Osastot · Henkilöstö AI HR: perehdytys, asiakirjat ja työntekijöiden kysymykset

Henkilöstötehtävät

Jokainen toistuva tehtävä ei tarvitse tekoälyä. Jos lomake yksinkertaisesti siirtää tietoja kentästä toiseen, kiinteä sääntö riittää usein. Tekoäly on erityisen hyödyllinen silloin, kun on luettava tekstejä, löydettävä sopivia asiakirjoja tai laadittava luonnoksia erilaisista tiedoista. Seuraavat esimerkit kuvaavat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Jokainen prosessi tarvitsee määritellyt panokset, vastuullisen henkilön ja jäljitettävän tuloksen.

1. Kokoa perehdytysasiakirjat

Sisäänpääsyyn tarvitaan tietoja useista lähteistä. Mukana olevat asiakirjat riippuvat roolista, sijainnista ja sisäisistä vaatimuksista.

• Sisäänkäynti: vahvistettu ilmoittautumisilmoitus, jossa on prosessin edellyttämät tiedot sekä hyväksytyt mallit ja tarkistuslistat.
• AI valmistaa: kokoaa tarvittavat asiakirjat ja vaiheet, merkitsee puuttuvat tiedot ja luo yleiskatsauksen mukana oleville osastoille.
• Henkilöstötarkastukset: vastaavatko asiakirjat, tiedot ja vastuut tiettyä henkilöä ja hyväksyy niiden siirron.
• Lähtö: todennettu perehdytyskatsaus vaadituilla asiakirjoilla ja avoimilla kohdista.

Prosessi voi myös käynnistää tehtäviä IT- tai asiantuntijaosastoille. Tämä ei tarkoita, että tekoäly itse luo tilejä tai jakaa oikeuksia. Tällaiset askeleet jäävät vastuullisille ihmisille. Kun malleja muutetaan, on oltava selvää, mitä versiota prosessissa on käytetty.

2. Vastaa lomaa, kuluja ja käytäntöjä koskeviin kysymyksiin

Monet yrityksen esittämät kysymykset liittyvät samoihin sisäisiin sääntöihin. Yleinen vastaus voi kuitenkin olla sopimatonta yksittäisissä tapauksissa.

• Sisäänkäynti: kysymys lomakkeella, intranetissä tai sähköpostitse ja tähän hyväksytyt sisäiset ohjeet.
• AI valmistaa: etsii asiaankuuluvat kohdat, muotoilee vastausluonnoksen ja mainitsee käytetyn lähteen. Jos selkeää perustetta ei ole, se merkitsee kysymyksen avoimeksi.
• Henkilöstötarkastukset: ovatko lähde ja vastaus ajankohtaisia ja vaativatko henkilökohtaiset olosuhteet yksilöllistä selvitystä.
• Lähtö: vapautettu vastaus tai kysely vastuuhenkilölle.

Tällaisen avustajan ei pitäisi vastata mielivaltaisista tiedostoista. Yleisiin kysymyksiin riittää usein ohje ilman pääsyä henkilötietoihin. Yksittäiset tiedot vaativat erillisen prosessin, jolla on kapeammat valtuutukset. Kuten a AI agentti Se, miten se integroidaan tällaiseen prosessiin, riippuu olemassa olevista järjestelmistä ja hyväksynnöistä.

3. Valmistele todistukset ja todistukset

Toistuvan rakenteen omaavat asiakirjat voidaan valmistaa hyväksytyistä malleista. Niiden sisältö jää HR:n päätettäväksi.

• Sisäänkäynti: dokumentoitu tilaus, sallitut tiedot prosessista ja hyväksytty malli.
• AI valmistaa: lisää tiedot malliin ja tunnistaa formulaatiot tai pakolliset kentät, jotka kaipaavat vielä selvennystä.
• Henkilöresurssit tarkistaa ja hyväksyy: Tiedot, sanamuoto, vastaanottajat ja lopullinen versio. Jos on oikeudellisia kysymyksiä, asiaankuuluvat asiantuntijat ovat mukana.
• Lähtö: julkaistu asiakirja tai luonnos, jossa on tiettyjä kysymyksiä.

