Nodaļas · Personāls AI HR: ievadapmācība, dokumenti un darbinieku jautājumi

Cilvēkresursu uzdevumi

Ne katram atkārtotam uzdevumam ir nepieciešams AI. Ja veidlapa vienkārši pārsūta datus no viena lauka uz citu, bieži vien pietiek ar fiksētu noteikumu. AI ir īpaši noderīga, ja ir jālasa teksti, jāatrod piemēroti dokumenti vai jāizveido melnraksti no dažādas informācijas. Šie piemēri apraksta tipiskus procesus, nevis klientu projektus. Katram procesam ir vajadzīgas noteiktas ievades, atbildīga persona un izsekojams rezultāts.

1. Sastādīt iekāpšanas dokumentus

Lai iekļūtu, ir nepieciešama informācija no vairākiem avotiem. Kādi dokumenti ir iekļauti, ir atkarīgs no lomas, atrašanās vietas un iekšējām prasībām.

• Ieeja: apstiprināts paziņojums par iebraukšanu ar procesam nepieciešamo informāciju, kā arī apstiprinātas veidnes un kontrolsaraksti.
• AI sagatavo: apkopo atbilstošos dokumentus un soļus, atzīmē trūkstošo informāciju un veido pārskatu par iesaistītajām nodaļām.
• Cilvēkresursu pārbaudes: vai dokumenti, informācija un pienākumi atbilst konkrētajai personai un apstiprina to nodošanu.
• Izvade: pārbaudīts apmācības pārskats ar nepieciešamajiem dokumentiem un atklātajiem punktiem.

Process var arī izraisīt uzdevumus IT vai speciālistu nodaļām. Tas nenozīmē, ka AI pati izveido kontus vai piešķir tiesības. Šādi soļi paliek atbildīgajiem cilvēkiem. Mainot veidnes, ir jābūt skaidram, kura versija tika izmantota procesam.

2. Atbildiet uz jautājumiem par atvaļinājumu, izdevumiem un polisēm

Daudzi uzņēmuma jautājumi attiecas uz tiem pašiem iekšējiem noteikumiem. Tomēr vispārīga atbilde atsevišķos gadījumos var būt nepiemērota.

• Ieeja: jautājumu, izmantojot veidlapu, iekštīklu vai e-pastu, un tam apstiprinātās iekšējās vadlīnijas.
• AI sagatavo: meklē atbilstošos fragmentus, formulē atbildes uzmetumu un atsaucas uz izmantoto avotu. Ja nav skaidra pamata, tas atzīmē jautājumu kā atklātu.
• Cilvēkresursu pārbaudes: vai avots un atbilde ir aktuāli un vai personīgie apstākļi prasa individuālu skaidrojumu.
• Izvade: atbrīvota atbilde vai vaicājums atbildīgajai personai.

Šādam palīgam nevajadzētu atbildēt no patvaļīgiem failiem. Vispārīgiem jautājumiem bieži vien pietiek ar vadlīnijām bez piekļuves personāla lietām. Individuālai informācijai ir nepieciešams atsevišķs process ar šaurākām pilnvarām. Tāpat kā a AI aģents Tas, kā tas tiek integrēts šādā procesā, ir atkarīgs no esošajām sistēmām un apstiprinājumiem.

3. Sagatavot sertifikātus un sertifikātus

Dokumentus ar atkārtotu struktūru var sagatavot pēc apstiprinātām veidnēm. To saturs paliek HR lēmums.

• Ieeja: dokumentētu rīkojumu, pieļaujamo informāciju par procesu un apstiprinātu veidni.
• AI sagatavo: ievieto informāciju veidnē un identificē formulējumus vai obligātos laukus, kas vēl ir jāprecizē.
• Cilvēkresursi pārbauda un apstiprina: Informācija, formulējums, saņēmēji un galīgā versija. Ja rodas juridiski jautājumi, tiek piesaistīti attiecīgie eksperti.
• Izvade: publiskots dokuments vai melnraksts ar konkrētiem jautājumiem.

It īpaši, ja runa ir par sertifikātiem, lingvistiski gludu melnrakstu nevajadzētu jaukt ar faktu pārbaudītu apgalvojumu. AI saņem tikai tos datus, kas tai nepieciešami attiecīgajam dizainam. Tas nerada neatkarīgu attiecīgās personas novērtējumu.

4. Pareizi noformējiet līgumus un dokumentus

Digitālā personāla datne ir noderīga tikai tad, ja dokumentus var atrast un tie nenonāk nepareizā failā. Uzdevumu var sagatavot, bet tas ir jāpārbauda.

• Ieeja: saņemts dokuments un noteikta faila struktūra ar tā dokumentu veidiem.
• AI sagatavo: atpazīst iespējamo dokumenta veidu, iesaka uzdevumu un norāda uz trūkstošo informāciju vai neskaidriem trāpījumiem.
• Cilvēkresursi pārbauda un apstiprina: Persona, dokumenta veids, redzamība un uzglabāšanas vieta pirms dokumenta saglabāšanas failā.
• Izvade: piešķirts dokuments ar izsekojamu apstiprinājumu vai manuālas precizēšanas process.

