Odjeli · Ljudski resursi AI HR: uvođenje novih zaposlenika u posao, dokumenti i pitanja zaposlenika

Zadaci u ljudskim resursima

Ne zahtijeva svaki zadatak koji se ponavlja AI. Ako obrazac samo prenosi podatke iz jednog polja u drugo, često je dovoljno unaprijed zadano pravilo. AI je osobito koristan kada treba čitati tekstove, pronaći odgovarajuću dokumentaciju ili izraditi nacrte iz različitih podataka. Sljedeći primjeri opisuju tipične procese, a ne projekte za klijente. Svaki proces treba utvrđene ulaze, nadležnu osobu i izlaz koji se može pratiti.

1. Prikupljanje dokumentacije za uvođenje novih zaposlenika u posao

Za početak rada potrebne su informacije s više mjesta. Koja dokumentacija pripada tom procesu, ovisi o ulozi, lokaciji i internim pravilima.

• Ulaz: potvrđena obavijest o početku rada s podacima potrebnima za proces te odobreni predlošci i kontrolni popisi.
• AI priprema: objedinjuje odgovarajuće dokumente i korake, označava podatke koji nedostaju i izrađuje pregled za uključene službe.
• Odjel ljudskih resursa provjerava: odgovaraju li dokumentacija, podaci i nadležnosti konkretnoj osobi te odobrava prosljeđivanje.
• Izlaz: provjeren pregled uvođenja novog zaposlenika u posao s potrebnom dokumentacijom i otvorenim pitanjima.

Proces može pokrenuti i zadatke za IT ili stručne odjele. To ne znači da AI sam otvara korisničke račune ili dodjeljuje ovlasti. Ti koraci ostaju u nadležnosti odgovornih osoba. Ako se predlošci izmijene, mora biti vidljivo koja je verzija upotrijebljena za pojedini slučaj.

2. Odgovaranje na pitanja o godišnjem odmoru, naknadama troškova i pravilnicima

Mnoga pitanja iz tvrtke odnose se na ista interna pravila. Ipak, opći odgovor može biti neprikladan u pojedinom slučaju.

• Ulaz: pitanje putem obrasca, intraneta ili e-pošte te interni pravilnici odobreni za tu svrhu.
• AI priprema: traži relevantna mjesta, oblikuje nacrt odgovora i navodi upotrijebljeni izvor. Ako nedostaje jednoznačna osnova, označava pitanje kao otvoreno.
• Odjel ljudskih resursa provjerava: jesu li izvor i odgovor aktualni te zahtijevaju li osobne okolnosti pojedinačno razjašnjenje.
• Izlaz: odobren odgovor ili dodatni upit nadležnoj osobi.

Takav asistent ne bi trebao odgovarati na temelju proizvoljnih datoteka. Za opća pitanja često su dovoljni pravilnici bez pristupa dosjeima zaposlenika. Davanje informacija o pojedinoj osobi zahtijeva zaseban proces s užim ovlastima. Kako se AI agent uključuje u takav proces, ovisi o postojećim sustavima i odobrenjima.

3. Priprema potvrda o radu i drugih potvrda

Dokumenti s ponavljajućom strukturom mogu se pripremiti iz odobrenih predložaka. O njihovu sadržaju i dalje odlučuje odjel ljudskih resursa.

• Ulaz: dokumentiran nalog, dopušteni podaci za taj slučaj i odobren predložak.
• AI priprema: umeće podatke u predložak i označava formulacije ili obvezna polja koja još treba razjasniti.
• Odjel ljudskih resursa provjerava i odobrava: podatke, formulacije, primatelje i konačnu verziju. Za pravna pitanja uključuju se nadležni stručnjaci.
• Izlaz: odobren dokument ili nacrt s konkretnim dodatnim upitima.

Osobito kod potvrda o radu jezično dotjeran nacrt ne smije se zamijeniti s tvrdnjom čija je činjenična točnost provjerena. AI dobiva samo podatke koji su mu potrebni za konkretan nacrt. Ne izrađuje samostalnu procjenu osobe na koju se dokument odnosi.

4. Ispravna pohrana ugovora i dokumenata

Digitalni dosje zaposlenika koristan je samo ako se dokumenti mogu pronaći i ne završe u pogrešnom dosjeu. Pridruživanje se može pripremiti, ali trebalo bi ga provjeriti.

