Departamente · Resurse umane AI în HR: integrarea noilor angajați, documente și întrebări din partea personalului

Sarcini în resurse umane

Nu orice sarcină repetitivă are nevoie de AI. Dacă un formular doar transferă date dintr-un câmp în altul, este adesea suficientă o regulă fixă. AI este utilă mai ales acolo unde trebuie citite texte, găsite documentele potrivite sau create ciorne din informații diferite. Exemplele următoare descriu fluxuri de lucru obișnuite, nu proiecte realizate pentru clienți. Fiecare flux are nevoie de date de intrare definite, de o persoană responsabilă și de un rezultat verificabil.

1. Reunirea documentelor pentru integrarea noilor angajați

Pentru începerea activității unui angajat sunt necesare informații din mai multe surse. Documentele necesare depind de rol, locație și cerințele interne.

• Date de intrare: o notificare confirmată privind începerea activității, cu informațiile necesare fluxului, precum și șabloane și liste de verificare aprobate.
• AI pregătește: reunește documentele și etapele potrivite, semnalează informațiile lipsă și creează o situație de ansamblu pentru departamentele implicate.
• Resursele umane verifică: dacă documentele, informațiile și responsabilitățile corespund persoanei respective și aprobă transmiterea lor.
• Rezultat: o situație verificată a integrării noului angajat, cu documentele necesare și punctele deschise.

Fluxul poate declanșa și sarcini pentru IT sau departamentele de specialitate. Aceasta nu înseamnă că AI creează singură conturi sau acordă drepturi de acces. Astfel de etape rămân în sarcina persoanelor responsabile. Când șabloanele sunt modificate, trebuie să se poată identifica versiunea folosită pentru fiecare caz.

2. Răspunsuri la întrebări despre concedii, deconturi și politici interne

Multe întrebări din companie se referă la aceleași reguli interne. Totuși, un răspuns general poate fi nepotrivit într-un caz particular.

• Date de intrare: o întrebare primită prin formular, intranet sau e-mail și politicile interne aprobate pentru acest scop.
• AI pregătește: caută pasajele relevante, redactează o ciornă de răspuns și indică sursa folosită. Dacă nu există o bază clară, marchează întrebarea ca nerezolvată.
• Resursele umane verifică: dacă sursa și răspunsul sunt actuale și dacă situația personală necesită o clarificare individuală.
• Rezultat: un răspuns aprobat sau o solicitare de clarificare către persoana responsabilă.

Un astfel de asistent nu ar trebui să răspundă pe baza oricăror fișiere. Pentru întrebările generale sunt adesea suficiente politicile interne, fără acces la dosarele de personal. Informațiile individuale necesită un flux separat, cu drepturi de acces mai restrânse. Modul în care un agent AI este integrat într-un astfel de proces depinde de sistemele și aprobările existente.

3. Pregătirea referințelor profesionale și a adeverințelor

Documentele cu structură repetitivă pot fi pregătite din șabloane aprobate. Conținutul lor rămâne o decizie a departamentului de resurse umane.

• Date de intrare: o solicitare documentată, informațiile permise pentru cazul respectiv și un șablon aprobat.
• AI pregătește: introduce informațiile în șablon și semnalează formulările sau câmpurile obligatorii care mai trebuie clarificate.
• Resursele umane verifică și aprobă: informațiile, formulările, destinatarul și versiunea finală. Pentru întrebările juridice sunt implicați specialiștii responsabili.
• Rezultat: un document aprobat sau o ciornă cu solicitări concrete de clarificare.

Mai ales în cazul referințelor profesionale, o ciornă bine formulată nu trebuie confundată cu o afirmație verificată din punct de vedere factual. AI primește doar datele de care are nevoie pentru ciorna respectivă. Nu realizează o evaluare proprie a persoanei vizate.

4. Arhivarea corectă a contractelor și documentelor

Un dosar digital de personal este util doar dacă documentele pot fi găsite și nu ajung în dosarul greșit. Asocierea poate fi pregătită, dar ar trebui verificată.

• Date de intrare: un document primit și structura stabilită a dosarelor, cu tipurile de documente aferente.
• AI pregătește: identifică posibilul tip de document, propune o asociere și semnalează informațiile lipsă sau potrivirile neclare.
• Resursele umane verifică și aprobă: persoana, tipul documentului, vizibilitatea și locul de arhivare, înainte ca documentul să fie salvat în dosar.
• Rezultat: un document asociat, cu o aprobare trasabilă, sau un caz care necesită clarificare manuală.

