Oddělení · Personalistika AI v HR: onboarding, dokumenty a dotazy zaměstnanců

Úkoly v personalistice

Ne každý opakující se úkol potřebuje AI. Pokud formulář pouze přenáší data z jednoho pole do druhého, často stačí pevné pravidlo. AI pomáhá zejména tam, kde je nutné číst texty, najít vhodné podklady nebo vytvořit návrh z různých údajů. Následující příklady popisují typické postupy, nikoli projekty zákazníků. Každý postup potřebuje stanovené vstupy, odpovědnou osobu a dohledatelný výstup.

1. Sestavování podkladů pro onboarding

Při nástupu zaměstnance jsou potřeba informace z několika míst. Které podklady jsou nutné, závisí na roli, pracovišti a interních požadavcích.

• Vstup: potvrzené oznámení o nástupu s údaji potřebnými pro daný postup a schválené šablony a kontrolní seznamy.
• AI připraví: sestaví vhodné dokumenty a kroky, označí chybějící údaje a vytvoří přehled pro zapojená pracoviště.
• Personální oddělení zkontroluje: zda podklady, údaje a odpovědnosti odpovídají konkrétní osobě, a schválí jejich předání.
• Výstup: zkontrolovaný přehled onboardingu s potřebnými podklady a nevyřešenými body.

Postup může také vyvolat úkoly pro IT nebo odborná oddělení. To neznamená, že AI sama zakládá účty nebo přiděluje oprávnění. Tyto kroky zůstávají na příslušných odpovědných osobách. Pokud se šablony mění, musí být zřejmé, která verze byla v konkrétním případě použita.

2. Odpovídání na dotazy k dovolené, náhradám výdajů a směrnicím

Mnoho dotazů z firmy se týká stejných interních pravidel. Obecná odpověď přesto nemusí v konkrétním případě vyhovovat.

• Vstup: dotaz zaslaný formulářem, přes intranet nebo e-mailem a interní směrnice schválené pro tento účel.
• AI připraví: vyhledá příslušné pasáže, zformuluje návrh odpovědi a uvede použitý zdroj. Pokud chybí jednoznačný podklad, označí dotaz jako nevyřešený.
• Personální oddělení zkontroluje: zda jsou zdroj a odpověď aktuální a zda osobní okolnosti vyžadují individuální vyjasnění.
• Výstup: schválená odpověď nebo doplňující dotaz pro odpovědnou osobu.

Takový asistent by neměl odpovídat na základě libovolných souborů. Pro obecné dotazy často stačí směrnice bez přístupu k osobním spisům. Individuální informace vyžadují samostatný postup s omezenějšími oprávněními. Jak se do takového procesu zapojí AI agent, závisí na stávajících systémech a schváleních.

3. Příprava pracovních posudků a potvrzení

Dokumenty s opakující se strukturou lze připravovat ze schválených šablon. O jejich obsahu nadále rozhoduje personální oddělení.

• Vstup: zdokumentované zadání, údaje, které je pro daný případ dovoleno použít, a schválená šablona.
• AI připraví: vloží údaje do šablony a označí formulace nebo povinná pole, která je ještě třeba vyjasnit.
• Personální oddělení zkontroluje a schválí: údaje, formulace, příjemce a konečnou verzi. U právních otázek se zapojí příslušní odborníci.
• Výstup: schválený dokument nebo návrh s konkrétními doplňujícími dotazy.

Právě u pracovních posudků se jazykově uhlazený návrh nesmí zaměňovat za věcně ověřené tvrzení. AI dostává jen data, která potřebuje pro konkrétní návrh. Nevytváří samostatné hodnocení dotčené osoby.

4. Správné ukládání smluv a dokumentů

Digitální osobní spis je užitečný jen tehdy, pokud lze dokumenty najít a neskončí v nesprávném spisu. Přiřazení lze připravit, ale mělo by se zkontrolovat.

• Vstup: přijatý dokument a stanovená struktura spisů s jednotlivými druhy dokumentů.
• AI připraví: rozpozná možný druh dokumentu, navrhne přiřazení a upozorní na chybějící údaje nebo nejednoznačné shody.
• Personální oddělení zkontroluje a schválí: osobu, druh dokumentu, viditelnost a místo uložení před uložením dokumentu do spisu.
• Výstup: přiřazený dokument s dohledatelným schválením nebo případ, který musí vyjasnit člověk.