Šim uzdevumam ir svarīgi arī fiksēti testēšanas noteikumi. Piemēram, dokumentu var nepiešķirt personai tikai tāpēc, ka tajā ir līdzīgs vārds. Vairāk par ievades tehnisko apstrādi var atrast zemāk Dokumentu apstrāde.

5. Apstipriniet pieteikuma saņemšanu

Runājot par lietojumprogrammām, mēs ierobežojam automatizāciju līdz administratīvajām darbībām. Pieteikumu izvērtēšana neietilpst procesā.

• Ieeja: tikko saņemts pieteikums pa norādīto kanālu.
• AI sagatavo: pārbauda, vai ir pieejama saņemšanas apstiprinājumam nepieciešamā kontaktinformācija, un izveido apstiprinājumu, pamatojoties uz apstiprināto veidni.
• Cilvēkresursu pārbaudes: iesniegumu un paredzēto nosūtīšanas maršrutu, kā arī gadījumus ar neskaidru vai trūkstošu informāciju.
• Izvade: saņemšanas apstiprinājums vai ieraksts, kas atzīmēts precizēšanai, bez pieteikuma izvērtēšanas vai sarindošanas.

Pat šauram procesam ir jāprecizē piekļuve datiem un glabāšana. Saņemšanas apstiprinājums nedrīkst kļūt par slēptu priekššķirošanu. AI nerada spriedumus par piemērotību, vērtējumus vai ieteikumus par cilvēkiem.

6. Sagatavot atvaļinājuma pieprasījumus apstrādei

Pieteikumu var saņemt, izmantojot lietotni vai esošu sistēmu. AI var kārtot informāciju, bet nepieņem lēmumu par prasību.

• Ieeja: atvaļinājuma iesniegums ar periodu, attiecīgo personu un uzņēmuma pieprasīto informāciju.
• AI sagatavo: atpazīst trūkstošos laukus, apkopo pieteikumu un pārsūta to atbilstoši noteiktajiem pienākumiem.
• Cilvēkresursu pārbaudes: atklāta informācija un gadījumi, kas prasa individuālu skaidrojumu. Par pieteikumu pieņem atbildīgā persona.
• Izvade: pilnībā sagatavota lietojumprogramma paredzētajā izlaišanas kanālā vai vaicājums.

Mēs izlemjam, vai tiek izmantots vienkāršs formas noteikums vai AI, pamatojoties uz konkrēto procesu. AI bieži vien nav nepieciešams uztvert un pārsūtīt standartizētus laukus.

Programmas un saskarnes

Cilvēkresursos informācija parasti tiek glabāta vairākās programmās. Kāda iemesla dēļ šīs programmas ir jāaizstāj ar jaunu procesu. Pirmkārt, tiek noskaidrots, kura sistēma kurai informācijai ir autoritatīvs avots. Pēc tam varat pārbaudīt, vai ir jēga esošai saskarnei, regulētai failu apmaiņai vai citam savienojumam.

Minētās programmas ir piemēri, nevis paziņojums par esošu partnerību vai konkrētu produkta funkciju. Vai un kā savienojums ir iespējams, ir jāpārbauda jūsu sistēmas ainavai. Svarīgi ir arī kļūdu gadījumi: kas notiek, ja ir pretrunīga informācija, trūkst autorizācijas vai sistēma, ar kuru nevar sazināties? Viens Automatizācija vajadzētu padarīt šādus gadījumus redzamus, nevis turpināt strādāt klusējot.

Ierobežojumi, apstiprinājumi un līdznoteikšanās

Mēs neveidojam AI, lai atlasītu pretendentus vai automātiski novērtētu darbiniekus. ES AI regulas III pielikumā noteiktas AI sistēmas nodarbinātības un cilvēkresursu vadībā ir uzskaitītas kā augsta riska grupas. Tāpēc mūsu piedāvājums joprojām aprobežojas ar atbalsta procesiem, piemēram, dokumentu apkopošanu, atbrīvotas informācijas atrašanu un administratīvu saņemšanas apstiprinājumu. Konkrētās sistēmas juridiskā klasifikācija ir jāizskata atsevišķi. Vairāk par rāmi varat uzzināt vietnē AI regulējums.

Atbrīvošana nav tikai poga beigās. Iepriekš jānosaka, kam atļauts iepazīties ar melnrakstu, kurš labo faktu kļūdas un kurš pieņem galīgo lēmumu. Personas dokumentiem un individuālajai informācijai cilvēkresursi pārbauda saturu pirms tā nodošanas tālāk. Neskaidra informācija netiek papildināta ar pieņēmumiem. Procesa izmaiņas ir jādokumentē un jāpārbauda pirms to ieviešanas.

