Reparti · Risorse umane IA nelle risorse umane: onboarding, documenti e domande dei dipendenti

Attività nelle risorse umane

Non tutte le attività ripetitive richiedono l’IA. Se un modulo si limita a trasferire dati da un campo a un altro, spesso basta una regola fissa. L’IA è utile soprattutto quando occorre leggere testi, trovare i documenti adatti o creare bozze da informazioni diverse. Gli esempi seguenti descrivono processi tipici, non progetti realizzati per clienti. Ogni processo richiede dati in ingresso definiti, una persona responsabile e un risultato verificabile.

1. Raccogliere i documenti per l’onboarding

Per l’ingresso di un nuovo dipendente servono informazioni provenienti da più uffici. I documenti necessari dipendono dal ruolo, dalla sede e dalle disposizioni interne.

• In ingresso: una comunicazione confermata di ingresso in azienda, con i dati necessari al processo, e modelli e checklist approvati.
• L’IA prepara: raccoglie i documenti e le attività pertinenti, segnala i dati mancanti e crea una panoramica per gli uffici coinvolti.
• Le risorse umane verificano: se documenti, dati e responsabilità sono adatti alla persona specifica e ne approvano la trasmissione.
• In uscita: una panoramica dell’onboarding verificata, con i documenti necessari e i punti aperti.

Il processo può anche avviare attività per l’IT o i reparti competenti. Questo non significa che l’IA crei autonomamente account o assegni diritti. Queste operazioni restano alle persone responsabili. Quando i modelli vengono modificati, deve essere riconoscibile quale versione è stata usata per una determinata pratica.

2. Rispondere alle domande su ferie, rimborsi spese e policy

Molte domande all’interno dell’azienda riguardano le stesse regole interne. Tuttavia, una risposta generale può non essere adatta al singolo caso.

• In ingresso: una domanda tramite modulo, intranet o e-mail e le policy interne approvate per rispondere.
• L’IA prepara: cerca i passaggi pertinenti, redige una bozza di risposta e cita la fonte utilizzata. Se manca una base univoca, segnala che la domanda resta aperta.
• Le risorse umane verificano: se la fonte e la risposta sono aggiornate e se le circostanze personali richiedono un chiarimento individuale.
• In uscita: una risposta approvata o una richiesta di chiarimenti alla persona competente.

Un assistente di questo tipo non dovrebbe rispondere attingendo a file qualsiasi. Per le domande generali spesso bastano le policy, senza accedere ai fascicoli dei dipendenti. Le informazioni individuali richiedono un processo separato con autorizzazioni più restrittive. Il modo in cui un agente di IA viene integrato in un processo del genere dipende dai sistemi esistenti e dalle approvazioni.

3. Preparare certificati di lavoro e attestazioni

I documenti con una struttura ricorrente possono essere preparati da modelli approvati. Il loro contenuto resta una decisione delle risorse umane.

• In ingresso: un incarico documentato, i dati consentiti per la pratica e un modello approvato.
• L’IA prepara: inserisce i dati nel modello e segnala le formulazioni o i campi obbligatori ancora da chiarire.
• Le risorse umane verificano e approvano: dati, formulazioni, destinatari e versione definitiva. Per le questioni legali vengono coinvolti gli specialisti competenti.
• In uscita: un documento approvato o una bozza con richieste di chiarimento specifiche.

Soprattutto nei certificati di lavoro, una bozza ben scritta non deve essere confusa con un’affermazione verificata nei contenuti. L’IA riceve solo i dati necessari per la singola bozza. Non formula una valutazione autonoma della persona interessata.

4. Archiviare correttamente contratti e documenti

Un fascicolo digitale del dipendente è utile solo se i documenti sono reperibili e non finiscono nel fascicolo sbagliato. L’associazione può essere preparata, ma dovrebbe essere verificata.

• In ingresso: un documento ricevuto e la struttura definita dei fascicoli con i relativi tipi di documento.
• L’IA prepara: riconosce il possibile tipo di documento, propone un’associazione e segnala dati mancanti o corrispondenze ambigue.
• Le risorse umane verificano e approvano: persona, tipo di documento, visibilità e posizione di archiviazione, prima che il documento venga salvato nel fascicolo.
• In uscita: un documento associato con approvazione tracciabile oppure una pratica da chiarire manualmente.

