Automatyzacja z AI · Dokumenty OCR AI i inteligentne przetwarzanie dokumentów: od skrzynki odbiorczej do zatwierdzonych danych, z człowiekiem na końcu

Problem

W większości firm to samo powtarza się sto razy w tygodniu. Przychodzi dokument, ktoś go otwiera, znajduje dostawcę, datę, kwotę lub klauzulę wypowiedzenia, wpisuje je do innego systemu i zapisuje oryginał. Typowe źródła błędów to ręczne przepisywanie, dokumenty o nietypowym układzie, klauzule przeoczone na stronie 14 oraz dokumenty przypisane do niewłaściwej sprawy. Praca jest monotonna, ale wymaga uwagi, dlatego jest powolna i męcząca.

Proces w siedmiu krokach

1. Wpływ: e-maile, pliki pobrane z portali, skany i dane z dysków trafiają do jednego punktu przyjmowania, z informacją o nadawcy i czasie.
2. Rozpoznawanie: system rozpoznaje rodzaj dokumentu, na przykład fakturę, umowę, świadectwo lub pismo, jego język i jakość. Skany najpierw przechodzą rozpoznawanie tekstu.
3. Odczyt: AI odczytuje potrzebne Państwu pola i fragmenty oraz dostarcza je jako dane strukturalne, za każdym razem z numerem strony i pozycją źródłowego fragmentu.
4. Weryfikacja: reguły sprawdzają wynik względem Państwa danych podstawowych: czy dostawca istnieje, sumy się zgadzają, dane są wiarygodne, a wymagane klauzule są obecne. Wartości, których AI nie jest pewna, zostają oznaczone.
5. Kontrola: człowiek widzi dokument obok odczytanych wartości i tylko przypadki wyjątkowe. Korekty są zapisywane i usprawniają kolejne przebiegi.
6. Zatwierdzenie: zatwierdzone dane trafiają do ERP, systemu dokumentowego lub CRM, oryginał jest archiwizowany, a terminy znalezione w dokumencie stają się zadaniami.
7. Rejestr: kto co zatwierdził, co zmieniła AI i jaka wersja reguł obowiązywała, jako podstawa kontroli.

Trzy poziomy automatyzacji

Reguły i szablony

W przypadku niewielu stałych układów, na przykład Państwa własnych formularzy, wystarczą stałe reguły. Są przewidywalne i tanie w eksploatacji, ale przestają działać po zmianie układu.

Odczyt wspomagany przez AI

Przy wielu układach, na przykład fakturach od dostawców lub umowach różnych kontrahentów, model językowy odczytuje dokument i wypełnia pola. Człowiek sprawdza wyjątki. Ten poziom obejmuje większość tego, co określa się jako inteligentne przetwarzanie dokumentów, a w przypadku umów także sprawdzanie względem listy kontrolnej klauzul i odstępstw.

Agenci

Gdy dokument uruchamia sprawę, system przejmuje także kolejne kroki w granicach wyznaczonych przez Państwa: prosi nadawcę o brakującą stronę, tworzy zadanie, wpisuje termin, ponawia przypomnienie. Każdy krok niosący konsekwencje wymaga zatwierdzenia. Więcej na stronie Agenci AI dla firm.

Systemy i interfejsy

Proces integruje się z tym, z czego już Państwo korzystają: skrzynkami pocztowymi przez standardowe protokoły lub interfejsy Microsoft i Google, dyskami i SharePoint, systemami dokumentowymi takimi jak DocuWare lub M-Files oraz systemami ERP takimi jak SAP, Microsoft Dynamics 365 lub Odoo. W przypadku faktur w formatach strukturalnych sam format zawiera dane, a weryfikacja jest prostsza, zob. Automatyzacja faktur przychodzących. Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa.

Prawo i ryzyko

• Ochrona danych: dokumenty zawierają dane osobowe. Potrzebują Państwo umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym dostawcą (Art. 28 RODO), przetwarzania w UE lub Zjednoczonym Królestwie i jasnej zasady dotyczącej okresu przechowywania oryginałów oraz odczytanych danych. Wytyczne ICO dotyczące AI i ochrony danych oraz opinia 28/2024 EROD wyjaśniają oczekiwania organów nadzorczych.
• Zautomatyzowane decyzje: Art. 22 RODO ogranicza decyzje dotyczące osoby, oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Proces odczytuje i sprawdza, a ludzie decydują.
• Poza ofertą: odczytywanie aplikacji w celu tworzenia rankingu kandydatów oraz ocena zdolności kredytowej należą według załącznika III do rozporządzenia w sprawie AI do kategorii wysokiego ryzyka. Nie budujemy takich rozwiązań, zob. klasy ryzyka.
• Przechowywanie i dokumentowanie: dokumentacja księgowa, podatkowa i umowna podlega ustawowym okresom przechowywania. Archiwum zachowuje oryginał, a odczytane dane go uzupełniają, ale nigdy nie zastępują.
• Umowy: odczyt i porównanie z listą kontrolną wspierają weryfikację. Ocena prawna pozostaje w rękach prawnika, zob. AI dla prawników.
• Pracownicy: Art. 4 rozporządzenia w sprawie AI wymaga odpowiednich kompetencji w zakresie AI. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej.

Jak mierzyć efekty

Prosimy dokonać pomiaru przed wdrożeniem i po nim na próbce Państwa własnych dokumentów. Przydatne wskaźniki to udział dokumentów przechodzących bez żadnej korekty, odsetek korekt dla każdego pola, czas od wpływu do zaksięgowania lub przypisania, udział dokumentów na liście wyjątków i liczba niedotrzymanych terminów. Wyniki zależą od jakości dokumentów i reguł, dlatego na początku wspólnie z Państwem ustalamy mierniki i nie obiecujemy z góry konkretnych wartości.

Gdzie znajduje to zastosowanie

• Księgowość zobowiązań: porównanie faktur, potwierdzeń zamówień i dokumentów dostawy, zob. automatyzacja faktur.
• Kancelarie i działy prawne: weryfikacja umów i zbiorów dokumentów względem listy klauzul, zob. AI dla prawników.
• Ubezpieczenia: sprawdzanie polis względem zlecenia i porządkowanie dokumentacji szkód, zob. AI w ubezpieczeniach.
• Logistyka: przypisywanie listów przewozowych CMR i potwierdzeń dostawy do zleceń, zob. AI w logistyce.
• Produkcja: weryfikacja świadectw i protokołów kontroli względem specyfikacji, zob. AI w produkcji.