Varsinkin todistusten osalta kielellisesti sujuvaa luonnosta ei pidä sekoittaa asiallisesti testattuun lausuntoon. Tekoäly vastaanottaa vain tiedot, joita se tarvitsee vastaavaa suunnittelua varten. Se ei luo riippumatonta arviota asianomaisesta henkilöstä.

4. Arkistoi sopimukset ja asiakirjat oikein

Digitaalinen henkilöstötiedosto on hyödyllinen vain, jos asiakirjat löytyvät, eivätkä ne päädy väärään tiedostoon. Tehtävän voi valmistaa, mutta se tulee tarkistaa.

• Sisäänkäynti: vastaanotettu asiakirja ja määritetty tiedostorakenne sen asiakirjatyypeineen.
• AI valmistaa: tunnistaa mahdollisen asiakirjatyypin, ehdottaa tehtävää ja osoittaa puuttuvat tiedot tai epäselvät osumat.
• Henkilöresurssit tarkistaa ja hyväksyy: Henkilö, asiakirjan tyyppi, näkyvyys ja säilytyspaikka ennen asiakirjan tallentamista tiedostoon.
• Lähtö: määrätty asiakirja jäljitettävällä hyväksynnällä tai manuaalinen selvennysprosessi.

Myös kiinteät testaussäännöt ovat tärkeitä tässä tehtävässä. Esimerkiksi asiakirjaa ei voida määrittää henkilölle vain siksi, että siinä on samanlainen nimi. Lisää syötteiden teknisestä käsittelystä löytyy alta Asiakirjojen käsittely.

5. Vahvista hakemuksen vastaanottaminen

Mitä tulee sovelluksiin, rajoitamme automatisoinnin hallinnollisiin vaiheisiin. Hakemusten arviointi ei ole osa prosessia.

• Sisäänkäynti: äskettäin vastaanotettu hakemus määritetyn kanavan kautta.
• AI valmistaa: tarkistaa, ovatko vastaanottovahvistukseen tarvittavat yhteystiedot saatavilla ja luo vahvistuksen hyväksytyn mallin perusteella.
• Henkilöstötarkastukset: toimitus ja suunniteltu toimitusreitti sekä tapaukset, joissa on epäselviä tai puuttuvia tietoja.
• Lähtö: vastaanottovahvistus tai selvennykseksi merkitty merkintä ilman hakemuksen arviointia tai sijoitusta.

Kapeassakin prosessissa tiedon pääsy ja tallennus on selkeytettävä. Vastaanottovahvistuksesta ei saa tulla piilotettua esilajittelua. Tekoäly ei luo soveltuvuusarvioita, pisteitä tai suosituksia ihmisistä.

6. Valmistele lomahakemukset käsittelyä varten

Hakemuksen voi vastaanottaa sovelluksen tai olemassa olevan järjestelmän kautta. Tekoäly voi lajitella tiedot, mutta ei tee päätöstä väitteestä.

• Sisäänkäynti: lomahakemus, jossa on loma-aika, henkilö ja yrityksen tarvitsemat tiedot.
• AI valmistaa: tunnistaa puuttuvat kentät, tiivistää hakemuksen ja välittää sen määriteltyjen vastuiden mukaisesti.
• Henkilöstötarkastukset: avoimet tiedot ja tapaukset, jotka vaativat yksilöllistä selvitystä. Vastuuhenkilö päättää hakemuksesta.
• Lähtö: täysin valmis sovellus aiotussa julkaisukanavassa tai kysely.

Päätämme, käytetäänkö yksinkertaista lomakesääntöä vai tekoälyä tietyn prosessin perusteella. Tekoälyä ei usein vaadita kaappaamaan ja välittämään standardoituja kenttiä.

