Tekoälyautomaatio · Lakitoimistot Legal AI: mitkä prosessit voi automatisoida ja mikä jää asianajajalle

Tyypillisiä prosesseja asianajotoimistossa

Nämä ovat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Kaava on aina sama: Jotain tulee sisään, tekoäly valmistelee sen, ihminen tarkistaa ja hyväksyy sen, ja tulos menee asianajotoimiston ohjelmistoon lokimerkinnällä.

1. Uudet tiedustelut ja toimeksiantojen luominen

Tänään pyyntö vastaanotetaan sähköpostitse, verkkolomakkeella tai puhelinmuistiolla. Joku lukee sen, määrittää sen oikeusalalle, tarkistaa eturistiriitojen varalta ja luo tiedoston.

• Sisäänkäynti: Pyydä sähköpostilla liitteineen, merkintä verkkolomakkeella tai välitetty viesti.
• AI valmistaa: määrittää lakialueen ja kiireellisyyden, lukee osapuolet, päivämäärät ja tiedostonumerot, etsii olemassa olevia asiakkaita ja vastustajia asianajotoimiston ohjelmistosta ja laatii vastauksen puuttuvilla tiedoilla.
• Lakimies tarkistaa: itse ristiriitojen arviointi, päätös hyväksyä toimeksianto ja toimeksiantosopimus.
• Lähtö: esitäytetty lomake toimeksiannon luomiseksi luonnoksena ja vastaus, joka lähetetään vasta hyväksymisen jälkeen.

2. Saapuneet ja määräajat

Tuomioistuinten, viranomaisten ja vastapuolten posti tulee paperilla, sähköpostitse ja sähköisten oikeusjärjestelmien kautta. Joku lukee jokaisen kirjeen, arkistoi sen ja merkitsee jokaisen määräajan.

• Sisäänkäynti: skannattuja tai sähköisiä asiakirjoja.
• AI valmistaa: tunnistaa asiakirjan tyypin, tuomioistuimen tai viranomaisen, tiedostonumeron ja ilmoitetut määräajat, liittää sen tiedostoon ja ehdottaa määräaikamerkintää päivämäärän ja sijainnin kera.
• Lakimies tarkistaa: jokainen asiakirjan määräaika. Määräajan laskeminen on edelleen oikeudellinen tehtävä.
• Lähtö: arkistoitu asiakirja, määräaikamerkintä ja lyhyt yhteenveto virkailijalle.

3. Asiakirjan tarkistus tarkistuslistan mukaan

Datahuoneiden sopimuksia, nippuja ja asiakirjoja luetaan sivu sivulta, usein samoja kysymyksiä varten.

• Sisäänkäynti: sopimus, nippu tai vienti datahuoneesta.
• AI valmistaa: lukee osapuolet, päivämäärät, irtisanomisajat, irtisanomisoikeudet ja epätavalliset lausekkeet asianajotoimiston tarkistuslistan mukaan ja listaa jokaisen löydön sivun ja lainauksen kera.
• Lakimies tarkistaa: jokainen löytö alkuperäisessä tekstissä arvioi ja sitten neuvoo itseäsi.
• Lähtö: sekkitaulukko tai muistiinpano, jossa on sivunumerot.

4. Ensimmäiset luonnokset rutiiniasiakirjoista

Toimeksiantosopimukset, asiakasraportit, vakiokirjeet ja muistiinpanot noudattavat malleja, mutta ne kirjoitetaan silti uudelleen.

• Sisäänkäynti: tiedosto, toimiston mallit ja näytteet, sanelu tai tallennettu muistiinpano.
• AI valmistaa: täyttää tiedostotiedoista asianajotoimiston oman mallipohjan ja laatii asiakasraportin tai muistiinpanon.
• Lakimies tarkistaa: lukee, muuttaa ja julkaisee. Mitään ei lähetetä automaattisesti.
• Lähtö: Asianajotoimiston muodossa oleva luonnos, joka on tallennettu asiakirjahallintaan.

Mikä jää asianajajalle ja mitä emme tee

• Neuvoja ja arviointia: arvioida onnistumisen mahdollisuuksia, neuvoa asiakasta ja neuvotella. Tekoäly ei tarjoa oikeudellista neuvontaa asiakkaille.
• Kirjeet, allekirjoitukset ja lähetys: Mitään ei arkistoida, allekirjoittaa tai lähettää ilman asianajajan lupaa.
• Lainaukset: Jokainen tekoälyn mainitsema päätös, asetus ja viittaus verrataan alkuperäiseen. Useiden maiden tuomioistuimet ovat arvostelleet fiktiivisiä viittauksia sisältäviä kirjelmiä.
• Ihmisiä koskevat päätökset: Emme rakenna järjestelmiä, jotka arvioivat tai valitsevat henkilöitä, kuten esivalintasovelluksia. Niiden katsotaan olevan korkea riski AI‑asetuksen liitteen III mukaan, ks Riskiluokat.
• Julkinen chat ilman luovutusta: asianajotoimiston verkkosivuilla oleva chatbot vastaa vain organisaatioon liittyviin kysymyksiin, ei koskaan juridisiin, ja ilmoittaa selvästi, että se on tekoäly.