Ievadīšanas laikā var tikt ietekmētas koplēmuma tiesības. Vācijā jo īpaši ir jāpārbauda BetrVG 87. pants, bet Austrijā, ArbVG 96.a pants. Tas, vai ir nepieciešama piekrišana un kāda vienošanās ir nepieciešama, ir atkarīgs no uzņēmuma un konkrētās sistēmas. Pārskatā iekļauta arī darbinieku datu aizsardzība un esošie iekšējie noteikumi. Tas nav juridisks padoms. Juridiskais lēmums paliek atbildīgo juristu ziņā.

Dati: personāla lieta un pilnvaras

Cilvēkresursu datiem ir nepieciešama tuvāka piekļuve nekā vispārējām vadlīnijām. Tāpēc mēs nošķiram jautājumus par uzņēmuma mēroga noteikumiem no jautājumiem, kas skar konkrētu personu. Atvaļinājuma politikas asistentam nav jālasa personāla lieta. Ja viņam ir jāatbalsta kāds individuāls process, viņš saņem tikai šim nolūkam apstiprinātos datus un funkcijas.

Pirms ieviešanas tiek noteiktas lomas un atļaujas: Kas drīkst uzdot jautājumu? Kurš redz melnrakstu? Kādus datus sistēmai ir atļauts lasīt vai rakstīt? Žurnāli var saturēt arī personas informāciju. Tāpēc jums ir nepieciešami savi piekļuves noteikumi. Tehniski iespējama piekļuve nav automātiski nepieciešama. Informāciju par plānošanu varat atrast vietnē AI un datu aizsardzība.

Datu plānošana ietver arī saglabāšanu un dzēšanu. Kvītīm, melnrakstiem, gataviem dokumentiem un protokoliem var būt nepieciešami dažādi noteikumi. Pieslēdzoties ārējiem pakalpojumiem, tiek pārbaudīts, kuri dati tiek pārsūtīti un kur tie tiek apstrādāti. Ja serveri ES ir jūsu uzņēmuma prasība, tas ir jāņem vērā, izvēloties un uzstādot tehnisko vidi, un jāpārbauda konkrētais risinājums. Atrašanās vieta vien neaizstāj piekļuves un līgumu pārbaudi.

Uz jautājumu, vai digitālā personāla lieta ir obligāta, nevar atbildēt vispārīgi, jo tas ir atkarīgs no attiecīgās valsts. Noteicošā ir konkrētā juridiskā joma, ietekmētie dokumenti un piemērojamās glabāšanas prasības. Mēs izstrādājam tehnisko procesu. Juridisko klasifikāciju veic jūsu atbildīgie eksperti. Tas nav juridisks padoms.

Pašu lietotnes darbiniekiem

Dažreiz trūkst citas HR sistēmas, bet gan vienkārša piekļuve esošam procesam. Piemēram, jūsu darbinieka lietotne var ierakstīt atvaļinājuma pieprasījumu, parādīt apstrādes statusu vai nodrošināt digitālo dokumentu mapi. Sarakstu var arī padarīt pieejamu, izmantojot piemērotu saskarni. Kuras funkcijas ir noderīgas un atļautas, ir atkarīgas no esošajām programmām un iekšējiem noteikumiem.

Šādai lietotnei ir jāpapildina esošās sistēmas, nevis jāveido datu kopu dublikāti. Pieteikumu var sākt lietotnē un pēc tam apstrādāt atbildīgajā sistēmā. Lietojumprogramma parāda tikai to informāciju, kuru skatīt ir pilnvarots reģistrētais lietotājs. Lēmumi par pieteikumiem un izmaiņām personāla datos turpina ievērot noteikto izlaišanas ceļu.

Skaidri definētiem ierakstiem bieži vien pietiek ar veidlapām un noteiktiem noteikumiem. AI tiek izmantots tikai tad, ja tas atbalsta konkrētu darba posmu, piemēram, saprotami apkopo vaicājumu no vairākām atbrīvotām informācijas daļām. Tāpēc mēs atsevišķi pārbaudām, kas a paša lietotne būtu jānodrošina un kur AI patiesībā ir vajadzīgs.

Kur jūs sākat

Labs pirmais solis ir izvērtēt: uz kādiem jautājumiem HR atbild vairākas reizes nedēļā? Kur atkal un atkal tiek meklēti vieni un tie paši dokumenti? Kurā procesā ievade ir skaidra, bet vai to ir grūti apkopot vai pārbaudīt? Izvēlieties procesu ar zināmiem avotiem un skaidri atbildīgu personu.

Pēc tam mēs pārbaudām, kuri dati ir nepieciešami, kuras programmas ir iesaistītas un kas apstiprina projektus. Tikpat svarīgs ir arī pretjautājums: ko sistēmai nepārprotami nav atļauts darīt? Personāla procesu gadījumā tas jo īpaši ietver cilvēku novērtēšanu, nesankcionētu piekļuvi failiem un lēmumiem bez atbildīgās personas. Šī testa rezultāts ir tehniskās ieviešanas pamats, nevis konkrēta AI rezultāta solījums.

Mēs atrodamies Vīnē un strādājam uzņēmumos visā Eiropā. Ja vēlaties apspriest konkrētu procesu, izmantojiet saziņas veidlapu.