Automatyzacja z AI · Kancelarie AI dla prawników i kancelarii: które procesy można zautomatyzować, a co pozostaje w gestii prawnika

Typowe procesy w kancelarii

To typowe procesy, nie projekty klientów. Schemat jest zawsze taki sam: coś wpływa do kancelarii, AI przygotowuje, człowiek sprawdza i zatwierdza, a wynik trafia do oprogramowania kancelarii wraz z wpisem w rejestrze działań.

1. Nowe zapytania i zakładanie spraw

Dziś zapytanie przychodzi e-mailem, przez formularz internetowy lub jako notatka z rozmowy telefonicznej. Ktoś je czyta, przypisuje do dziedziny prawa, sprawdza konflikty interesów i zakłada akta.

• Dane wejściowe: zapytanie e-mailem z załącznikami, wpis w formularzu internetowym lub przekazana wiadomość.
• AI przygotowuje: przypisuje dziedzinę prawa i pilność, odczytuje strony, daty i sygnatury, wyszukuje obecnych klientów i przeciwników procesowych w oprogramowaniu kancelarii oraz przygotowuje odpowiedź z pytaniami o brakujące dane.
• Prawnik sprawdza: samą kontrolę konfliktu interesów, decyzję o przyjęciu sprawy i umowę z klientem.
• Wynik: wstępnie wypełniony formularz założenia sprawy jako projekt i odpowiedź wysyłana dopiero po zatwierdzeniu.

2. Korespondencja przychodząca i terminy

Korespondencja z sądów, urzędów i od strony przeciwnej dociera na papierze, e-mailem i przez systemy elektronicznej komunikacji sądowej. Ktoś czyta każde pismo, zapisuje je w aktach i odnotowuje każdy termin.

• Dane wejściowe: zeskanowane lub elektroniczne pisma.
• AI przygotowuje: rozpoznaje rodzaj pisma, sąd lub urząd, sygnaturę i wymienione terminy, przypisuje pismo do akt oraz proponuje wpis terminu z datą i wskazaniem fragmentu źródłowego.
• Prawnik sprawdza: każdy termin w piśmie. Obliczanie terminów pozostaje zadaniem prawnym.
• Wynik: zapisane w aktach pismo, wpis terminu i krótkie podsumowanie dla osoby prowadzącej sprawę.

3. Weryfikacja dokumentów według listy kontrolnej

Umowy, zbiory dokumentów i materiały z pokoi danych są czytane strona po stronie, często pod kątem tych samych pytań.

• Dane wejściowe: umowa, zbiór dokumentów lub eksport z pokoju danych.
• AI przygotowuje: odczytuje strony, daty, okresy wypowiedzenia, uprawnienia do wypowiedzenia i nietypowe klauzule według listy kontrolnej kancelarii oraz zestawia każde ustalenie ze stroną i cytatem.
• Prawnik sprawdza: każde ustalenie w oryginalnym tekście, a następnie samodzielnie ocenia i doradza.
• Wynik: tabela weryfikacji lub projekt notatki ze wskazaniem stron.

4. Pierwsze wersje rutynowych dokumentów

Umowy z klientami, raporty dla klientów, standardowe pisma i notatki do akt opierają się na wzorach, a mimo to są pisane od nowa.

• Dane wejściowe: akta, szablony i wzory kancelarii, podyktowana lub nagrana notatka.
• AI przygotowuje: wypełnia własny szablon kancelarii danymi z akt oraz tworzy projekt raportu dla klienta lub notatki do akt.
• Prawnik sprawdza: czyta, zmienia i zatwierdza. Nic nie jest wysyłane automatycznie.
• Wynik: projekt w formacie kancelarii, zapisany w systemie zarządzania dokumentami.

Co pozostaje po stronie prawnika i czego nie robimy

• Doradztwo i ocena: ocena szans powodzenia, doradzanie klientowi i negocjacje. AI nie udziela klientom porad prawnych.
• Pisma procesowe, podpisy i wysyłka: nic nie jest składane, podpisywane ani wysyłane bez zatwierdzenia przez prawnika.
• Cytowania: każde orzeczenie, przepis i źródło przywołane przez AI są sprawdzane w oryginale. Sądy w kilku krajach skrytykowały pisma procesowe zawierające zmyślone źródła.
• Decyzje dotyczące osób: nie budujemy systemów oceniających lub wybierających poszczególne osoby, na przykład do wstępnej selekcji zgłoszeń kandydatów. Zgodnie z załącznikiem III rozporządzenia w sprawie AI są one uznawane za systemy wysokiego ryzyka. Więcej w kategoriach ryzyka.
• Publiczny czat bez przekazania człowiekowi: chatbot na stronie kancelarii odpowiada tylko na pytania organizacyjne, nigdy prawne, i wyraźnie informuje, że jest AI.

