Avdelinger · HR AI HR: onboarding, dokumenter og spørsmål fra ansatte

Personaloppgaver

Ikke alle gjentatte oppgaver trenger AI. Hvis et skjema bare overfører data fra ett felt til et annet, er det ofte tilstrekkelig med en fast regel. AI er spesielt nyttig der tekster må leses, passende dokumenter må finnes eller utkast må lages fra forskjellig informasjon. Følgende eksempler beskriver typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. Hver prosess trenger definerte input, en ansvarlig person og et sporbart resultat.

1. Kompiler onboarding-dokumenter

Informasjon fra flere kilder kreves for å komme inn. Hvilke dokumenter som inngår avhenger av rolle, plassering og interne krav.

• Inngang: en bekreftet innreisemelding med nødvendig informasjon for prosessen samt godkjente maler og sjekklister.
• AI forbereder: sammenstiller relevante dokumenter og trinn, markerer manglende informasjon og skaper en oversikt for de involverte avdelingene.
• Personalkontroller: om dokumenter, informasjon og ansvar samsvarer med den spesifikke personen og godkjenner overføringen.
• Utgang: en verifisert onboarding-oversikt med nødvendige dokumenter og åpne punkter.

Prosessen kan også utløse oppgaver for IT- eller fagavdelinger. Dette betyr ikke at AI selv oppretter kontoer eller tildeler rettigheter. Slike skritt forblir hos de ansvarlige. Når maler endres, må det være tydelig hvilken versjon som ble brukt for en prosess.

2. Svar på spørsmål om ferie, utgifter og retningslinjer

Mange spørsmål fra selskapet er knyttet til de samme interne reglene. Et generelt svar kan imidlertid være upassende i enkeltsaker.

• Inngang: et spørsmål via skjema, intranett eller e-post og de interne retningslinjene godkjent for dette.
• AI forbereder: søker etter de aktuelle passasjene, formulerer et utkast til svar og siterer kilden som er brukt. Hvis det ikke er et klart grunnlag, markerer det spørsmålet som åpent.
• Personalkontroller: om kilde og svar er aktuelle og om personlige forhold krever individuell avklaring.
• Utgang: et frigitt svar eller en henvendelse til ansvarlig person.

En slik assistent bør ikke svare fra vilkårlige filer. For generelle spørsmål er ofte retningslinjer uten tilgang til personalmapper tilstrekkelig. Individuell informasjon krever en egen prosess med snevrere autorisasjoner. Som en AI‑agent Hvordan det integreres i en slik prosess avhenger av eksisterende systemer og godkjenninger.

3. Utarbeid sertifikater og sertifikater

Dokumenter med gjentakende struktur kan utarbeides fra godkjente maler. Innholdet deres forblir en avgjørelse av HR.

• Inngang: en dokumentert bestilling, den tillatte informasjonen om prosessen og en godkjent mal.
• AI forbereder: legger inn informasjon i malen og identifiserer formuleringer eller obligatoriske felt som fortsatt må avklares.
• Personalet sjekker og godkjenner: Informasjon, ordlyd, mottakere og endelig versjon. Dersom det er juridiske spørsmål, involveres de aktuelle ekspertene.
• Utgang: et utgitt dokument eller et utkast med spesifikke spørsmål.

Spesielt når det gjelder sertifikater, skal et språklig jevnt utkast ikke forveksles med en faktisk testet erklæring. AI mottar kun dataene den trenger for det respektive designet. Det skaper ikke en selvstendig vurdering av vedkommende.

4. Arkiver kontrakter og dokumenter riktig

En digital personalmappe er kun nyttig dersom dokumenter kan finnes og ikke havner i feil fil. Oppgaven kan utarbeides, men bør kontrolleres.

• Inngang: et mottatt dokument og den definerte filstrukturen med dets dokumenttyper.
• AI forbereder: gjenkjenner mulig dokumenttype, foreslår en oppgave og påpeker manglende informasjon eller uklare treff.
• Personalet sjekker og godkjenner: Person, dokumenttype, synlighet og lagringssted før dokumentet lagres i filen.
• Utgang: et tildelt dokument med sporbar godkjenning eller en prosess for manuell avklaring.

