Afdelinger · HR AI HR: onboarding, dokumenter og spørgsmål fra medarbejdere

Menneskelige opgaver

Ikke alle gentagne opgaver har brug for AI. Hvis en formular blot overfører data fra et felt til et andet, er en fast regel ofte tilstrækkelig. AI er især nyttig, hvor tekster skal læses, passende dokumenter skal findes eller udkast skal laves ud fra forskellige oplysninger. De følgende eksempler beskriver typiske processer, ikke kundeprojekter. Hver proces kræver definerede input, en ansvarlig person og et sporbart resultat.

1. Kompiler onboarding-dokumenter

Der kræves oplysninger fra flere kilder for at komme ind. Hvilke dokumenter der indgår afhænger af rolle, placering og interne krav.

• Indgang: en bekræftet indrejsemeddelelse med de nødvendige oplysninger til processen samt godkendte skabeloner og tjeklister.
• AI forbereder: sammensætter de relevante dokumenter og trin, markerer manglende information og skaber overblik for de involverede afdelinger.
• Personalekontrol: om dokumenter, oplysninger og ansvar matcher den konkrete person og godkender deres overdragelse.
• Output: en verificeret onboarding-oversigt med de nødvendige dokumenter og åbne punkter.

Processen kan også udløse opgaver for it- eller specialistafdelinger. Dette betyder ikke, at AI’en selv opretter konti eller tildeler rettigheder. Sådanne skridt forbliver hos de ansvarlige mennesker. Når skabeloner ændres, skal det fremgå, hvilken version der er brugt til en proces.

2. Besvar spørgsmål om ferie, udgifter og forsikringer

Mange spørgsmål fra virksomheden vedrører de samme interne regler. Et generelt svar kan dog være uhensigtsmæssigt i enkelte tilfælde.

• Indgang: et spørgsmål via formular, intranet eller mail og de interne retningslinjer godkendt herfor.
• AI forbereder: søger efter de relevante passager, formulerer et udkast til svar og citerer den anvendte kilde. Hvis der ikke er et klart grundlag, markerer det spørgsmålet som åbent.
• Personalekontrol: om kilde og svar er aktuelle og om personlige forhold kræver individuel afklaring.
• Output: et frigivet svar eller en forespørgsel til den ansvarlige.

En sådan assistent bør ikke svare fra vilkårlige filer. Ved generelle spørgsmål er retningslinjer uden adgang til personalemapper ofte tilstrækkelige. Individuelle oplysninger kræver en separat proces med snævrere autorisationer. Ligesom en AI agent Hvordan det integreres i en sådan proces afhænger af de eksisterende systemer og godkendelser.

3. Udarbejd certifikater og certifikater

Dokumenter med en tilbagevendende struktur kan udarbejdes ud fra godkendte skabeloner. Deres indhold er fortsat en beslutning af HR.

• Indgang: en dokumenteret ordre, de tilladte oplysninger om processen og en godkendt skabelon.
• AI forbereder: indsætter oplysninger i skabelonen og identificerer formuleringer eller obligatoriske felter, der stadig mangler at blive afklaret.
• Menneskelige ressourcer kontrollerer og godkender: Information, formulering, modtagere og den endelige version. Hvis der er juridiske spørgsmål, inddrages de relevante eksperter.
• Output: et frigivet dokument eller et udkast med specifikke spørgsmål.

Især når det kommer til certifikater, må et sprogligt glat udkast ikke forveksles med en faktuelt testet erklæring. AI modtager kun de data, den har brug for til det respektive design. Det skaber ikke en selvstændig vurdering af den pågældende person.

4. Arkiv kontrakter og dokumenter korrekt

En digital personalemappe er kun nyttig, hvis dokumenter kan findes og ikke ender i den forkerte fil. Opgaven kan udarbejdes, men bør tjekkes.

• Indgang: et modtaget dokument og den definerede filstruktur med dets dokumenttyper.
• AI forbereder: genkender den mulige dokumenttype, foreslår en opgave og påpeger manglende information eller uklare hits.
• Menneskelige ressourcer kontrollerer og godkender: Person, dokumenttype, synlighed og opbevaringssted, før dokumentet gemmes i filen.
• Output: et tildelt dokument med sporbar godkendelse eller en proces til manuel afklaring.