Pro tento úkol jsou důležitá i pevná kontrolní pravidla. Dokument se například nesmí přiřadit osobě jen proto, že obsahuje podobné jméno. Více o technickém zpracování příchozích dokumentů najdete na stránce Zpracování dokumentů.

5. Potvrzení přijetí žádosti o zaměstnání

U žádostí o zaměstnání omezujeme automatizaci na administrativní kroky. Posuzování žádostí o zaměstnání není součástí postupu.

• Vstup: nově přijatá žádost o zaměstnání zaslaná určeným kanálem.
• AI připraví: ověří, zda jsou k dispozici kontaktní údaje potřebné pro potvrzení přijetí, a vytvoří potvrzení podle schválené šablony.
• Personální oddělení zkontroluje: šablonu, plánovaný způsob odeslání i případy s nejasnými nebo chybějícími údaji.
• Výstup: potvrzení přijetí nebo přijatá žádost označená k vyjasnění, bez hodnocení či stanovení jejího pořadí mezi ostatními žádostmi.

I u úzce vymezeného postupu musí být vyjasněn přístup k datům a jejich uchovávání. Potvrzování přijetí se nesmí změnit ve skrytý předvýběr. AI neposuzuje vhodnost osob, nepřiděluje jim bodové hodnocení ani k nim nevydává doporučení.

6. Příprava žádostí o dovolenou ke zpracování

Žádost může přijít přes aplikaci nebo stávající systém. AI může uspořádat údaje, ale nerozhoduje o nároku.

• Vstup: žádost o dovolenou s uvedením období, dotčené osoby a údajů stanovených firmou.
• AI připraví: rozpozná nevyplněná pole, shrne žádost a předá ji dál podle stanovených odpovědností.
• Personální oddělení zkontroluje: nevyjasněné údaje a případy, které vyžadují individuální vyjasnění. O žádosti rozhodne odpovědná osoba.
• Výstup: kompletně připravená žádost v určeném schvalovacím postupu nebo doplňující dotaz.

O tom, zda použít jednoduché pravidlo ve formuláři, nebo AI, rozhodujeme podle konkrétního postupu. Pro zaznamenávání a předávání standardizovaných polí AI často není potřeba.

Programy a rozhraní

V personalistice bývají informace uloženy v několika programech. Nový postup by tyto programy neměl bezdůvodně nahrazovat. Nejprve se vyjasní, který systém je rozhodujícím zdrojem pro který údaj. Poté lze ověřit, zda dává smysl stávající rozhraní, řízená výměna souborů nebo jiné propojení.

Uvedené programy jsou příklady, nikoli tvrzení o existujícím partnerství nebo konkrétní funkci produktu. Zda a jak je propojení možné, je nutné ověřit s ohledem na Vaše systémy. Důležité jsou i chybové situace: co se stane při rozporných údajích, chybějícím oprávnění nebo nedostupném systému? Automatizace by měla na takové případy upozornit, místo aby bez upozornění pokračovala v práci.

Omezení, schvalování a spolurozhodování

Nevytváříme AI pro výběr uchazeček a uchazečů ani pro automatické hodnocení zaměstnanců. Příloha III nařízení EU o AI uvádí některé AI systémy v oblasti zaměstnanosti a řízení lidských zdrojů jako vysoce rizikové. Naše nabídka proto zůstává omezena na podpůrné procesy, jako je sestavování podkladů, vyhledávání schválených informací a administrativní potvrzení přijetí. Právní klasifikaci konkrétního systému je nutné posoudit samostatně. Více o tomto rámci najdete na stránce Nařízení o AI.

Schválení není jen tlačítko na konci. Předem musí být jasné, kdo smí vidět návrh, kdo opravuje věcné chyby a kdo přijímá konečné rozhodnutí. U osobních dokumentů a informací týkajících se konkrétních osob kontroluje personální oddělení obsah před jeho předáním. Nejasné údaje se nedoplňují domněnkami. Změny postupu by měly být zdokumentovány a před zavedením ověřeny.