Faste testregler er også viktige for denne oppgaven. For eksempel kan et dokument ikke tildeles en person bare fordi et lignende navn vises i det. Mer om teknisk behandling av input finner du nedenfor Dokumentbehandling.

5. Bekreft mottak av en søknad

Når det gjelder applikasjoner, begrenser vi automatisering til administrative trinn. Vurdering av søknader er ikke en del av prosessen.

• Inngang: en nylig mottatt søknad via den angitte kanalen.
• AI forbereder: sjekker om kontaktinformasjonen som kreves for en mottaksbekreftelse er tilgjengelig og oppretter en bekreftelse basert på den godkjente malen.
• Personalkontroller: innleveringen og tiltenkt fraktrute samt saker med uklare eller manglende opplysninger.
• Utgang: en bekreftelse på mottak eller en oppføring merket for avklaring, uten evaluering eller rangering av søknaden.

Selv for en smal prosess må datatilgang og lagring avklares. Mottaksbekreftelsen må ikke bli en skjult forhåndssortering. AI lager ikke egnethetsvurderinger, score eller anbefalinger om mennesker.

6. Forbered ferieforespørsler for behandling

En søknad kan mottas via en app eller et eksisterende system. AI kan sortere informasjon, men tar ingen beslutning om kravet.

• Inngang: en feriesøknad med perioden, vedkommende og de opplysninger som selskapet krever.
• AI forbereder: gjenkjenner manglende felt, oppsummerer søknaden og videresender den i henhold til definerte ansvarsområder.
• Personalkontroller: åpne opplysninger og saker som krever individuell avklaring. Ansvarlig avgjør søknaden.
• Utgang: en fullstendig forberedt applikasjon i den tiltenkte utgivelseskanalen eller en spørring.

Vi bestemmer om en enkel skjemaregel eller AI skal brukes basert på den spesifikke prosessen. AI er ofte ikke nødvendig for å fange opp og videresende standardiserte felt.

Programmer og grensesnitt

I menneskelige ressurser er informasjon vanligvis lagret i flere programmer. En ny prosess bør erstatte disse programmene av en grunn. Først avklares hvilket system som er autoritativ kilde for hvilken informasjon. Du kan da sjekke om et eksisterende grensesnitt, en regulert filutveksling eller en annen tilkobling er fornuftig.

De nevnte programmene er eksempler, ikke en uttalelse om et eksisterende partnerskap eller en spesifikk produktfunksjon. Om og hvordan en tilkobling er mulig må kontrolleres for ditt systemlandskap. Feilsaker er også viktige: Hva skjer hvis det er motstridende opplysninger, manglende autorisasjon eller et system som ikke kan nås? En Automatisering bør synliggjøre slike saker i stedet for å jobbe videre i stillhet.

Grenser, godkjenninger og medbestemmelse

Vi bygger ingen AI for å velge ut søkere eller automatisk evaluere ansatte. Vedlegg III til EU AI‑forordningen lister opp visse AI‑systemer innen sysselsetting og personalledelse som høy risiko. Derfor forblir tilbudet vårt begrenset til støtteprosesser som å sammenstille dokumenter, finne utgitt informasjon og administrativ bekreftelse på mottak. En juridisk klassifisering av det spesifikke systemet må undersøkes separat. Du kan finne ut mer om rammen på AI‑regulering.

En utløser er ikke bare en knapp på slutten. Det må avgjøres på forhånd hvem som får se et utkast, hvem som retter faktafeil og hvem som tar den endelige avgjørelsen. For personlige dokumenter og individuell informasjon sjekker menneskelige ressurser innholdet før det videresendes. Uklare opplysninger er ikke supplert med forutsetninger. Endringer i prosessen bør dokumenteres og kontrolleres før de implementeres.