• Ulaz: zaprimljen dokument i utvrđena struktura dosjea s pripadajućim vrstama dokumenata.
• AI priprema: prepoznaje moguću vrstu dokumenta, predlaže pridruživanje i upozorava na podatke koji nedostaju ili nejasna podudaranja.
• Odjel ljudskih resursa provjerava i odobrava: osobu, vrstu dokumenta, vidljivost i mjesto pohrane prije spremanja dokumenta u dosje.
• Izlaz: pridružen dokument sa sljedivim odobrenjem ili slučaj za ručno razjašnjenje.

Za ovaj su zadatak važna i unaprijed zadana pravila provjere. Primjerice, dokument se ne smije pridružiti osobi samo zato što sadrži slično ime. Više o tehničkoj obradi pristigle dokumentacije pronaći ćete na stranici Obrada dokumenata.

5. Potvrda primitka prijave za posao

Kod prijava za posao automatizaciju ograničavamo na administrativne korake. Procjena prijava nije dio procesa.

• Ulaz: novozaprimljena prijava za posao putem predviđenog kanala.
• AI priprema: provjerava postoje li kontaktni podaci potrebni za potvrdu primitka i izrađuje potvrdu prema odobrenom predlošku.
• Odjel ljudskih resursa provjerava: predložak i predviđeni način slanja te slučajeve s nejasnim podacima ili podacima koji nedostaju.
• Izlaz: potvrda primitka ili prijava označena za razjašnjenje, bez ocjenjivanja ili rangiranja prijave.

I za usko ograničen proces treba razjasniti pristup podacima i njihovo čuvanje. Potvrda primitka ne smije postati prikrivena predselekcija. AI ne daje ocjene prikladnosti, bodove ni preporuke o osobama.

6. Priprema zahtjeva za godišnji odmor za obradu

Zahtjev može stići putem aplikacije ili postojećeg sustava. AI može organizirati podatke, ali ne odlučuje o pravu na godišnji odmor.

• Ulaz: zahtjev za godišnji odmor s razdobljem, osobom na koju se odnosi i podacima predviđenima u tvrtki.
• AI priprema: prepoznaje polja koja nedostaju, sažima zahtjev i prosljeđuje ga prema utvrđenim nadležnostima.
• Odjel ljudskih resursa provjerava: nerazjašnjene podatke i slučajeve koji zahtijevaju pojedinačno razjašnjenje. Nadležna osoba odlučuje o zahtjevu.
• Izlaz: potpuno pripremljen zahtjev u predviđenom postupku odobravanja ili dodatni upit.

O tome hoćemo li primijeniti jednostavno pravilo obrasca ili AI, odlučujemo na temelju konkretnog procesa. Za evidentiranje i prosljeđivanje standardiziranih polja AI često nije potreban.

Programi i sučelja

U ljudskim resursima informacije se uglavnom nalaze u više programa. Novi proces ne bi trebao zamijeniti te programe bez razloga. Najprije se razjašnjava koji je sustav mjerodavan izvor za pojedini podatak. Zatim se može provjeriti ima li smisla postojeće sučelje, uređena razmjena datoteka ili drugi način povezivanja.

Navedeni programi primjeri su, a ne tvrdnja o postojećem partnerstvu ili određenoj funkciji proizvoda. Je li povezivanje moguće i na koji način, mora se provjeriti za Vaše sustave. Važni su i slučajevi pogrešaka: što se događa kod proturječnih podataka, nedostatka ovlasti ili nedostupnog sustava? Automatizacija bi takve slučajeve trebala učiniti vidljivima umjesto prešutnog nastavka rada.

Ograničenja, odobravanja i suodlučivanje

Ne izrađujemo AI za odabir kandidatkinja i kandidata ni automatsko ocjenjivanje zaposlenika. Prilog III. EU-ova Akta o umjetnoj inteligenciji određene AI sustave u zapošljavanju i upravljanju ljudskim resursima navodi kao visokorizične. Zato je naša ponuda ograničena na pomoćne procese poput prikupljanja dokumentacije, pronalaženja odobrenih informacija i administrativnih potvrda primitka. Pravnu klasifikaciju konkretnog sustava treba zasebno provjeriti. Više o okviru pronaći ćete na stranici Akt o umjetnoj inteligenciji.

Odobrenje nije samo gumb na kraju. Unaprijed mora biti utvrđeno tko smije vidjeti nacrt, tko ispravlja činjenične pogreške i tko donosi konačnu odluku. Kod dokumenata i informacija koji se odnose na pojedinu osobu odjel ljudskih resursa provjerava sadržaj prije prosljeđivanja. Nejasni podaci ne dopunjuju se pretpostavkama. Izmjene procesa trebalo bi dokumentirati i provjeriti prije primjene.

