Lyhyesti
- Yksi sivu kutakin osastoa varten: tyypilliset tehtävät, yhteydet nykyisiin ohjelmistoihinne, hyväksynnät ja tiedot.
- Nykyiset ohjelmistonne säilyvät. AI toimii niiden rinnalla ja valmistelee asiat. Kirjaukset, tilaukset ja lähetykset tehdään järjestelmissänne.
- Päätökset ja hyväksynnät pysyvät ihmisillä. AI tekee ehdotuksia, ilmoittaa lähteen ja kirjaa tapahtumat.
- Kaikkea ei tarvitse aloittaa yhtä aikaa. Usein kannattaa aloittaa yhdestä osaston työprosessista, jota käytetään aluksi nykyisen työn rinnalla.
Osastot yleiskatsauksena
Jokaisella sivulla kuvataan samat asiat: osaston tehtävät, ohjelmistot ja rajapinnat, hyväksynnät ja säännöt sekä tiedot ja osaston työtä täydentävät omat sovellukset.
| Osasto | Tyypilliset tehtävät |
|---|---|
| Asiakaspalvelu | Yleisiin kysymyksiin vastaaminen chatissa ja sähköpostitse, tilaus- ja toimitustietojen antaminen sekä tukipyyntöjen luokittelu ja ohjaaminen |
| Kirjanpito | Ostolaskujen kirjaaminen, tositteiden vertaaminen tilauksiin ja lähetyslistoihin, maksujen kohdistaminen sekä maksumuistutusten valmistelu |
| Hankinta | Toimittajien tarjousten vertailu, tilausvahvistusten tarkistus sekä toimitusaikojen ja sopimusten määräaikojen seuranta |
| Myynti | Yhteydenottojen arviointi, tarjousten valmistelu, yhteydenottojen seuranta sekä asiakaskäyntiraporttien ja CRM-tietojen ylläpito |
| Logistiikka ja varasto | Toimitusilmoitusten ja rahtiasiakirjojen käsittely, saapuvan tavaran vertaaminen tilaukseen, toimituskyselyihin vastaaminen sekä kuljetusvaurioiden dokumentointi |
| Johto ja talouden seuranta | Kuukausiraportti kommentteineen, tunnusluvut useista järjestelmistä, määräaikojen seuranta sekä pöytäkirjat ja päätöksenteon aineistot |
| IT | Tukipyyntöjen luokittelu, tavanomaisten pyyntöjen ratkaiseminen, käyttöoppaita hyödyntävä tietopohjainen avustaja sekä varjo-AI:n käytön säännöt |
| Projektit ja tekniikka | Raportit suunnitelmista, valokuvista ja mittaustiedoista, määrien laskenta, työmaapäiväkirjat ja tekninen dokumentaatio |
| Tuotanto | Tuotantotilausten luominen, vuororaporttien, tarkastuspöytäkirjojen ja 8D-raporttien valmistelu sekä reklamaatioiden analysointi |
| Lakiasiat ja vaatimustenmukaisuus | Sopimusten tarkistus, määräaikojen seuranta, todistusaineiston järjestäminen ja rekisterien valmistelu |
| Henkilöstö | Uusien työntekijöiden perehdytyksen valmistelu, asiakirjojen tallennus ja työntekijöiden kysymyksiin vastaaminen |
| Markkinointi | Tekstiluonnokset aineistonne pohjalta, kampanjaraporttien laatiminen ja näkyvyyden tarkistus AI:n vastauksissa |
Kaikkia osastoja koskevat periaatteet
Sivujen sisältö vaihtelee, mutta periaatteet ovat samat.
- Liittäminen korvaamisen sijaan: Emme korvaa kirjanpito-ohjelmistoanne, toiminnanohjausjärjestelmäänne, CRM-järjestelmäänne emmekä tukipyyntöjärjestelmäänne. AI käyttää niiden rajapintoja tai toimii niiden rinnalla vientitiedostojen, valvotun kansion tai sähköpostin kautta.
- Ihmisten hyväksyntä: AI tekee ehdotuksia ja valmistelee asiat. Henkilöstönne tekee kirjaukset, tilaukset ja lähetykset sekä hyväksyy maksut.
- Lähde jokaiselle väitteelle: Tunnusluvut lasketaan tiedoistanne ohjelmakoodilla. AI ilmoittaa käyttämänsä lähdekohdan ja kertoo, jos se ei tiedä jotakin.
- Kirjaus: Jokaisesta ehdotuksesta tallennetaan lähde, ajankohta ja päätös, jotta voidaan jäljittää, kuka päätti mitäkin.
- Tiedot EU:ssa: Käsittelemme tietoja EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla ja teemme kanssanne henkilötietojen käsittelysopimuksen. Lisätietoja: AI ja tietosuoja.
Toimialan mukaan osaston sijaan
Jotkin kysymykset liittyvät enemmän toimialaan kuin osastoon. Näin on esimerkiksi silloin, kun määräajat, ammattia koskeva sääntely tai erikoisohjelmistot määrittävät päivittäistä työtä. Näitä varten on omat sivunsa:
- AI asianajajille ja asianajotoimistoille
- Tekoäly lääkäreille ja lääkärin vastaanotoille
- Tekoäly vakuutusalalla
- Tekoäly käsityöaloilla
- Tekoäly teollisuudessa
- Tekoäly logistiikassa
Artikkeli Tekoälyn käyttökohteet yrityksessä antaa yleiskuvan sen sovelluksista eri osastoilla.