Automatisation par l’IA · Cabinets d’avocats IA pour avocats et cabinets : quelles tâches automatiser et ce qui reste du ressort de l’avocat

Processus courants dans un cabinet d’avocats

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Le schéma est toujours le même : un élément arrive, l’IA prépare, une personne vérifie et valide, puis le résultat est intégré au logiciel du cabinet avec une entrée dans le journal de suivi.

1. Nouvelles demandes et ouverture de dossiers clients

Aujourd’hui, une demande arrive par e-mail, formulaire web ou note d’appel téléphonique. Une personne la lit, la rattache à un domaine du droit, vérifie les conflits d’intérêts et ouvre le dossier.

• Entrée : demande par e-mail avec pièces jointes, saisie dans le formulaire web ou message transféré.
• L’IA prépare : elle identifie le domaine du droit et le degré d’urgence, extrait les parties, les dates et les références du dossier, recherche les clients et les parties adverses déjà présents dans le logiciel du cabinet et rédige un projet de réponse demandant les informations manquantes.
• L’avocat vérifie : le contrôle des conflits d’intérêts lui-même, la décision d’accepter le mandat et la convention de mandat.
• Sortie : un projet de formulaire prérempli pour l’ouverture du dossier client et une réponse envoyée uniquement après validation.

2. Courrier entrant et délais

Les courriers des tribunaux, des autorités et de la partie adverse arrivent sur papier, par e-mail et via les systèmes de communication électronique de la justice. Une personne lit chaque courrier, le classe et note chaque délai.

• Entrée : documents numérisés ou électroniques.
• L’IA prépare : elle identifie le type de document, le tribunal ou l’autorité, la référence du dossier et les délais mentionnés, rattache le document au dossier et propose une entrée dans le calendrier des échéances avec la date et le passage source.
• L’avocat vérifie : chaque délai dans le document. Le calcul des délais reste une tâche juridique.
• Sortie : le document classé, l’échéance enregistrée et un bref résumé pour la personne chargée du dossier.

3. Vérification des documents selon une liste de contrôle

Les contrats, les ensembles de pièces et les documents issus de salles de données sont lus page par page, souvent pour répondre aux mêmes questions.

• Entrée : un contrat, un ensemble de pièces ou un export d’une salle de données.
• L’IA prépare : elle extrait les parties, les dates, les délais de préavis, les droits de résiliation et les clauses inhabituelles selon une liste de contrôle du cabinet, puis répertorie chaque élément relevé avec sa page et une citation.
• L’avocat vérifie : chaque élément relevé dans le texte original, puis procède lui-même à l’analyse et au conseil.
• Sortie : un tableau de vérification ou un projet de note, avec les numéros de page.

4. Premiers projets de documents courants

Les conventions de mandat, les comptes rendus aux clients, les courriers types et les notes au dossier suivent des modèles, mais sont tout de même retapés.

• Entrée : le dossier, les modèles et exemples du cabinet, une note dictée ou enregistrée.
• L’IA prépare : elle remplit le modèle du cabinet à partir des données du dossier et rédige un projet de compte rendu au client ou de note au dossier.
• L’avocat vérifie : il lit, modifie et valide. Rien n’est envoyé automatiquement.
• Sortie : un projet au format du cabinet, enregistré dans le système de gestion documentaire.

Ce qui reste du ressort de l’avocat et ce que nous ne faisons pas

• Conseil et analyse : évaluer les chances de succès, conseiller le client et négocier. L’IA ne fournit pas de conseil juridique aux clients.
• Actes de procédure, signatures et envois : rien n’est déposé, signé ou envoyé sans la validation d’un avocat.
• Citations : chaque décision, disposition et référence citée par une IA est vérifiée dans la source originale. Des tribunaux de plusieurs pays ont critiqué des actes de procédure contenant des références inventées.
• Décisions concernant des personnes : nous ne créons pas de systèmes qui évaluent ou sélectionnent des personnes, par exemple pour présélectionner des candidatures. Ils sont considérés comme à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA, voir les catégories de risque.
• Chat public sans relais humain : un chatbot sur le site du cabinet répond uniquement aux questions d’organisation, jamais aux questions juridiques, et indique clairement qu’il s’agit d’une IA.