Pentru această sarcină sunt importante și regulile fixe de verificare. De exemplu, un document nu trebuie asociat unei persoane doar pentru că include un nume asemănător. Mai multe informații despre prelucrarea tehnică a documentelor primite găsiți la Prelucrarea documentelor.

5. Confirmarea primirii unei candidaturi

În cazul candidaturilor, limităm automatizarea la etapele administrative. Evaluarea candidaturilor nu face parte din flux.

• Date de intrare: o candidatură nouă, primită prin canalul prevăzut în acest scop.
• AI pregătește: verifică dacă există datele de contact necesare unei confirmări de primire și creează confirmarea pe baza șablonului aprobat.
• Resursele umane verifică: șablonul și canalul de trimitere prevăzut, precum și cazurile cu informații neclare sau lipsă.
• Rezultat: o confirmare de primire sau o candidatură primită și marcată pentru clarificare, fără evaluarea sau ierarhizarea candidaturii.

Chiar și pentru un flux restrâns trebuie clarificate accesul la date și păstrarea lor. Confirmarea de primire nu trebuie să devină o preselecție ascunsă. AI nu formulează aprecieri despre potrivirea unei persoane pentru un post, nu acordă punctaje și nu face recomandări despre persoane.

6. Pregătirea cererilor de concediu pentru procesare

O cerere poate fi primită printr-o aplicație sau printr-un sistem existent. AI poate organiza informațiile, dar nu ia decizii privind dreptul la concediu.

• Date de intrare: o cerere de concediu cu perioada, persoana vizată și informațiile prevăzute de companie.
• AI pregătește: identifică câmpurile necompletate, rezumă cererea și o transmite mai departe conform responsabilităților stabilite.
• Resursele umane verifică: informațiile neclarificate și cazurile care necesită o clarificare individuală. Persoana responsabilă decide asupra cererii.
• Rezultat: o cerere pregătită complet și introdusă în circuitul de aprobare prevăzut sau o solicitare de clarificare.

Decidem dacă folosim o regulă simplă de formular sau AI în funcție de fluxul concret. Pentru înregistrarea și transmiterea câmpurilor standardizate, AI nu este adesea necesară.

Programe și interfețe

În resurse umane, informațiile se află de obicei în mai multe programe. Un flux nou nu ar trebui să înlocuiască aceste programe fără motiv. Mai întâi se clarifică ce sistem este sursa de referință pentru fiecare informație. Apoi se poate verifica dacă este potrivită o interfață existentă, un schimb de fișiere după reguli stabilite sau o altă formă de conectare.

Programele menționate sunt exemple și nu indică un parteneriat existent sau o anumită funcție a produsului. Dacă și cum se poate realiza o conexiune trebuie verificat pentru ansamblul sistemelor dumneavoastră. Sunt importante și situațiile de eroare: ce se întâmplă în cazul unor informații contradictorii, al lipsei unei permisiuni sau al unui sistem indisponibil? O automatizare ar trebui să semnaleze astfel de situații, în loc să continue fără avertizare.

Limite, aprobări și participarea la decizie

Nu dezvoltăm AI pentru selectarea candidaților și nici pentru evaluarea automată a angajaților. Anexa III a Regulamentului UE privind AI clasifică anumite sisteme AI din domeniul ocupării forței de muncă și al gestionării personalului ca prezentând risc ridicat. De aceea, oferta noastră se limitează la procese de sprijin, precum reunirea documentelor, găsirea informațiilor aprobate și confirmările administrative de primire. Încadrarea juridică a sistemului concret trebuie verificată separat. Mai multe despre cadrul aplicabil găsiți la Regulamentul privind AI.

O aprobare nu este doar un buton la final. Trebuie stabilit dinainte cine poate vedea o versiune preliminară, cine corectează erorile de conținut și cine ia decizia finală. Pentru documentele personale și răspunsurile individuale, departamentul de resurse umane verifică conținutul înainte de transmitere. Informațiile neclare nu sunt completate prin presupuneri. Modificările procesului ar trebui documentate și verificate înainte de utilizare.