Medbestemmelsesretten kan bli påvirket under innføringen. I Tyskland må BetrVG § 87 undersøkes spesielt, og i Østerrike må § 96a i ArbVG undersøkes. Hvorvidt det kreves samtykke og hvilken avtale som trengs, avhenger av virksomheten og det konkrete systemet. Databeskyttelse for ansatte og eksisterende internt regelverk er også inkludert i gjennomgangen. Dette er ikke juridisk rådgivning. Den rettslige avgjørelsen forblir hos de ansvarlige advokatene.

Data: personalmappe og autorisasjoner

Personaldata trenger nærmere tilgang enn generelle retningslinjer. Derfor skiller vi spørsmål om bedriftsomfattende regler fra saker som berører en bestemt person. En feriepoliseassistent trenger ikke å lese en personalmappe. Hvis han skal støtte en individuell prosess, mottar han kun data og funksjoner som er godkjent for dette formålet.

Før implementering defineres roller og tillatelser: Hvem har lov til å stille et spørsmål? Hvem ser utkastet? Hvilke data har et system lov til å lese eller skrive? Logger kan også inneholde personlig informasjon. Du trenger derfor dine egne tilgangsregler. Teknisk mulig tilgang er ikke automatisk nødvendig. Du finner informasjon om planlegging på AI og databeskyttelse.

Dataplanlegging inkluderer også oppbevaring og sletting. Det kan være nødvendig med ulike regler for kvitteringer, utkast, ferdige dokumenter og protokoller. Ved tilkobling til eksterne tjenester kontrolleres det hvilke data som overføres og hvor de behandles. Dersom servere i EU er et krav til din bedrift, må dette tas i betraktning ved valg og oppsett av teknisk miljø og kontrolleres for den spesifikke løsningen. Et sted alene erstatter ikke kontroll av tilgang og kontrakter.

Spørsmålet om en digital personalmappe er obligatorisk kan ikke besvares generelt fordi det avhenger av hvilket land det gjelder. Det konkrete rettsområdet, de berørte dokumentene og gjeldende oppbevaringskrav er avgjørende. Vi designer den tekniske prosessen. Den juridiske klassifiseringen utføres av dine ansvarlige eksperter. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Egne apper for ansatte

Noen ganger er det ikke et annet HR-system som mangler, men enkel tilgang til en eksisterende prosess. For eksempel kan din egen medarbeiderapp registrere en ferieforespørsel, vise behandlingsstatus eller gi en digital dokumentmappe. En vaktliste kan også gjøres tilgjengelig via et passende grensesnitt. Hvilke funksjoner som er nyttige og tillatte avhenger av eksisterende programmer og interne regler.

En slik app skal utfylle eksisterende systemer og ikke lage dupliserte datasett. En søknad kan starte i appen og deretter behandles i ansvarlig system. Appen viser kun informasjonen som den påloggede personen er autorisert til å se. Vedtak om søknader og endringer i personelldata følger fortsatt den definerte utgivelsesveien.

Skjemaer og faste regler er ofte tilstrekkelig for klart definerte oppføringer. AI kommer bare inn når den støtter et spesifikt arbeidstrinn, for eksempel en forståelig oppsummering av en spørring fra flere utgitte opplysninger. Vi undersøker derfor separat hva a egen app skal gi og hvor AI faktisk er nødvendig.

Hvor du begynner

Et godt første skritt er å gjøre status: Hvilke spørsmål svarer HR flere ganger i uken? Hvor blir det søkt etter de samme dokumentene om og om igjen? I hvilken prosess er innspillet tydelig, men er det vanskelig å kompilere eller kontrollere? Velg en prosess med kjente kilder og en tydelig ansvarlig person.

Vi sjekker da med deg hvilke data som kreves, hvilke programmer som er involvert og hvem som godkjenner utkast. Motspørsmålet er like viktig: Hva har systemet uttrykkelig ikke lov til? Ved personalprosesser omfatter dette særlig vurderinger av personer, uautorisert innsyn i filer og vedtak uten ansvarlig person. Resultatet av denne testen er et grunnlag for teknisk implementering, ikke et løfte om et spesifikt AI‑resultat.

Vi er basert i Wien og jobber for selskaper over hele Europa. Hvis du ønsker å diskutere en bestemt prosess, bruk kontaktskjemaet.