Règles professionnelles et protection des données

Le secret professionnel est partout l’obligation centrale. Le tableau présente les principales sources par pays à titre indicatif.

À cela s’ajoute le RGPD, qui s’applique dans l’UE et, sous une forme similaire, au Royaume-Uni. En pratique, cela signifie : un contrat de sous-traitance avec le fournisseur (Art. 28 RGPD), un traitement dans l’UE ou au Royaume-Uni, aucune donnée client dans des comptes d’IA personnels ou grand public et une politique d’utilisation de l’IA écrite pour le cabinet. L’Art. 4 du règlement sur l’IA exige des compétences suffisantes en IA chez les collaborateurs, et l’Art. 50 exige que les chatbots d’IA se présentent comme tels. Cette vue d’ensemble fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez les textes en vigueur auprès de votre barreau.

Les systèmes que vous utilisez probablement

Les logiciels courants dans les cabinets sont RA-MICRO, ADVOWARE et DATEV dans les pays germanophones, et Clio, LEAP, Actionstep et Proclaim au Royaume-Uni et en Irlande. Les documents sont souvent stockés dans iManage, NetDocuments ou SharePoint. Nous utilisons les interfaces proposées par ces systèmes (API, export, e-mail ou dossier surveillé) pour les connecter. Lorsqu’il n’y en a pas, nous travaillons en parallèle du système. Ces noms sont cités à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat.

Comment les assistants IA recommandent des cabinets d’avocats

Lorsqu’un client demande à ChatGPT, Gemini ou aux Aperçus IA de Google « un avocat en droit du travail à Graz », la réponse s’appuie sur des sources publiques : les pages du cabinet, sa fiche d’établissement Google, les registres et annuaires des barreaux, les annuaires juridiques et les avis. Les cabinets qui indiquent clairement leurs domaines de droit, leur implantation et les membres de leur équipe, avec des informations cohérentes partout, sont plus faciles à citer.

• Une page par domaine de droit : situations courantes, déroulement et personnes responsables.
• Les mêmes informations partout : nom, adresse et domaines de droit identiques sur le site, la fiche d’établissement Google, l’inscription au registre et les annuaires.
• Données structurées : Schema.org LegalService avec le nom, l’adresse et les domaines de droit.
• Des contenus factuels : des réponses aux vraies questions des clients, sans promesse de résultat et dans le respect des règles de publicité.

Notre guide SEO pour avocats présente les détails, y compris les règles de publicité propres à chaque pays.

L’automatisation en vaut-elle la peine ? Huit questions

1. Quelqu’un au cabinet trie-t-il ou ressaisit-il chaque jour les documents reçus ?
2. Les échéances sont-elles relevées et saisies manuellement à partir des documents ?
3. Examinez-vous régulièrement des contrats ou des ensembles de documents similaires avec la même liste de contrôle ?
4. Les courriers courants et les notes au dossier sont-ils rédigés à nouveau alors que leur contenu figure déjà dans le dossier ?
5. La même information figure-t-elle dans les e-mails, le logiciel du cabinet et les tableaux ?
6. Des demandes restent-elles en attente parce que personne n’a le temps d’y apporter une première réponse ?
7. Une règle écrite précise-t-elle ce qui peut être transmis aux outils d’IA et qui vérifie le résultat ?
8. Pouvez-vous citer une tâche pour laquelle une première version à vérifier ferait déjà gagner du temps ?

Trois réponses positives ou plus indiquent généralement un processus pour lequel un test serait utile. La question 7 est un prérequis : si vous y répondez non, commencez par la politique d’utilisation de l’IA.