Zavedení se může dotýkat práv na spolurozhodování. V Německu je třeba prověřit zejména § 87 BetrVG, v Rakousku § 96a ArbVG. Zda je nutný souhlas a jaká dohoda je potřebná, závisí na firmě a konkrétním systému. Součástí posouzení je i ochrana osobních údajů zaměstnanců a stávající interní pravidla. Nejde o právní poradenství. Právní rozhodnutí zůstává na příslušných právničkách a právnících.

Data: osobní spis a oprávnění

Personální údaje vyžadují přísnější omezení přístupu než obecné směrnice. Proto oddělujeme dotazy na celofiremní pravidla od případů, které se týkají konkrétní osoby. Asistent pro pravidla čerpání dovolené nemusí číst osobní spis. Má-li podpořit individuální případ, získá pouze data a funkce schválené pro tento účel.

Před realizací se stanoví role a oprávnění: kdo smí položit dotaz? Kdo uvidí návrh? Která data smí systém číst nebo zapisovat? Také protokoly mohou obsahovat osobní údaje. Proto potřebují vlastní pravidla přístupu. Technicky možné přístupy nejsou automaticky věcně nezbytné. Pokyny k plánování najdete na stránce AI a ochrana osobních údajů.

K plánování nakládání s daty patří také uchovávání a výmaz. Pro příchozí podklady, návrhy, hotové dokumenty a protokoly mohou být zapotřebí různá pravidla. Při propojení s externími službami se prověřuje, která data se přenášejí a kde se zpracovávají. Pokud Vaše firma vyžaduje servery v EU, musí se tento požadavek zohlednit při výběru a nastavení technického prostředí a ověřit pro konkrétní řešení. Samotné umístění nenahrazuje kontrolu přístupů a smluv.

Na otázku, zda je digitální osobní spis povinný, nelze odpovědět obecně, protože záleží na dané zemi. Rozhodující jsou konkrétní právní prostředí, příslušné podklady a platné požadavky na uchovávání. Navrhujeme technický postup. Právní posouzení provádějí Vaši příslušní odborníci. Nejde o právní poradenství.

Vlastní aplikace pro zaměstnance

Někdy chybí jednoduchý přístup ke stávajícímu postupu, nikoli další HR systém. Vlastní zaměstnanecká aplikace může například zaznamenat žádost o dovolenou, zobrazit stav zpracování nebo zpřístupnit digitální složku dokumentů. Prostřednictvím vhodného rozhraní lze zpřístupnit i rozpis směn. Které funkce jsou smysluplné a přípustné, závisí na stávajících programech a interních pravidlech.

Taková aplikace má doplňovat stávající systémy a nevytvářet duplicitní soubory dat. Žádost může vzniknout v aplikaci a následně se zpracovat v příslušném systému. Aplikace zobrazuje pouze informace, k nimž má přihlášená osoba oprávnění. Rozhodování o žádostech a změny personálních údajů se nadále řídí stanoveným schvalovacím postupem.

Pro jasně definované vstupy často stačí formuláře a pevná pravidla. AI se přidává až tehdy, když podporuje konkrétní pracovní krok, například srozumitelné shrnutí doplňujícího dotazu na základě několika schválených informací. Proto samostatně posuzujeme, co má zajistit vlastní aplikace a kde je AI skutečně potřeba.

Kde začít

Dobrým prvním krokem je krátké zmapování současného stavu: na které otázky odpovídá personální oddělení každý týden opakovaně? Kde se stále znovu hledají stejné podklady? U kterého postupu je zadání jasné, ale sestavování podkladů nebo kontrola náročná? Vyberte postup se známými zdroji a jednoznačně odpovědnou osobou.

Poté s Vámi ověříme, která data jsou potřebná, které programy jsou zapojeny a kdo schvaluje návrhy. Stejně důležitá je i opačná otázka: co systém výslovně nesmí dělat? U personálních postupů sem patří zejména hodnocení lidí, neoprávněný přístup ke spisům a rozhodování bez odpovědné osoby. Výsledek tohoto posouzení tvoří základ pro technickou realizaci, není příslibem konkrétního výsledku AI.

Sídlíme ve Vídni a pracujeme pro firmy v celé Evropě. Pokud chcete probrat konkrétní postup, využijte kontaktní formulář.