Automatização com IA · Escritórios de advogados Legal AI para advogados e os seus escritórios: que processos podem ser automatizados e o que continua a cargo do advogado

Processos típicos num escritório de advogados

São processos típicos, não projetos de clientes. O padrão é sempre o mesmo: algo é recebido, a IA prepara, uma pessoa verifica e aprova, e o resultado passa para o software do escritório com uma entrada no registo.

1. Novos pedidos e abertura de processos

Atualmente, chega um pedido por correio eletrónico, formulário Web ou nota de uma chamada telefónica. Alguém lê o pedido, classifica-o numa área de prática jurídica, verifica conflitos de interesses e abre o processo.

• Entrada: pedido por email com anexos, preenchimento de um formulário no site ou mensagem reencaminhada.
• A IA prepara: identifica a área jurídica e a urgência, extrai as partes, as datas e os números de processo, procura clientes e partes contrárias existentes no programa do escritório e redige uma resposta a solicitar as informações em falta.
• O advogado verifica: a própria verificação de conflitos de interesses, a decisão de aceitar o mandato e o acordo de prestação de serviços jurídicos.
• Saída: um formulário pré-preenchido para abertura do mandato, em rascunho, e uma resposta que só é enviada após aprovação.

2. Correspondência recebida e prazos

A correspondência de tribunais, autoridades e partes contrárias chega em papel, por email e através de sistemas de comunicação judicial eletrónica. Alguém lê cada documento, arquiva-o e regista cada prazo.

• Entrada: documentos digitalizados ou eletrónicos.
• A IA prepara: identifica o tipo de documento, o tribunal ou a autoridade, o número de processo e os prazos mencionados, associa-o ao processo e sugere o registo do prazo com a data e a passagem de origem.
• O advogado verifica: cada prazo no documento. O cálculo dos prazos continua a ser uma tarefa jurídica.
• Saída: o documento arquivado, o registo do prazo e um breve resumo para a pessoa responsável pelo processo.

3. Análise de documentos com lista de verificação

Contratos, conjuntos de documentos e documentação de salas de dados são lidos página a página, frequentemente para responder às mesmas perguntas.

• Entrada: um contrato, um conjunto de documentos ou uma exportação de uma sala de dados.
• A IA prepara: extrai partes, datas, prazos de denúncia, direitos de denúncia e cláusulas invulgares segundo uma lista de verificação do escritório e enumera cada ocorrência com a página e a citação.
• O advogado verifica: cada ocorrência no texto original, avalia-a e presta depois o aconselhamento pessoalmente.
• Saída: uma tabela de análise ou o rascunho de uma nota, com indicação das páginas.

4. Primeiros rascunhos de documentos de rotina

Acordos de prestação de serviços jurídicos, relatórios para clientes, cartas padrão e notas de processo seguem modelos, mas continuam a ser escritos de novo.

• Entrada: o processo, os modelos e exemplos do escritório, uma nota ditada ou gravada.
• A IA prepara: preenche o modelo próprio do escritório com os dados do processo e redige o relatório para o cliente ou a nota de processo.
• O advogado verifica: lê, altera e aprova. Nada é enviado automaticamente.
• Saída: um rascunho no formato do escritório, guardado no sistema de gestão documental.

O que continua a caber ao advogado e o que não fazemos

• Aconselhamento e avaliação: avaliar as perspetivas de êxito, aconselhar o cliente e negociar. A IA não presta aconselhamento jurídico aos clientes.
• Peças processuais, assinaturas e envio: nada é apresentado, assinado ou enviado sem a aprovação de um advogado.
• Citações: cada decisão, disposição e referência indicada por uma IA é verificada no original. Tribunais de vários países censuraram peças processuais com referências inventadas.
• Decisões sobre pessoas: não desenvolvemos sistemas que avaliem ou selecionem pessoas, como a pré-seleção de candidaturas. São considerados de risco elevado pelo Anexo III do Regulamento da IA; consulte as categorias de risco.
• Chat público sem encaminhamento: um chatbot no site do escritório responde apenas a questões organizacionais, nunca jurídicas, e indica claramente que é uma IA.

Legislação profissional e proteção de dados

O sigilo profissional é a obrigação central em todos os países. A tabela indica as principais fontes de cada país para orientação.

Acresce o RGPD, aplicável na UE e, de forma semelhante, no Reino Unido. Na prática, isto significa: contrato de subcontratação com o prestador (Art. 28 RGPD), tratamento na UE ou no Reino Unido, ausência de dados de clientes em contas de IA pessoais ou de consumo e uma política de IA escrita do escritório. O Art. 4 do Regulamento da IA exige literacia em IA suficiente dos colaboradores; o Art. 50 exige que os chatbots com IA se identifiquem como tal. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico. Consulte os textos atuais junto da sua ordem profissional.

Sistemas que provavelmente utiliza

Nos países de língua alemã, os programas habituais para escritórios incluem RA-MICRO, ADVOWARE e DATEV; no Reino Unido e na Irlanda, Clio, LEAP, Actionstep e Proclaim. Os documentos estão frequentemente no iManage, NetDocuments ou SharePoint. Fazemos a integração através das interfaces disponibilizadas por estes sistemas (API, exportação, email ou uma pasta monitorizada) e trabalhamos em paralelo com o sistema quando não existem interfaces. Os nomes servem de orientação e não indicam qualquer parceria.

Como os assistentes de IA recomendam escritórios de advogados

Quando um cliente pergunta ao ChatGPT, ao Gemini ou ao Google AI Overviews por «um advogado de direito do trabalho em Graz», a resposta resulta de fontes públicas: páginas do escritório, Perfil da Empresa no Google, registos e diretórios das ordens de advogados, diretórios jurídicos e avaliações. É mais fácil mencionar escritórios que identificam claramente as áreas jurídicas, a localização e as pessoas e apresentam as mesmas informações em todo o lado.

• Uma página por área jurídica: situações típicas, processo e pessoas responsáveis.
• As mesmas informações em todo o lado: nome, morada e áreas jurídicas iguais no site, no Perfil da Empresa no Google, no registo e nos diretórios.
• Dados estruturados: Schema.org LegalService com nome, morada e áreas.
• Conteúdos objetivos: respostas a perguntas reais dos clientes, sem promessas de êxito e respeitando as regras de publicidade.

O nosso guia SEO para advogados aborda os pormenores, incluindo as regras de publicidade de cada país.

Vale a pena automatizar? Oito perguntas

1. Alguém no escritório ordena ou transcreve à mão os documentos recebidos todos os dias?
2. Os prazos são lidos e registados manualmente a partir dos documentos?
3. Analisa repetidamente contratos ou conjuntos de documentos semelhantes com a mesma lista de verificação?
4. As cartas de rotina e as notas de processo são escritas de novo, apesar de o conteúdo já constar do processo?
5. A mesma informação consta de emails, do programa do escritório e de tabelas?
6. Os pedidos ficam por tratar porque ninguém tem tempo para a primeira resposta?
7. Existe uma regra escrita sobre o que pode ser introduzido nas ferramentas de IA e quem verifica o resultado?
8. Consegue indicar uma tarefa em que um simples rascunho para revisão já permitiria poupar tempo?

Três ou mais respostas afirmativas indicam geralmente um processo que vale a pena testar. A pergunta 7 é o requisito prévio: sem uma resposta afirmativa, comece pela política de IA.