AI‑automatizálás · Ügyvédi irodák Jogi AI ügyvédeknek és ügyvédi irodáknak: mely folyamatok automatizálhatók, és mi marad az ügyvéd feladata

Tipikus folyamatok egy ügyvédi irodában

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. A minta mindig ugyanaz: valami beérkezik, az AI előkészít, egy ember ellenőriz és jóváhagy, az eredmény pedig naplóbejegyzéssel együtt bekerül az ügyvédi irodai szoftverbe.

1. Új megkeresések és megbízások létrehozása

Jelenleg egy megkeresés e-mailben, webes űrlapon vagy telefonos feljegyzés formájában érkezik. Valaki elolvassa, jogterülethez sorolja, ellenőrzi az érdekellentéteket, és létrehozza az ügyiratot.

• Beérkezés: megkeresés e-mailben mellékletekkel, webes űrlapon megadott bejegyzés vagy továbbított üzenet.
• Az AI előkészít: besorolja a jogterületet és a sürgősséget, kiolvassa a feleket, dátumokat és ügyszámokat, megkeresi a meglévő ügyfeleket és ellenérdekű feleket az ügyvédi iroda szoftverében, és elkészíti a hiányzó adatokat bekérő válasz tervezetét.
• Az ügyvéd ellenőriz: magát az összeférhetetlenségi vizsgálatot, a megbízás elfogadásáról szóló döntést és a megbízási szerződést.
• Eredmény: előre kitöltött űrlaptervezet a megbízás rögzítéséhez, valamint válasz, amely csak jóváhagyás után kerül kiküldésre.

2. Beérkező iratok és határidők

A bíróságok, hatóságok és ellenérdekű felek küldeményei papíron, e-mailben és elektronikus jogi kapcsolattartási rendszereken keresztül érkeznek. Valaki minden levelet elolvas, elhelyez az iratok között, és minden határidőt feljegyez.

• Beérkezés: szkennelt vagy elektronikus iratok.
• Az AI előkészít: felismeri az irat típusát, a bíróságot vagy hatóságot, az ügyszámot és az említett határidőket, az ügyiratokhoz rendeli, és javaslatot tesz a határidő bejegyzésére dátummal és forráshellyel.
• Az ügyvéd ellenőriz: minden határidőt az irat alapján. A határidő számítása jogi feladat marad.
• Eredmény: az elhelyezett irat, a határidő-bejegyzés és egy rövid összefoglaló az ügyintézőnek.

3. Dokumentumellenőrzés ellenőrzőlista alapján

A szerződéseket, iratcsomagokat és az adatszobák dokumentumait oldalról oldalra olvassák végig, gyakran ugyanazon kérdések miatt.

• Beérkezés: szerződés, iratcsomag vagy adatszobából készített export.
• Az AI előkészít: az iroda ellenőrzőlistája alapján kiolvassa a feleket, dátumokat, felmondási határidőket, felmondási jogokat és szokatlan kikötéseket, és minden találatot oldalszámmal és idézettel sorol fel.
• Az ügyvéd ellenőriz: minden találatot az eredeti szöveg alapján, majd maga értékel és ad tanácsot.
• Eredmény: ellenőrzési táblázat vagy feljegyzéstervezet, oldalhivatkozásokkal.

4. Rutindokumentumok első tervezetei

A megbízási szerződések, ügyféltájékoztató jelentések, szabványlevelek és ügyirathoz kapcsolódó feljegyzések sablonokat követnek, mégis újra begépelik őket.

• Beérkezés: az ügyiratok, az iroda sablonjai és mintái, egy diktált vagy rögzített jegyzet.
• Az AI előkészít: az ügyiratok adataiból kitölti az iroda saját sablonját, és elkészíti az ügyféltájékoztató jelentés vagy az ügyirathoz kapcsolódó feljegyzés tervezetét.
• Az ügyvéd ellenőriz: elolvassa, módosítja és jóváhagyja. Semmi nem kerül automatikusan kiküldésre.
• Eredmény: az iroda formátumának megfelelő tervezet, a dokumentumkezelőben elmentve.

Mi marad az ügyvéd feladata, és mit nem végzünk el?

• Tanácsadás és értékelés: az esélyek felmérése, az ügyfélnek adott tanács és a tárgyalás. Az AI nem ad jogi tanácsot az ügyfeleknek.
• Beadványok, aláírások és kiküldés: ügyvédi jóváhagyás nélkül semmit nem nyújtanak be, írnak alá vagy küldenek ki.
• Idézetek: az AI által megnevezett minden döntést, jogszabályt és forráshelyet az eredetin ellenőriznek. Több ország bíróságai kifogásoltak már kitalált hivatkozásokat tartalmazó beadványokat.
• Személyekről hozott döntések: nem készítünk olyan rendszereket, amelyek egyes személyeket értékelnek vagy választanak ki, például álláspályázatokat válogatnak elő. Ezek az AI‑rendelet III. melléklete szerint magas kockázatúnak minősülnek, lásd a kockázati osztályokat.
• Nyilvános chat átadás nélkül: az iroda weboldalán működő chatbot csak szervezési kérdésekre válaszol, jogiakra soha, és egyértelműen közli, hogy AI.