Ammattilaki ja tietosuoja

Luottamuksellisuus on keskeinen velvollisuus kaikkialla. Taulukossa on lueteltu kunkin maan tärkeimmät lähteet ohjeeksi.

Lisäksi on GDPR, joka on voimassa EU:ssa ja vastaavassa muodossa Isossa-Britanniassa. Käytännössä tämä tarkoittaa: tietojenkäsittelysopimusta palveluntarjoajan kanssa (GDPR artikla 28), käsittely EU:ssa tai Isossa-Britanniassa, ei asiakastietoja yksityisillä tai kuluttajien tekoälytileillä ja kirjallinen AI‑politiikka toimisto. Tekoälyasetuksen 4 artikla edellyttää riittävää AI osaaminen työntekijöistä, Art. 50 edellyttää, että AI‑chatbotit tunnistavat itsensä sellaisiksi. Tämä yleiskatsaus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Tarkista nykyiset tekstit kamaristasi.

Luultavasti käyttämäsi järjestelmät

Tyypillisiä asianajotoimistojen ohjelmistoja saksankielisissä maissa ovat RA-MICRO, ADVOWARE ja DATEV, Isossa-Britanniassa ja Irlannissa Clio, LEAP, Actionstep ja Proclaim. Asiakirjat sijaitsevat usein iManagessa, NetDocumentsissa tai SharePointissa. Yhdistämme näiden järjestelmien tarjoamien rajapintojen kautta (API, vienti, sähköposti tai tarkkailtava kansio) ja työskentelemme järjestelmän rinnalla siellä, missä sellaista ei ole. Nimet ovat suuntaa antavia eivätkä tarkoita kumppanuutta.

Kuinka tekoälyassistentit suosittelevat asianajotoimistoja

Kun asiakas kysyy ChatGPT:n, Geminin tai Googlen tekoälykatsauksista "työlakiasianajajaa Grazissa", vastaus tulee julkisista lähteistä: yrityksen sivuilta, Googlen yritysprofiilista, asianajajaliittojen rekistereistä ja hakemistoista, juridisista hakemistoista ja arvosteluista. Asianajotoimistot, jotka ilmoittavat selkeästi lailliset alueet, paikat ja ihmiset ja sanovat saman asian kaikkialla, on helpompi nimetä.

• Yksi sivu per lakialue: tyypillisiä tilanteita, prosessia ja vastuullisia ihmisiä.
• Samat tiedot kaikkialla: Nimi, osoite ja lakialueet ovat samat verkkosivustolla, Googlen yritysprofiilissa, rekisterimerkinnöissä ja hakemistoissa.
• Strukturoitu data: Schema.org Lakipalvelu nimi, osoite ja alueet.
• Asiallinen sisältö: Vastaukset todellisiin asiakkaiden kysymyksiin ilman lupauksia menestymisestä mainontalain puitteissa.

Meidän oppaamme SEO lakimiehille kattaa yksityiskohdat, mukaan lukien mainontalaki maittain.

Onko automaatio sen arvoista? Kahdeksan kysymystä

1. Lajitteleeko tai kirjoitteleeko kukaan toimistossa saapuvia asiakirjoja päivittäin?
2. Luetaanko ja syötetäänkö määräajat asiakirjoista käsin?
3. Tarkistatko samanlaiset sopimukset tai paketit uudestaan ja uudestaan käyttämällä samaa tarkistuslistaa?
4. Kirjoitetaanko rutiinikirjeet ja muistiinpanot uudelleen, vaikka sisältö on jo tiedostossa?
5. Ovatko samat tiedot sähköpostissa, asianajotoimiston ohjelmistoissa ja laskentataulukoissa?
6. Jäävätkö tiedustelut taakse, koska kenelläkään ei ole aikaa vastata ensin?
7. Onko AI‑työkaluissa sallittua kirjallista sääntöä ja kuka tarkistaa tulokset?
8. Voitko nimetä tehtävän, jossa pelkkä luonnos tarkistettavaksi säästäisi aikaa?

Kolme tai useampi kyllä-vastausta ilmaisee yleensä prosessin, joka kannattaa testata. Kysymys 7 on ennakkoedellytys: ilman sitä aloitat tekoälypolitiikalla.