Ohjelmat ja käyttöliittymät

Henkilöstössä tiedot tallennetaan yleensä useisiin ohjelmiin. Uuden prosessin pitäisi korvata nämä ohjelmat syystä. Ensinnäkin selvitetään, mikä järjestelmä on minkäkin tiedon arvovaltainen lähde. Voit sitten tarkistaa, onko olemassa oleva käyttöliittymä, säännelty tiedostonvaihto tai jokin muu yhteys järkevä.

Mainitut ohjelmat ovat esimerkkejä, eivät lausuntoja olemassa olevasta kumppanuudesta tai tietystä tuotetoiminnosta. On tarkistettava, onko yhteys mahdollinen ja miten se on mahdollista. Virhetapaukset ovat myös tärkeitä: Mitä tapahtuu, jos tiedot ovat ristiriitaisia, valtuutus puuttuu tai järjestelmä ei ole tavoitettavissa? Yksi Automaatio pitäisi tehdä tällaiset tapaukset näkyväksi sen sijaan, että jatkaisi työtä hiljaisuudessa.

Rajat, hyväksynnät ja yhteispäätös

Emme rakenna tekoälyä hakijoiden valitsemiseen tai työntekijöiden automaattiseen arviointiin. EU:n tekoälyasetuksen liitteessä III luetellaan tietyt työllisyyden ja henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmät riskialttiiksi. Siksi tarjontamme rajoittuu tukiprosesseihin, kuten asiakirjojen kokoamiseen, luovutettujen tietojen löytämiseen ja hallinnolliseen vastaanottovahvistukseen. Tietyn järjestelmän oikeudellinen luokittelu on tarkasteltava erikseen. Voit lukea lisää kehyksestä osoitteessa AI‑sääntely.

Vapautus ei ole vain painike lopussa. Ennakkoon on päätettävä, kuka saa nähdä luonnoksen, kuka korjaa asiavirheet ja kuka tekee lopullisen päätöksen. Henkilöasiakirjojen ja henkilötietojen osalta henkilöstö tarkistaa sisällön ennen niiden luovuttamista. Epäselvää tietoa ei ole täydennetty oletuksilla. Prosessiin tehdyt muutokset tulee dokumentoida ja tarkistaa ennen niiden käyttöönottoa.

Yhteispäätösoikeuksiin saattaa kohdistua vaikutusta esittelyn aikana. Saksassa on tutkittava erityisesti BetrVG:n 87 § ja Itävallassa ArbVG:n 96a §. Se, tarvitaanko suostumusta ja mikä sopimus tarvitaan, riippuu yrityksestä ja tietystä järjestelmästä. Katsaukseen sisältyy myös työntekijöiden tietosuoja ja voimassa olevat sisäiset määräykset. Tämä ei ole oikeudellinen neuvo. Oikeudellinen päätös jää asiasta vastaaville lakimiehille.

Tiedot: henkilöstötiedosto ja valtuutukset

Henkilöstötiedot tarvitsevat yleisiä suuntaviivoja lähempänä pääsyä. Siksi erotamme yrityksen laajuisia sääntöjä koskevat kysymykset tiettyä henkilöä koskevista asioista. Lomapoliittinen avustajan ei tarvitse lukea henkilöstötiedostoa. Jos hänen on tarkoitus tukea yksittäistä prosessia, hän saa vain tähän tarkoitukseen hyväksytyt tiedot ja toiminnot.

Ennen käyttöönottoa määritellään roolit ja käyttöoikeudet: Kuka saa esittää kysymyksen? Kuka näkee luonnoksen? Mitä tietoja järjestelmä saa lukea tai kirjoittaa? Lokit voivat sisältää myös henkilökohtaisia ​​tietoja. Tarvitset siis omat pääsysäännöt. Teknisesti mahdollista pääsyä ei automaattisesti tarvita. Suunnittelutiedot löydät osoitteesta Tekoäly ja tietosuoja.

