Działy · Kadry AI w HR: onboarding, dokumenty i pytania pracowników

Zadania w dziale kadr

Nie każde powtarzalne zadanie wymaga AI. Jeśli formularz jedynie przenosi dane z jednego pola do drugiego, często wystarczy stała reguła. AI jest szczególnie pomocna tam, gdzie trzeba odczytywać teksty, znajdować odpowiednie dokumenty lub tworzyć projekty treści na podstawie różnych informacji. Poniższe przykłady opisują typowe procesy, a nie projekty dla klientów. Każdy proces wymaga określonych danych wejściowych, odpowiedzialnej osoby i wyniku, którego powstanie można prześledzić.

1. Kompletowanie dokumentów onboardingowych

Przy zatrudnianiu nowej osoby potrzebne są informacje z kilku źródeł. Zestaw wymaganych dokumentów zależy od roli, lokalizacji i wewnętrznych wytycznych.

• Dane wejściowe: potwierdzone zgłoszenie zatrudnienia nowej osoby z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia procesu oraz zatwierdzone szablony i listy kontrolne.
• AI przygotowuje: zestawia odpowiednie dokumenty i kroki, oznacza brakujące informacje i tworzy zestawienie dla zaangażowanych jednostek.
• Dział kadr sprawdza: czy dokumenty, informacje i przypisana odpowiedzialność są odpowiednie dla konkretnej osoby, i zatwierdza ich przekazanie dalej.
• Wynik: sprawdzone zestawienie onboardingowe z wymaganymi dokumentami i otwartymi kwestiami.

Proces może też uruchamiać zadania dla IT lub działów merytorycznych. Nie oznacza to, że AI sama zakłada konta lub nadaje uprawnienia. Takie kroki pozostają w gestii odpowiedzialnych za nie osób. Po zmianie szablonów musi być możliwe ustalenie, której wersji użyto w danej sprawie.

2. Odpowiadanie na pytania o urlopy, zwrot kosztów i wewnętrzne zasady

Wiele pytań w firmie dotyczy tych samych wewnętrznych zasad. Mimo to ogólna odpowiedź może nie pasować do konkretnego przypadku.

• Dane wejściowe: pytanie przesłane przez formularz, intranet lub e-mail oraz zatwierdzone do tego celu wewnętrzne wytyczne.
• AI przygotowuje: wyszukuje odpowiednie fragmenty, formułuje projekt odpowiedzi i wskazuje wykorzystane źródło. Jeśli brakuje jednoznacznej podstawy, oznacza pytanie jako nierozstrzygnięte.
• Dział kadr sprawdza: czy źródło i odpowiedź są aktualne oraz czy osobiste okoliczności wymagają indywidualnego wyjaśnienia.
• Wynik: zatwierdzona odpowiedź lub pytanie uzupełniające skierowane do odpowiedzialnej osoby.

Taki asystent nie powinien odpowiadać na podstawie dowolnych plików. Przy pytaniach ogólnych często wystarczą wewnętrzne wytyczne bez dostępu do akt osobowych. Udzielanie informacji indywidualnych wymaga osobnego procesu z bardziej ograniczonymi uprawnieniami. Sposób włączenia agenta AI w taki proces zależy od istniejących systemów i zatwierdzeń.

3. Przygotowywanie świadectw pracy i zaświadczeń

Dokumenty o powtarzalnej strukturze można przygotowywać na podstawie zatwierdzonych szablonów. O ich treści nadal decyduje dział kadr.

• Dane wejściowe: udokumentowane zlecenie, informacje dotyczące sprawy dopuszczone do wykorzystania oraz zatwierdzony szablon.
• AI przygotowuje: wstawia informacje do szablonu i oznacza sformułowania lub wymagane pola, które trzeba jeszcze wyjaśnić.
• Dział kadr sprawdza i zatwierdza: informacje, sformułowania, odbiorców i ostateczną wersję. W razie pytań prawnych włącza się właściwych specjalistów.
• Wynik: zatwierdzony dokument lub projekt z konkretnymi pytaniami uzupełniającymi.

Zwłaszcza w przypadku świadectw pracy nie wolno utożsamiać płynnie napisanego projektu z merytorycznie sprawdzoną treścią. AI otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do przygotowania danego projektu. Nie dokonuje samodzielnej oceny osoby, której dokument dotyczy.

4. Prawidłowe przechowywanie umów i dokumentów

Cyfrowe akta osobowe są przydatne tylko wtedy, gdy dokumenty można odnaleźć i nie trafiają one do niewłaściwych akt. Przypisanie dokumentów można przygotować, ale należy je sprawdzić.

• Dane wejściowe: otrzymany dokument i ustalona struktura akt wraz z rodzajami dokumentów.
• AI przygotowuje: rozpoznaje możliwy rodzaj dokumentu, proponuje przypisanie i wskazuje brakujące informacje lub niejednoznaczne dopasowania.
• Dział kadr sprawdza i zatwierdza: osobę, rodzaj dokumentu, jego widoczność i miejsce przechowywania, zanim dokument zostanie zapisany w aktach.
• Wynik: przypisany dokument z możliwym do prześledzenia zatwierdzeniem lub sprawa wymagająca ręcznego wyjaśnienia.

