντας την ίδια λίστα ελέγχου;
4. Γράφονται ξανά τα γράμματα ρουτίνας και οι σημειώσεις αρχείων, παρόλο που το περιεχόμενο βρίσκεται ήδη στο αρχείο;
5. Υπάρχουν οι ίδιες πληροφορίες σε email, λογισμικό δικηγορικών γραφείων και υπολογιστικά φύλλα;
6. Έμειναν οι έρευνες πίσω επειδή κανείς δεν έχει χρόνο να απαντήσει πρώτος;
7. Υπάρχει γραπτός κανόνας σχετικά με το τι επιτρέπεται στα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης και ποιος ελέγχει τα αποτελέσματα;
8. Μπορείτε να ονομάσετε μια εργασία όπου και μόνο με ένα προσχέδιο για έλεγχο θα εξοικονομούσε χρόνο;

Τρεις ή περισσότερες απαντήσεις ναι συνήθως υποδεικνύουν μια διαδικασία που αξίζει να δοκιμαστεί. Η ερώτηση 7 είναι η προϋπόθεση: χωρίς αυτήν, ξεκινάτε με την πολιτική AI.