Per questa attività sono importanti anche regole di verifica fisse. Ad esempio, un documento non può essere associato a una persona solo perché contiene un nome simile. Maggiori informazioni sull’elaborazione tecnica dei documenti in arrivo sono disponibili in Elaborazione dei documenti.

5. Confermare la ricezione di una candidatura

Per le candidature limitiamo l’automazione alle attività amministrative. La valutazione delle candidature non fa parte del processo.

• In ingresso: una candidatura appena ricevuta tramite il canale previsto.
• L’IA prepara: verifica la presenza dei recapiti necessari per una conferma di ricezione e crea la conferma secondo il modello approvato.
• Le risorse umane verificano: il modello, il canale di invio previsto e i casi con dati ambigui o mancanti.
• In uscita: una conferma di ricezione o una candidatura in arrivo segnalata come da chiarire, senza valutazione né inserimento in graduatoria.

Anche per un processo circoscritto occorre chiarire l’accesso ai dati e la loro conservazione. La conferma di ricezione non deve trasformarsi in una preselezione nascosta. L’IA non formula giudizi di idoneità, punteggi o raccomandazioni sulle persone.

6. Preparare le richieste di ferie per la gestione

Una richiesta può arrivare tramite un’app o un sistema esistente. L’IA può organizzare i dati, ma non decide sul diritto alle ferie.

• In ingresso: una richiesta di ferie con periodo, persona interessata e dati previsti dall’azienda.
• L’IA prepara: individua i campi mancanti, riassume la richiesta e la inoltra in base alle responsabilità definite.
• Le risorse umane verificano: i dati ancora da chiarire e i casi che richiedono un chiarimento individuale. La persona competente decide sulla richiesta.
• In uscita: una richiesta completamente predisposta nel percorso di approvazione previsto oppure una richiesta di chiarimenti.

Decidiamo se utilizzare una semplice regola del modulo o l’IA in base al processo concreto. Per acquisire e inoltrare campi standardizzati spesso l’IA non è necessaria.

Programmi e interfacce

Nelle risorse umane le informazioni si trovano generalmente in più programmi. Un nuovo processo non dovrebbe sostituirli senza motivo. Per prima cosa si chiarisce quale sistema sia la fonte di riferimento per ogni dato. Si può poi valutare se sia opportuno usare un’interfaccia esistente, uno scambio regolato di file o un altro collegamento.

I programmi citati sono esempi e non indicano una partnership esistente né una specifica funzione del prodotto. Se e come sia possibile un'integrazione deve essere verificato rispetto all'insieme dei Suoi sistemi. Sono importanti anche i casi di errore: cosa succede in presenza di informazioni contraddittorie, di un'autorizzazione mancante o di un sistema non raggiungibile? Un'automazione dovrebbe rendere visibili questi casi anziché continuare a lavorare senza segnalarli.

Limiti, approvazioni e codecisione

Non realizziamo IA per selezionare i candidati né per valutare automaticamente il personale. L'allegato III del regolamento UE sull'IA classifica determinati sistemi di IA per l'occupazione e la gestione del personale come ad alto rischio. Per questo la nostra offerta resta limitata a processi di supporto, come raccogliere documenti, reperire informazioni approvate e inviare conferme amministrative di ricezione. La classificazione giuridica del sistema concreto deve essere verificata separatamente. Maggiori informazioni sul quadro normativo in regolamento sull'IA.

Un'approvazione non è soltanto un pulsante alla fine. Occorre stabilire in anticipo chi può vedere una bozza, chi corregge gli errori di contenuto e chi prende la decisione finale. Per i documenti personali e le informazioni individuali, l'ufficio risorse umane verifica il contenuto prima della trasmissione. Le informazioni poco chiare non vengono completate con supposizioni. Le modifiche al processo dovrebbero essere documentate e verificate prima dell'utilizzo.

L'introduzione del sistema può coinvolgere diritti di codecisione. In Germania occorre verificare in particolare il § 87 BetrVG, in Austria il § 96a ArbVG. La necessità di un consenso e il tipo di accordo richiesto dipendono dall'impresa e dal sistema concreto. Anche la protezione dei dati dei dipendenti e le regole interne esistenti devono essere oggetto di verifica. Non si tratta di consulenza legale. La decisione giuridica resta ai professionisti legali competenti.