W tym zadaniu ważne są również stałe reguły kontroli. Na przykład dokumentu nie wolno przypisać do osoby tylko dlatego, że występuje w nim podobne imię lub nazwisko. Więcej o technicznym przetwarzaniu wpływających dokumentów znajduje się na stronie przetwarzanie dokumentów.

5. Potwierdzanie otrzymania zgłoszenia rekrutacyjnego

W przypadku zgłoszeń rekrutacyjnych ograniczamy automatyzację do czynności administracyjnych. Ocena zgłoszeń nie jest częścią procesu.

• Dane wejściowe: nowe zgłoszenie rekrutacyjne otrzymane za pośrednictwem przeznaczonego do tego kanału.
• AI przygotowuje: sprawdza, czy dostępne są dane kontaktowe niezbędne do potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, i tworzy potwierdzenie na podstawie zatwierdzonego szablonu.
• Dział kadr sprawdza: szablon i przewidziany sposób wysyłki oraz przypadki z niejasnymi lub brakującymi informacjami.
• Wynik: potwierdzenie otrzymania zgłoszenia lub zgłoszenie oznaczone jako wymagające wyjaśnienia, bez oceny ani ustalania jego pozycji w rankingu.

Nawet przy procesie o wąskim zakresie trzeba ustalić zasady dostępu do danych i ich przechowywania. Potwierdzanie otrzymania zgłoszenia nie może stać się ukrytą wstępną selekcją. AI nie tworzy ocen przydatności, punktacji ani rekomendacji dotyczących osób.

6. Przygotowywanie wniosków urlopowych do rozpatrzenia

Wniosek może wpłynąć przez aplikację lub istniejący system. AI może porządkować informacje, ale nie decyduje o prawie do urlopu.

• Dane wejściowe: wniosek urlopowy z okresem urlopu, osobą, której dotyczy, oraz informacjami wymaganymi w firmie.
• AI przygotowuje: rozpoznaje nieuzupełnione pola, podsumowuje wniosek i przekazuje go dalej zgodnie z ustalonym podziałem odpowiedzialności.
• Dział kadr sprawdza: informacje wymagające uzupełnienia i przypadki wymagające indywidualnego wyjaśnienia. Odpowiedzialna osoba decyduje o wniosku.
• Wynik: w pełni przygotowany wniosek w przewidzianym obiegu zatwierdzania lub pytanie uzupełniające.

O zastosowaniu prostej reguły formularza lub AI decydujemy na podstawie konkretnego procesu. Do rejestrowania i przekazywania standardowych pól AI często nie jest potrzebna.

Programy i interfejsy

W dziale kadr informacje znajdują się zazwyczaj w kilku programach. Nowy proces nie powinien bez powodu ich zastępować. Najpierw ustala się, który system jest wiążącym źródłem poszczególnych informacji. Następnie można sprawdzić, czy zasadne jest wykorzystanie istniejącego interfejsu, uregulowanej wymiany plików lub innej integracji.

Wymienione programy są przykładami i nie oznaczają istniejącego partnerstwa ani konkretnej funkcji produktu. To, czy i jak możliwa jest integracja, trzeba sprawdzić dla Państwa środowiska systemowego. Ważne są także sytuacje błędów: co dzieje się przy sprzecznych informacjach, braku uprawnienia lub niedostępnym systemie? Automatyzacja powinna uwidaczniać takie przypadki, zamiast kontynuować pracę bez ich sygnalizowania.

Granice, zatwierdzanie i współdecydowanie

Nie tworzymy AI do selekcji kandydatek i kandydatów ani do automatycznego oceniania pracowników. Załącznik III unijnego rozporządzenia w sprawie AI wymienia określone systemy AI w obszarze zatrudnienia i zarządzania personelem jako systemy wysokiego ryzyka. Dlatego nasza oferta ogranicza się do procesów pomocniczych, takich jak kompletowanie dokumentów, wyszukiwanie zatwierdzonych informacji i administracyjne potwierdzenia odbioru. Klasyfikację prawną konkretnego systemu trzeba sprawdzić oddzielnie. Więcej o tych ramach na stronie Rozporządzenie w sprawie AI.

Zatwierdzenie to nie tylko przycisk na końcu. Trzeba wcześniej ustalić, kto może zobaczyć projekt, kto poprawia błędy rzeczowe i kto podejmuje ostateczną decyzję. W przypadku dokumentów dotyczących konkretnych osób i indywidualnych informacji dział HR sprawdza treść przed przekazaniem. Niejasnych informacji nie uzupełnia się domysłami. Zmiany w procesie powinny być dokumentowane i sprawdzane przed ich zastosowaniem.