Szakmai jogszabályok és adatvédelem

A titoktartás mindenütt alapvető kötelezettség. A táblázat tájékozódásként felsorolja az egyes országok legfontosabb forrásait.

Ehhez járul a GDPR, amely az EU-ban, hasonló formában pedig az Egyesült Királyságban is érvényes. A gyakorlatban ez a következőket jelenti: adatfeldolgozási szerződés a szolgáltatóval (Art. 28 GDPR), adatfeldolgozás az EU-ban vagy az Egyesült Királyságban, ügyféladatok kizárása a magán- vagy fogyasztói AI‑fiókokból, valamint az iroda írásbeli AI‑szabályzata. Az AI‑rendelet Art. 4 rendelkezése megfelelő AI‑jártasságot követel meg a munkatársaktól, az Art. 50 pedig előírja, hogy az AI‑chatbotok tegyék felismerhetővé AI‑jellegüket. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás. Az aktuális szövegeket a kamarájánál ellenőrizze.

Rendszerek, amelyeket valószínűleg Ön is használ

A német nyelvű országokban jellemző ügyvédi szoftver a RA-MICRO, az ADVOWARE és a DATEV, az Egyesült Királyságban és Írországban pedig a Clio, a LEAP, az Actionstep és a Proclaim. A dokumentumok gyakran az iManage, a NetDocuments vagy a SharePoint rendszerében találhatók. Az összekapcsolást e rendszerek rendelkezésre álló felületein keresztül végezzük (API, export, e-mail vagy figyelt mappa), ahol pedig nincs ilyen, a rendszer mellett dolgozunk. A nevek a tájékozódást szolgálják, nem jelentenek partnerséget.

Hogyan ajánlanak ügyvédi irodákat az AI‑asszisztensek?

Amikor egy ügyfél a ChatGPT, a Gemini vagy a Google AI Overviews segítségével „grazi munkajogi ügyvédet” keres, a válasz nyilvános forrásokból áll össze: az iroda weboldalaiból, a Google Cégprofil adataiból, az ügyvédi kamarák nyilvántartásaiból és jegyzékeiből, jogi címtárakból és értékelésekből. Könnyebb megnevezni azokat az irodákat, amelyek világosan feltüntetik jogterületeiket, helyszínüket és munkatársaikat, és mindenütt ugyanazt közlik.

• Jogterületenként egy oldal: jellemző helyzetek, folyamat és felelős személyek.
• Mindenütt azonos adatok: a név, cím és jogterületek egyezzenek a weboldalon, a Google Cégprofil felületén, a nyilvántartási bejegyzésben és a címtárakban.
• Strukturált adatok: Schema.org LegalService névvel, címmel és területekkel.
• Tárgyilagos tartalom: válaszok valódi ügyfélkérdésekre, sikerígéretek nélkül, a reklámjogi szabályok keretein belül.

A SEO ügyvédeknek című útmutatónk a részleteket, köztük az egyes országok reklámjogi szabályait is tárgyalja.

Megéri az automatizálás? Nyolc kérdés

1. Naponta válogatja vagy gépeli át valaki az irodában a beérkező dokumentumokat?
2. Manuálisan olvassák ki az iratokból és rögzítik a határidőket?
3. Újra és újra ugyanazon ellenőrzőlista alapján vizsgál hasonló szerződéseket vagy iratcsomagokat?
4. Újra megírják a rutinleveleket és ügyirathoz kapcsolódó feljegyzéseket, noha tartalmuk már szerepel az ügyiratokban?
5. Ugyanaz az információ szerepel az e-mailben, az ügyvédi szoftverben és a táblázatokban?
6. Megválaszolatlanul maradnak a megkeresések, mert senkinek nincs ideje az első válaszra?
7. Van írásos szabály arra, hogy mi kerülhet az AI‑eszközökbe, és ki ellenőrzi az eredményt?
8. Meg tud nevezni olyan feladatot, amelynél már egy ellenőrzésre váró tervezet is időt takarítana meg?

Három vagy több igen általában olyan folyamatra utal, amelyet érdemes tesztelni. A 7. kérdés az előfeltétel: enélkül az AI‑szabályzattal kezdjen.