Dati: fascicolo del personale e autorizzazioni

I dati del personale richiedono un accesso più ristretto rispetto alle direttive generali. Per questo separiamo le domande sulle regole aziendali dalle pratiche che riguardano una persona specifica. Un assistente per le regole sulle ferie non deve leggere il fascicolo del personale. Se deve supportare una pratica individuale, riceve soltanto i dati e le funzioni autorizzati a tale scopo.

Prima della realizzazione vengono definiti ruoli e autorizzazioni: chi può porre una domanda? Chi vede la bozza? Quali dati può leggere o scrivere un sistema? Anche i registri possono contenere dati personali e richiedono quindi regole di accesso proprie. Gli accessi tecnicamente possibili non sono automaticamente necessari per il compito. Indicazioni per la pianificazione sono disponibili in IA e protezione dei dati.

La pianificazione dei dati comprende anche conservazione e cancellazione. Per documenti in ingresso, bozze, documenti definitivi e registri possono servire regole diverse. Quando si realizza un'integrazione con servizi esterni, si verifica quali dati vengono trasmessi e dove vengono trattati. Se la Sua azienda richiede server nell'UE, tale requisito deve essere considerato nella scelta e nella configurazione dell'ambiente tecnico e verificato per la soluzione concreta. La sola ubicazione non sostituisce la verifica degli accessi e dei contratti.

Non esiste una risposta generale alla domanda se un fascicolo digitale del personale sia obbligatorio, perché dipende dal paese. Sono determinanti la giurisdizione concreta, i documenti interessati e i requisiti di conservazione applicabili. Noi progettiamo il processo tecnico. L'inquadramento giuridico spetta ai Suoi specialisti competenti. Non si tratta di consulenza legale.

App su misura per i dipendenti

A volte manca un accesso semplice a un processo esistente, anziché un ulteriore sistema HR. Un'app su misura per i dipendenti può, ad esempio, acquisire una richiesta di ferie, mostrare lo stato della pratica o mettere a disposizione una cartella digitale di documenti. Anche un piano dei turni può essere reso accessibile tramite un'interfaccia adeguata. Quali funzioni siano utili e ammesse dipende dai programmi esistenti e dalle regole interne.

Un'app di questo tipo deve integrare i sistemi esistenti, senza creare archivi di dati duplicati. Una richiesta può iniziare nell'app e poi essere elaborata nel sistema competente. L'app mostra soltanto le informazioni per le quali la persona autenticata dispone dell'autorizzazione. Le decisioni sulle richieste e le modifiche ai dati del personale continuano a seguire il percorso di approvazione stabilito.

Per dati in ingresso ben definiti, spesso bastano moduli e regole fisse. L'IA viene aggiunta soltanto quando supporta un passaggio concreto del lavoro, ad esempio riassumere in modo comprensibile una richiesta di chiarimento sulla base di più informazioni approvate. Per questo verifichiamo separatamente cosa deve fare un'app su misura e in quale punto l'IA sia effettivamente necessaria.

Da dove iniziare

Un buon primo passo è una breve ricognizione: a quali domande l'ufficio risorse umane risponde più volte ogni settimana? Dove vengono cercati continuamente gli stessi documenti? In quale pratica i dati in ingresso sono chiari, ma raccoglierli o verificarli richiede molto lavoro? Scelga un processo con fonti note e una persona chiaramente responsabile.

Successivamente verifichiamo con Lei quali dati servono, quali programmi sono coinvolti e chi approva le bozze. È altrettanto importante la domanda opposta: cosa non deve assolutamente fare il sistema? Nei processi del personale ciò comprende in particolare valutazioni delle persone, accessi non autorizzati ai fascicoli e decisioni senza una persona responsabile. Il risultato di questa verifica costituisce una base per la realizzazione tecnica, non una promessa di uno specifico risultato dell'IA.

Abbiamo sede a Vienna e lavoriamo per aziende in tutta Europa. Se desidera discutere di un processo concreto, utilizzi il modulo di contatto.