Автоматизация с ИИ · Адвокатски кантори AI за адвокати и кантори: кои процеси могат да се автоматизират и какво остава при адвоката

Типични процеси в адвокатска кантора

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Моделът винаги е един и същ: нещо постъпва, ИИ подготвя, човек проверява и одобрява, а резултатът се предава в софтуера на кантората със запис в дневника.

1. Нови запитвания и откриване на клиентско досие

Днес запитване постъпва по имейл, чрез уебформуляр или като бележка от телефонен разговор. Някой го прочита, отнася го към правна област, проверява за конфликт на интереси и създава досието.

• Вход: запитване по имейл с прикачени файлове, запис в уебформуляр или препратено съобщение.
• ИИ подготвя: определя правната област и спешността, извлича страните, датите и номерата на делата, търси съществуващи клиенти и насрещни страни в софтуера на кантората и подготвя отговор с въпроси за липсващите данни.
• Адвокатът проверява: самата проверка за конфликт на интереси, решението за поемане на случая и договора с клиента.
• Изход: предварително попълнен формуляр за откриване на клиентско досие като чернова и отговор, който се изпраща едва след одобрение.

2. Входяща кореспонденция и срокове

Кореспонденцията от съдилища, органи и насрещната страна пристига на хартия, по имейл и чрез системи за електронен обмен в съдебната система. Някой прочита всяко писмо, архивира го и записва всеки срок.

• Вход: сканирани или електронни документи.
• ИИ подготвя: разпознава вида на документа, съда или органа, номера на делото и посочените срокове, отнася го към съответното досие и предлага запис на срока с дата и място в източника.
• Адвокатът проверява: всеки срок по оригиналния документ. Изчисляването на сроковете остава правна задача.
• Изход: архивираният документ, записът на срока и кратко обобщение за отговорния служител.

3. Проверка на документи по контролен списък

Договори, комплекти документи и материали от виртуални стаи за данни се четат страница по страница, често за отговор на едни и същи въпроси.

• Вход: договор, комплект документи или експорт от виртуална стая за данни.
• ИИ подготвя: извлича страните, датите, сроковете за предизвестие, правата за прекратяване и необичайните клаузи по контролен списък на кантората и изброява всяка находка с номер на страница и цитат.
• Адвокатът проверява: всяка находка в оригиналния текст, след което сам извършва оценката и дава съвет.
• Изход: таблица за проверка или проект на бележка с посочени страници.

4. Първи проекти на рутинни документи

Договорите с клиенти, отчетите до тях, стандартните писма и бележките по досиета следват шаблони, но въпреки това се въвеждат наново.

• Вход: досието, шаблоните и образците на кантората, продиктувана или записана бележка.
• ИИ подготвя: попълва собствения шаблон на кантората с данни от досието и изготвя проект на отчет до клиента или бележка по досието.
• Адвокатът проверява: прочита, редактира и одобрява. Нищо не се изпраща автоматично.
• Изход: проект във формата на кантората, съхранен в системата за управление на документи.

Какво остава при адвоката и какво не правим

• Консултация и преценка: оценка на шансовете за успех, консултиране на клиента и водене на преговори. ИИ не дава правни съвети на клиенти.
• Процесуални документи, подписи и изпращане: нищо не се подава, подписва или изпраща без одобрение от адвокат.
• Цитати: всяко решение, разпоредба и източник, посочени от ИИ, се проверяват по оригинала. Съдилища в няколко държави са критикували процесуални документи с измислени източници.
• Решения за хора: не изграждаме системи, които оценяват или подбират отделни лица, например за предварителен подбор на кандидатури. Съгласно приложение III към Регламента за ИИ те са високорискови, вижте класове риск.
• Публичен чат без прехвърляне към човек: чатботът на сайта на кантората отговаря само на организационни въпроси, никога на правни, и ясно заявява, че е ИИ.

Правила за професионална дейност и защита на данните

Поверителността е основно задължение навсякъде. Таблицата посочва най-важните източници по държави за ориентация.

Към това се добавя ОРЗД, който се прилага в ЕС, а в подобна форма и в Обединеното кралство. На практика това означава: договор за обработване на лични данни с доставчика (Art. 28 ОРЗД), обработване в ЕС или Обединеното кралство, без клиентски данни в частни профили или профили за индивидуални потребители на ИИ и писмена политика за ИИ на кантората. Art. 4 от Регламента за ИИ изисква достатъчна грамотност в областта на ИИ на служителите, а Art. 50 изисква чатботовете с ИИ да се обозначават като такива. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация. Проверете актуалните текстове при Вашата адвокатска колегия.

Системи, които вероятно използвате

Типичен софтуер за кантори в немскоезичните държави е RA-MICRO, ADVOWARE и DATEV, а в Обединеното кралство и Ирландия: Clio, LEAP, Actionstep и Proclaim. Документите често се съхраняват в iManage, NetDocuments или SharePoint. Свързваме чрез интерфейсите, които тези системи предлагат (API, експорт, имейл или наблюдавана папка), а когато няма такива, работим паралелно със системата. Имената служат за ориентация и не означават партньорство.

Как асистентите с ИИ препоръчват адвокатски кантори

Когато клиент попита ChatGPT, Gemini или AI Overviews на Google за „адвокат по трудово право в Грац“, отговорът се формира от публични източници: страниците на кантората, бизнес профила в Google, регистрите и указателите на адвокатските колегии, правните указатели и отзивите. Кантори, които ясно посочват правните си области, местоположението и хората си и навсякъде дават еднаква информация, могат по-лесно да бъдат споменати.

• Страница за всяка правна област: типични ситуации, процес и отговорни лица.
• Еднакви данни навсякъде: едни и същи име, адрес и правни области на сайта, в бизнес профила в Google, в регистъра и в указателите.
• Структурирани данни: Schema.org LegalService с име, адрес и области.
• Обективно съдържание: отговори на реални клиентски въпроси без обещания за успех, в рамките на правилата за реклама.

Нашето ръководство SEO за адвокати разглежда подробностите, включително правилата за реклама по държави.

Струва ли си автоматизацията? Осем въпроса

1. Някой в кантората сортира ли или преписва ли входящи документи всеки ден?
2. Сроковете извличат ли се ръчно от документите и вписват ли се на ръка?
3. Проверявате ли сходни договори или комплекти документи отново и отново по един и същ контролен списък?
4. Пишат ли се наново рутинни писма и бележки по досиета, въпреки че съдържанието вече е в досието?
5. Има ли една и съща информация в имейлите, софтуера на кантората и таблиците?
6. Остават ли запитвания без отговор, защото никой няма време за първоначален отговор?
7. Има ли писмено правило какви данни могат да се въвеждат в ИИ инструменти и кой проверява резултата?
8. Можете ли да посочите задача, при която дори изготвянето на чернова за проверка би спестило време?

Три или повече отговора „да“ обикновено показват процес, който си струва да се тества. Въпрос 7 е предварителното условие: ако то не е изпълнено, започнете с политиката за ИИ.