Wdrożenie może dotyczyć praw do współdecydowania. W Niemczech należy sprawdzić w szczególności § 87 BetrVG, a w Austrii § 96a ArbVG. To, czy wymagana jest zgoda i jakie porozumienie jest potrzebne, zależy od zakładu i konkretnego systemu. Sprawdzenie obejmuje także ochronę danych pracowników oraz istniejące regulacje wewnętrzne. To nie jest porada prawna. Decyzja prawna pozostaje po stronie odpowiedzialnych prawniczek i prawników.

Dane: akta osobowe i uprawnienia

Dane kadrowe wymagają ściślejszego ograniczenia dostępu niż ogólne wytyczne. Dlatego oddzielamy pytania o zasady obowiązujące w całej firmie od spraw dotyczących konkretnej osoby. Asystent odpowiadający na pytania o zasady urlopowe nie musi czytać akt osobowych. Jeśli ma wspierać indywidualną sprawę, otrzymuje tylko zatwierdzone do tego celu dane i funkcje.

Przed wdrożeniem określa się role i uprawnienia: kto może zadać pytanie? Kto widzi projekt? Jakie dane system może odczytywać lub zapisywać? Także rejestry działań mogą zawierać dane osobowe. Dlatego potrzebują własnych zasad dostępu. Dostęp możliwy technicznie nie jest automatycznie niezbędny merytorycznie. Wskazówki dotyczące planowania znajdują się na stronie AI i ochrona danych.

Planowanie danych obejmuje także przechowywanie i usuwanie. Dla danych wejściowych, projektów, gotowych dokumentów i rejestrów działań mogą być potrzebne różne zasady. Przy integracji z usługami zewnętrznymi sprawdza się, jakie dane są przesyłane i gdzie są przetwarzane. Jeśli Państwa firma wymaga serwerów w UE, trzeba to uwzględnić przy wyborze i konfiguracji środowiska technicznego oraz sprawdzić dla konkretnego rozwiązania. Sama lokalizacja nie zastępuje sprawdzenia dostępu i umów.

Na pytanie, czy elektroniczne akta osobowe są obowiązkowe, nie ma jednej ogólnej odpowiedzi, ponieważ zależy to od danego kraju. Decydują konkretna jurysdykcja, dokumenty, których to dotyczy, i obowiązujące wymagania dotyczące przechowywania. My projektujemy proces techniczny. Oceny prawnej dokonują odpowiedzialni za to Państwa specjaliści. To nie jest porada prawna.

Własne aplikacje dla pracowników

Czasem brakuje nie kolejnego systemu HR, lecz prostego dostępu do istniejącego procesu. Własna aplikacja pracownicza może na przykład rejestrować wniosek urlopowy, wyświetlać status jego rozpatrywania lub udostępniać elektroniczną teczkę dokumentów. Także grafik pracy można udostępnić przez odpowiedni interfejs. To, jakie funkcje są sensowne i dozwolone, zależy od istniejących programów i zasad wewnętrznych.

Taka aplikacja ma uzupełniać istniejące systemy, a nie tworzyć zduplikowane zbiory danych. Wniosek może powstać w aplikacji, a następnie być rozpatrywany we właściwym systemie. Aplikacja pokazuje tylko informacje, do których zalogowana osoba ma uprawnienia. Decyzje dotyczące wniosków i zmiany w danych kadrowych nadal podlegają ustalonej ścieżce zatwierdzania.

Przy jasno określonych danych wejściowych często wystarczają formularze i stałe reguły. AI dołączamy dopiero wtedy, gdy wspiera konkretny krok pracy, na przykład zrozumiałe podsumowanie pytania uzupełniającego na podstawie kilku zatwierdzonych informacji. Dlatego oddzielnie sprawdzamy, co ma robić własna aplikacja i gdzie AI jest rzeczywiście potrzebna.

Od czego zacząć

Dobrym pierwszym krokiem jest niewielki przegląd obecnej sytuacji: na jakie pytania dział HR odpowiada wielokrotnie w każdym tygodniu? Gdzie ciągle szuka się tych samych dokumentów? W którym procesie dane wejściowe są jasne, ale kompletowanie lub sprawdzanie jest pracochłonne? Prosimy wybrać proces ze znanymi źródłami i jednoznacznie wskazaną osobą odpowiedzialną.

Następnie sprawdzamy z Państwem, jakie dane są potrzebne, jakie programy uczestniczą w procesie i kto zatwierdza projekty. Równie ważne jest pytanie o granice: czego systemowi wyraźnie nie wolno robić? W sprawach kadrowych dotyczy to w szczególności oceniania ludzi, nieuprawnionego dostępu do akt i decyzji bez udziału odpowiedzialnej osoby. Wynik tej analizy stanowi podstawę wdrożenia technicznego, a nie obietnicę określonego rezultatu AI.

Mamy siedzibę w Wiedniu i pracujemy dla firm w całej Europie. Jeśli chcą Państwo omówić konkretny proces, prosimy skorzystać z formularza kontaktowego.