Pri uvođenju mogu biti obuhvaćena prava suodlučivanja. U Njemačkoj posebno treba provjeriti § 87 BetrVG, a u Austriji § 96a ArbVG. Je li potrebna suglasnost i kakav je sporazum potreban, ovisi o tvrtki i konkretnom sustavu. Provjera obuhvaća i zaštitu podataka zaposlenika te postojeća interna pravila. Ovo nije pravni savjet. Pravna odluka ostaje u nadležnosti odgovornih pravnica i pravnika.

Podaci: dosje zaposlenika i ovlasti

Kadrovski podaci zahtijevaju uži pristup od općih pravilnika. Zato odvajamo pitanja o pravilima koja vrijede za cijelu tvrtku od postupaka koji se odnose na određenu osobu. Asistent za pravilnik o godišnjem odmoru ne mora čitati dosje zaposlenika. Ako treba podržati pojedinačni postupak, dobiva samo podatke i funkcije odobrene za tu svrhu.

Prije izvedbe utvrđuju se uloge i ovlasti: tko smije postaviti pitanje? Tko vidi nacrt? Koje podatke sustav smije čitati ili zapisivati? I zapisi o radu sustava mogu sadržavati osobne podatke. Zato trebaju vlastita pravila pristupa. Tehnički moguć pristup nije automatski potreban za konkretan zadatak. Napomene za planiranje pronaći ćete na stranici AI i zaštita podataka.

Planiranje podataka obuhvaća i čuvanje i brisanje. Za pristigle podatke, nacrte, gotove dokumente i zapise mogu biti potrebna različita pravila. Pri povezivanju s vanjskim uslugama provjerava se koji se podaci prenose i gdje se obrađuju. Ako su poslužitelji u EU-u zahtjev Vaše tvrtke, to se mora uzeti u obzir pri odabiru i postavljanju tehničkog okruženja te provjeriti za konkretno rješenje. Sama lokacija ne zamjenjuje provjeru pristupa i ugovora.

Na pitanje je li digitalni dosje zaposlenika obvezan ne može se dati općenit odgovor jer ovisi o pojedinoj zemlji. Mjerodavni su konkretna jurisdikcija, predmetna dokumentacija i važeći zahtjevi za čuvanje. Mi oblikujemo tehnički proces. Pravnu kvalifikaciju utvrđuju Vaši nadležni stručnjaci. Ovo nije pravni savjet.

Posebno razvijene aplikacije za zaposlenike

Ponekad ne nedostaje još jedan sustav za ljudske resurse, nego jednostavan pristup postojećem procesu. Posebno razvijena aplikacija za zaposlenike može, primjerice, evidentirati zahtjev za godišnji odmor, prikazati status obrade ili staviti na raspolaganje digitalnu mapu dokumenata. I raspored rada može se učiniti dostupnim putem odgovarajućeg sučelja. Koje su funkcije smislene i dopuštene, ovisi o postojećim programima i internim pravilima.

Takva aplikacija treba dopunjavati postojeće sustave, a ne stvarati udvostručene skupove podataka. Zahtjev može započeti u aplikaciji i zatim se obrađivati u nadležnom sustavu. Aplikacija prikazuje samo informacije za koje prijavljena osoba ima ovlasti. Odluke o zahtjevima i izmjene kadrovskih podataka i dalje slijede utvrđeni postupak odobravanja.

Za jasno definirane unose često su dovoljni obrasci i unaprijed zadana pravila. AI se dodaje tek kada podržava konkretan radni korak, primjerice razumljivo sažimanje dodatnog upita iz više odobrenih informacija. Zato zasebno provjeravamo što posebno razvijena aplikacija treba raditi i gdje je AI doista potreban.

Odakle krenuti

Dobar prvi korak mali je pregled postojećeg stanja: na koja pitanja odjel ljudskih resursa svakog tjedna više puta odgovara? Gdje se stalno traži ista dokumentacija? U kojem je postupku unos jasan, ali je prikupljanje ili provjera zahtjevna? Odaberite proces s poznatim izvorima i jasno nadležnom osobom.

Zatim s Vama provjeravamo koji su podaci potrebni, koji su programi uključeni i tko odobrava nacrte. Jednako je važno i suprotno pitanje: što sustav izričito ne smije raditi? U kadrovskim postupcima to posebno uključuje ocjenjivanje ljudi, neovlašten pristup dosjeima i odluke bez nadležne osobe. Rezultat te provjere osnova je za tehničku izvedbu, a ne obećanje određenog rezultata AI‑ja.

Sjedište nam je u Beču i radimo za tvrtke diljem Europe. Ako želite razgovarati o konkretnom procesu, upotrijebite obrazac za kontakt.