Przepisy zawodowe i ochrona danych

Zachowanie tajemnicy jest wszędzie podstawowym obowiązkiem. Tabela wskazuje najważniejsze źródła dla poszczególnych krajów w celu orientacji.

Do tego dochodzi RODO obowiązujące w UE i w podobnej formie w Zjednoczonym Królestwie. W praktyce oznacza to umowę powierzenia przetwarzania danych z dostawcą (Art. 28 RODO), przetwarzanie w UE lub Zjednoczonym Królestwie, zakaz wprowadzania danych klientów na prywatne lub konsumenckie konta AI oraz pisemną politykę AI kancelarii. Art. 4 rozporządzenia w sprawie AI wymaga wystarczających kompetencji pracowników w zakresie AI, a Art. 50 wymaga, aby chatboty AI ujawniały swój charakter. Ten przegląd ma charakter ogólnych informacji i nie stanowi porady prawnej. Aktualne teksty należy sprawdzić w swojej izbie.

Systemy, z których prawdopodobnie Państwo korzystają

Typowe oprogramowanie kancelarii w krajach niemieckojęzycznych to RA-MICRO, ADVOWARE i DATEV, a w Zjednoczonym Królestwie i Irlandii Clio, LEAP, Actionstep i Proclaim. Dokumenty często znajdują się w iManage, NetDocuments lub SharePoint. Integrujemy systemy przez oferowane przez nie interfejsy (API, eksport, e-mail lub monitorowany folder), a tam, gdzie ich nie ma, pracujemy równolegle z systemem. Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa.

Jak asystenci AI polecają kancelarie

Gdy klient pyta ChatGPT, Gemini lub Przegląd od AI Google o „prawnika specjalizującego się w prawie pracy w Grazu”, odpowiedź powstaje na podstawie publicznych źródeł: stron kancelarii, Profilu Firmy w Google, rejestrów i katalogów izb adwokackich, katalogów prawniczych oraz opinii. Kancelarie, które jasno podają dziedziny prawa, lokalizację i osoby oraz wszędzie przekazują te same informacje, łatwiej uwzględnić w odpowiedziach.

• Osobna strona dla każdej dziedziny prawa: typowe sytuacje, przebieg i osoby odpowiedzialne.
• Wszędzie te same dane: identyczne nazwa, adres i dziedziny prawa na stronie, w Profilu Firmy w Google, wpisie w rejestrze i katalogach.
• Dane strukturalne: Schema.org LegalService z nazwą, adresem i obszarami.
• Rzeczowe treści: odpowiedzi na rzeczywiste pytania klientów, bez obietnic sukcesu i zgodnie z przepisami o reklamie.

Nasz poradnik SEO dla prawników omawia szczegóły, w tym przepisy reklamowe w poszczególnych krajach.

Czy automatyzacja się opłaca? Osiem pytań

1. Czy ktoś w kancelarii codziennie sortuje lub przepisuje dokumenty przychodzące?
2. Czy terminy są ręcznie odczytywane z pism i wpisywane?
3. Czy stale sprawdzają Państwo podobne umowy lub zbiory dokumentów według tej samej listy kontrolnej?
4. Czy rutynowe pisma i notatki do akt są pisane od nowa, choć ich treść jest już w aktach?
5. Czy ta sama informacja znajduje się w e-mailu, oprogramowaniu kancelarii i tabelach?
6. Czy zapytania czekają, ponieważ nikt nie ma czasu na pierwszą odpowiedź?
7. Czy istnieją pisemne zasady określające, jakie dane można wprowadzać do narzędzi AI i kto weryfikuje wynik?
8. Czy potrafią Państwo wskazać zadanie, w którym już sam szkic do weryfikacji pozwoliłby zaoszczędzić czas?

Trzy lub więcej odpowiedzi „tak” zwykle wskazują proces wart przetestowania. Pytanie 7 jest warunkiem wstępnym: jeśli nie jest spełniony, należy zacząć od polityki AI.