Faste testregler er også vigtige for denne opgave. For eksempel må et dokument ikke tildeles en person, blot fordi et lignende navn optræder i det. Mere om den tekniske behandling af input kan findes nedenfor Dokumentbehandling.

5. Bekræft modtagelsen af en ansøgning

Når det kommer til applikationer, begrænser vi automatisering til administrative trin. Vurdering af ansøgninger er ikke en del af processen.

• Indgang: en nyligt modtaget ansøgning via den anviste kanal.
• AI forbereder: kontrollerer, om de kontaktoplysninger, der kræves for en bekræftelse af modtagelsen, er tilgængelige og opretter en bekræftelse baseret på den godkendte skabelon.
• Personalekontrol: indsendelsen og den påtænkte sejlrute samt sager med uklare eller manglende oplysninger.
• Output: en bekræftelse på modtagelsen eller en indtastning markeret til afklaring, uden evaluering eller rangering af ansøgningen.

Selv for en snæver proces skal dataadgang og opbevaring afklares. Modtagelsesbekræftelsen må ikke blive en skjult forhåndssortering. AI’en skaber ikke egnethedsvurderinger, scores eller anbefalinger om mennesker.

6. Forbered ferieanmodninger til behandling

En ansøgning kan modtages via en app eller et eksisterende system. AI kan sortere information, men træffer ikke en beslutning om kravet.

• Indgang: en ferieansøgning med fristen, den pågældende og de af virksomheden krævede oplysninger.
• AI forbereder: genkender manglende felter, opsummerer ansøgningen og videresender den i henhold til de definerede ansvarsområder.
• Personalekontrol: åbne oplysninger og sager, der kræver individuel afklaring. Den ansvarlige tager stilling til ansøgningen.
• Output: en fuldt forberedt applikation i den tilsigtede udgivelseskanal eller en forespørgsel.

Vi beslutter, om der skal bruges en simpel formregel eller AI baseret på den specifikke proces. AI er ofte ikke påkrævet for at fange og videresende standardiserede felter.

Programmer og grænseflader

Inden for menneskelige ressourcer lagres information normalt i flere programmer. En ny proces bør erstatte disse programmer af en grund. Først afklares, hvilket system der er den autoritative kilde til hvilken information. Du kan derefter kontrollere, om en eksisterende grænseflade, en reguleret filudveksling eller en anden forbindelse giver mening.

De nævnte programmer er eksempler, ikke en udtalelse om et eksisterende partnerskab eller en specifik produktfunktion. Om og hvordan en forbindelse er mulig skal kontrolleres for dit systemlandskab. Fejlsager er også vigtige: Hvad sker der, hvis der er modstridende oplysninger, manglende autorisation eller et system, der ikke kan nås? En Automatisering bør synliggøre sådanne sager i stedet for at fortsætte med at arbejde i stilhed.

Grænser, godkendelser og medbestemmelse

Vi bygger ikke AI for at udvælge ansøgere eller automatisk evaluere medarbejdere. Bilag III til EU's AI‑forordning angiver visse AI‑systemer inden for beskæftigelse og forvaltning af menneskelige ressourcer som højrisiko. Derfor forbliver vores tilbud begrænset til understøttende processer såsom kompilering af dokumenter, finde frigivet information og administrativ bekræftelse af modtagelse. En juridisk klassificering af det specifikke system skal undersøges særskilt. Du kan læse mere om stellet på AI‑regulering.

En udløser er ikke bare en knap i slutningen. Det skal på forhånd fastlægges, hvem der må se et udkast, hvem der retter faktuelle fejl, og hvem der træffer den endelige beslutning. For personlige dokumenter og individuelle oplysninger kontrollerer menneskelige ressourcer indholdet, før det videregives. Uklare oplysninger er ikke suppleret med forudsætninger. Ændringer i processen bør dokumenteres og kontrolleres, før de implementeres.