Implementarea poate afecta drepturile de participare la decizie. În Germania trebuie verificat în special § 87 BetrVG, iar în Austria § 96a ArbVG. Necesitatea unui acord și tipul de convenție necesară depind de întreprindere și de sistemul concret. Verificarea trebuie să includă și protecția datelor angajaților, precum și regulile interne existente. Aceste informații nu reprezintă consultanță juridică. Decizia juridică rămâne în sarcina juriștilor responsabili.

Date: dosarul de personal și permisiunile

Datele de personal necesită un acces mai restrâns decât politicile generale. De aceea, separăm întrebările despre regulile aplicabile întregii companii de procesele care privesc o anumită persoană. Un asistent pentru politica de concedii nu are nevoie să citească un dosar de personal. Dacă urmează să sprijine un proces individual, primește doar datele și funcțiile aprobate pentru acel scop.

Înainte de implementare sunt stabilite rolurile și permisiunile: cine poate pune o întrebare? Cine vede versiunea preliminară? Ce date poate citi sau scrie un sistem? Și jurnalele pot conține informații cu caracter personal. De aceea, au nevoie de reguli proprii de acces. Accesul posibil din punct de vedere tehnic nu este automat și necesar pentru activitatea respectivă. Recomandări pentru planificare găsiți la AI și protecția datelor.

Planificarea datelor include și păstrarea și ștergerea lor. Pot fi necesare reguli diferite pentru informațiile primite, versiunile preliminare, documentele finalizate și jurnale. În cazul conectării la servicii externe, se verifică ce date sunt transmise și unde sunt prelucrate. Dacă utilizarea unor servere din UE este o cerință a companiei dumneavoastră, aceasta trebuie luată în considerare la alegerea și configurarea mediului tehnic și verificată pentru soluția concretă. Localizarea singură nu înlocuiește verificarea accesului și a contractelor.

Nu există un răspuns general la întrebarea dacă dosarul digital de personal este obligatoriu, deoarece acest lucru depinde de țară. Contează jurisdicția concretă, documentele vizate și cerințele de păstrare aplicabile. Noi proiectăm procesul tehnic. Încadrarea juridică este realizată de specialiștii dumneavoastră responsabili. Aceste informații nu reprezintă consultanță juridică.

Aplicații proprii pentru angajați

Uneori, nu lipsește încă un sistem HR, ci o modalitate simplă de acces la un proces existent. O aplicație proprie pentru angajați poate, de exemplu, să înregistreze o cerere de concediu, să afișeze stadiul procesării sau să ofere un dosar digital cu documente. Și programul de lucru poate fi accesat printr-o interfață adecvată. Ce funcții sunt utile și permise depinde de programele existente și de regulile interne.

O astfel de aplicație trebuie să completeze sistemele existente, fără să creeze seturi de date duplicate. O cerere poate fi inițiată în aplicație și apoi procesată în sistemul responsabil. Aplicația afișează doar informațiile la care persoana autentificată are drept de acces. Deciziile privind cererile și modificările datelor de personal urmează în continuare fluxul de aprobare stabilit.

Pentru date de intrare clar definite, formularele și regulile fixe sunt adesea suficiente. AI este adăugată doar când sprijină un pas concret al activității, de exemplu rezumarea clară a unei solicitări de clarificare pe baza mai multor informații aprobate. De aceea, analizăm separat ce trebuie să facă o aplicație proprie și unde este necesară cu adevărat AI.

De unde începeți

Un prim pas bun este o scurtă inventariere a situației: la ce întrebări răspunde departamentul de resurse umane de mai multe ori în fiecare săptămână? Unde sunt căutate mereu aceleași documente? În ce proces datele de intrare sunt clare, dar reunirea sau verificarea lor necesită mult efort? Alegeți un proces cu surse cunoscute și o persoană clar responsabilă.

Apoi verificăm împreună cu dumneavoastră ce date sunt necesare, ce programe sunt implicate și cine aprobă versiunile preliminare. La fel de importantă este și întrebarea inversă: ce anume îi este interzis explicit sistemului? În procesele de personal, acestea includ în special evaluarea oamenilor, accesul neautorizat la dosare și deciziile fără o persoană responsabilă. Rezultatul acestei verificări este o bază pentru implementarea tehnică, nu o promisiune privind un anumit rezultat al AI.

Avem sediul în Viena și lucrăm pentru companii din întreaga Europă. Dacă doriți să discutăm despre un proces concret, folosiți formularul de contact.