Tietojen suunnitteluun kuuluu myös säilyttäminen ja poistaminen. Kuitille, luonnoksille, valmiille asiakirjoille ja pöytäkirjoille voi olla tarpeen soveltaa erilaisia ​​sääntöjä. Kun kytketään ulkoisiin palveluihin, tarkistetaan, mitä tietoja siirretään ja missä niitä käsitellään. Jos palvelimet EU:ssa ovat yrityksesi vaatimus, tämä on otettava huomioon valittaessa ja määritettäessä teknistä ympäristöä ja tarkistettava kyseinen ratkaisu. Sijainti ei yksin korvaa pääsyn ja sopimusten tarkistamista.

Kysymykseen siitä, onko digitaalinen henkilöstötiedosto pakollinen, ei voida vastata yleisesti, koska se riippuu maasta. Erityinen oikeusalue, asiakirjat, joihin asia vaikuttaa, ja sovellettavat säilytysvaatimukset ovat ratkaisevia. Suunnittelemme teknisen prosessin. Laillisen luokituksen suorittavat vastuulliset asiantuntijasi. Tämä ei ole oikeudellinen neuvo.

Omat sovellukset työntekijöille

Joskus puuttuu toinen HR-järjestelmä, vaan pelkkä pääsy olemassa olevaan prosessiin. Oma työntekijäsovelluksesi voi esimerkiksi tallentaa lomapyynnön, näyttää käsittelyn tilan tai tarjota digitaalisen asiakirjakansion. Roster voidaan myös saada käsiksi sopivan käyttöliittymän kautta. Mitkä toiminnot ovat hyödyllisiä ja sallittuja, riippuvat olemassa olevista ohjelmista ja sisäisistä säännöistä.

Tällaisen sovelluksen tulisi täydentää olemassa olevia järjestelmiä eikä luoda päällekkäisiä tietojoukkoja. Hakemus voi käynnistyä sovelluksessa ja sen jälkeen käsitellä vastuullisessa järjestelmässä. Sovellus näyttää vain ne tiedot, jotka sisäänkirjautuneella on oikeus nähdä. Hakemuksia koskevat päätökset ja henkilöstötietojen muutokset jatkuvat määriteltyä julkaisupolkua noudattaen.

Lomakkeet ja kiinteät säännöt riittävät usein selkeästi määriteltyihin merkintöihin. Tekoäly tulee käyttöön vain, kun se tukee tiettyä työvaihetta, kuten kyselyn ymmärrettävää yhteenvetoa useista julkaistuista tiedoista. Siksi tarkastelemme erikseen, mitä a oma sovellus pitäisi tarjota ja missä tekoälyä todella tarvitaan.

Mistä aloitat

Hyvä ensimmäinen askel on arvioida: Mihin kysymyksiin HR vastaa useita kertoja viikossa? Mistä samoja asiakirjoja etsitään yhä uudelleen ja uudelleen? Missä prosessissa syöte on selkeä, mutta onko sitä vaikea kääntää tai tarkistaa? Valitse prosessi tunnetuista lähteistä ja selkeästi vastuullisesta henkilöstä.

Tarkistamme sitten sinulta, mitä tietoja tarvitaan, mitkä ohjelmat ovat mukana ja kuka hyväksyy luonnokset. Vastakysymys on yhtä tärkeä: Mitä järjestelmä ei nimenomaisesti saa tehdä? Henkilöstöprosesseissa tähän kuuluvat erityisesti ihmisten arvioinnit, luvaton pääsy tiedostoihin ja päätökset ilman vastuuhenkilöä. Tämän testin tulos on teknisen toteutuksen perusta, ei lupaus tietystä tekoälytuloksesta.

Toimimme Wienissä ja työskentelemme yrityksille kaikkialla Euroopassa. Jos haluat keskustella tietystä prosessista, käytä yhteydenottolomaketta.