Medbestemmelsesretten kan blive påvirket under introduktionen. I Tyskland skal især § 87 i BetrVG undersøges, og i Østrig skal § 96a i ArbVG undersøges. Hvorvidt der kræves samtykke, og hvilken aftale der er nødvendig, afhænger af virksomheden og det konkrete system. Medarbejderdatabeskyttelse og eksisterende interne regler er også inkluderet i gennemgangen. Dette er ikke juridisk rådgivning. Den juridiske afgørelse forbliver hos de ansvarlige advokater.

Data: personalekartotek og autorisationer

Menneskelige ressourcer-data har brug for tættere adgang end generelle retningslinjer. Derfor adskiller vi spørgsmål om virksomhedsdækkende regler fra spørgsmål, der berører en bestemt person. En feriepolitikassistent behøver ikke at læse en personalesag. Hvis det er meningen, at han skal støtte en individuel proces, modtager han kun de data og funktioner, der er godkendt til dette formål.

Før implementering defineres roller og tilladelser: Hvem må stille et spørgsmål? Hvem ser udkastet? Hvilke data må et system læse eller skrive? Logs kan også indeholde personlige oplysninger. Du har derfor brug for dine egne adgangsregler. Teknisk mulig adgang er ikke automatisk nødvendig. Du kan finde information om planlægning på AI og databeskyttelse.

Dataplanlægning omfatter også opbevaring og sletning. Forskellige regler kan være nødvendige for kvitteringer, udkast, færdige dokumenter og protokoller. Ved tilslutning til eksterne tjenester kontrolleres det, hvilke data der overføres, og hvor de behandles. Hvis servere i EU er et krav til din virksomhed, skal dette tages i betragtning ved valg og opsætning af det tekniske miljø og kontrolleres for den konkrete løsning. En placering alene erstatter ikke kontrol af adgang og kontrakter.

Spørgsmålet om, hvorvidt en digital personalemappe er obligatorisk, kan ikke besvares generelt, fordi det afhænger af det pågældende land. Det konkrete juridiske område, de berørte dokumenter og de gældende opbevaringskrav er afgørende. Vi designer den tekniske proces. Den juridiske klassificering udføres af dine ansvarlige eksperter. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Egne apps til medarbejdere

Nogle gange er det ikke et andet HR-system, der mangler, men enkel adgang til en eksisterende proces. For eksempel kan din egen medarbejder-app optage en ferieanmodning, vise behandlingsstatus eller levere en digital dokumentmappe. En vagtplan kan også gøres tilgængelig via en passende grænseflade. Hvilke funktioner der er nyttige og tilladte afhænger af de eksisterende programmer og interne regler.

En sådan app skal supplere eksisterende systemer og ikke skabe duplikerede datasæt. En ansøgning kan starte i appen og derefter behandles i det relevante system. Appen viser kun de oplysninger, som den indloggede person har tilladelse til at se. Beslutninger om ansøgninger og ændringer af personaledata følger fortsat den definerede frigivelsessti.

Formularer og faste regler er ofte tilstrækkelige til klart definerede poster. AI kommer kun i spil, når den understøtter et specifikt arbejdstrin, såsom en forståelig opsummering af en forespørgsel fra flere frigivne oplysninger. Vi undersøger derfor særskilt, hvad en egen app skal give, og hvor AI faktisk er nødvendig.

Hvor du starter

Et godt første skridt er at gøre status: Hvilke spørgsmål besvarer HR flere gange om ugen? Hvor søges der efter de samme dokumenter igen og igen? I hvilken proces er inputtet klart, men er det svært at kompilere eller kontrollere? Vælg en proces med kendte kilder og en klart ansvarlig person.

Vi tjekker herefter sammen med dig, hvilke data der kræves, hvilke programmer der er involveret, og hvem der godkender udkast. Modspørgsmålet er lige så vigtigt: Hvad må systemet udtrykkeligt ikke? Ved personaleprocesser omfatter dette især vurderinger af personer, uautoriseret adgang til filer og beslutninger uden en ansvarlig person. Resultatet af denne test er et grundlag for teknisk implementering, ikke et løfte om et specifikt AI‑resultat.

Vi har base i Wien og arbejder for virksomheder over hele Europa. Hvis du gerne vil diskutere en bestemt proces, så brug kontaktformularen.