Automazione con l’IA · Documenti OCR AI e Intelligent Document Processing, elaborazione intelligente dei documenti: dalla posta in arrivo ai dati approvati, con una persona alla fine del processo

Il problema

Nella maggior parte delle aziende la stessa operazione si ripete cento volte alla settimana. Arriva un documento, qualcuno lo apre, individua il fornitore, la data, l’importo o la clausola di recesso, inserisce questi dati in un altro sistema e archivia l’originale. Le fonti di errore tipiche sono la trascrizione manuale, i documenti con una struttura inconsueta, le clausole non notate a pagina 14 e i documenti associati alla pratica sbagliata. Il lavoro è monotono ma richiede attenzione, per questo è lento e stancante.

Il processo in sette passaggi

1. Ingresso: e-mail, download dai portali, documenti acquisiti tramite scanner e unità di archiviazione confluiscono in un punto di ingresso, con mittente e data e ora.
2. Riconoscimento: il sistema riconosce il tipo di documento, ad esempio fattura, contratto, certificato o lettera, la lingua e la qualità. Le scansioni vengono prima sottoposte al riconoscimento del testo.
3. Estrazione: l'IA legge i campi e i passaggi di cui Lei ha bisogno e li restituisce come dati strutturati, indicando per ciascuno la pagina e la posizione nel documento.
4. Verifica: le regole confrontano il risultato con i Suoi dati anagrafici: il fornitore esiste, le somme sono corrette, i dati sono plausibili, le clausole obbligatorie sono presenti. I valori sui quali l'IA è incerta vengono segnalati.
5. Controllo: una persona vede il documento accanto ai valori estratti e soltanto le eccezioni. Le correzioni vengono salvate e migliorano le elaborazioni successive.
6. Approvazione: i dati approvati passano all'ERP, al sistema documentale o al CRM, l'originale viene archiviato e le scadenze trovate nel documento diventano attività.
7. Registro: chi ha approvato cosa, cosa ha modificato l'IA e quale versione delle regole era in vigore, come base per le verifiche.

Tre livelli di automazione

Regole e modelli

Per pochi formati stabili, ad esempio i Suoi moduli, bastano regole fisse. Sono prevedibili ed economiche da gestire, ma smettono di funzionare se la struttura cambia.

Estrazione assistita dall'IA

Per molti formati diversi, ad esempio fatture dei fornitori o contratti di controparti diverse, un modello linguistico legge il documento e compila i campi. Una persona verifica le eccezioni. Questo livello copre gran parte di ciò che viene chiamato Intelligent Document Processing e, per i contratti, comprende il confronto con una lista di controllo di clausole e scostamenti.

Agenti

Quando un documento avvia una pratica, il sistema esegue anche i passaggi successivi entro i limiti da Lei stabiliti: richiedere al mittente la pagina mancante, creare l'attività, registrare la scadenza, inviare un successivo promemoria. Ogni passaggio con conseguenze richiede un'approvazione. Maggiori informazioni in agenti IA per le imprese.

Sistemi e interfacce

Il processo si collega agli strumenti che Lei già utilizza: caselle di posta tramite protocolli standard o interfacce di Microsoft e Google, unità di archiviazione e SharePoint, sistemi documentali come DocuWare o M-Files e sistemi ERP come SAP, Microsoft Dynamics 365 o Odoo. Nelle fatture in formati strutturati, i dati sono contenuti nel formato stesso e la verifica è più semplice, si veda automatizzare le fatture ricevute. I nomi servono da riferimento e non implicano alcuna partnership.

Normativa e rischi

• Protezione dei dati: i documenti contengono dati personali. Serve un accordo sul trattamento dei dati con ogni fornitore (Art. 28 GDPR), il trattamento nell'UE o nel Regno Unito e una regola chiara sulla durata di conservazione degli originali e dei dati estratti. Le indicazioni dell'ICO su IA e protezione dei dati e il parere 28/2024 dell'EDPB spiegano cosa si aspettano le autorità di controllo.
• Decisioni automatizzate: l'Art. 22 GDPR limita le decisioni su una persona basate esclusivamente sul trattamento automatizzato. Il processo legge e verifica, le persone decidono.
• Esclusi dall'offerta: leggere candidature per ordinare i candidati in graduatoria e valutare il merito creditizio sono attività ad alto rischio ai sensi dell'allegato III del regolamento sull'IA. Non realizziamo questi sistemi, si veda classi di rischio.
• Conservazione e prova: i documenti contabili, fiscali e contrattuali sono soggetti a termini di conservazione previsti dalla legge. L'archivio conserva l'originale e i dati estratti lo integrano, senza mai sostituirlo.
• Contratti: l'estrazione e il confronto con una lista di controllo supportano la verifica. La valutazione giuridica resta a un avvocato, si veda IA per avvocati.
• Personale: l'Art. 4 del regolamento sull'IA richiede un'adeguata alfabetizzazione in materia di IA. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Come misurare i risultati

Misuri i risultati prima e dopo su un campione dei Suoi documenti. Indicatori utili sono la percentuale di documenti elaborati senza alcuna correzione, il tasso di correzione per campo, il tempo dall'ingresso alla registrazione contabile o all'assegnazione, la percentuale di documenti nell'elenco delle eccezioni e il numero di scadenze non rispettate. I risultati dipendono dalla qualità dei documenti e delle regole: per questo definiamo gli indicatori con Lei all'inizio e non promettiamo cifre in anticipo.

Dove è utile

• Contabilità fornitori: fatture, conferme d'ordine e documenti di consegna confrontati tra loro, si veda automazione delle fatture.
• Studi legali e uffici legali: contratti e raccolte di documenti verificati rispetto a un elenco di clausole, si veda IA per avvocati.
• Assicurazioni: polizze confrontate con l'incarico e documenti dei sinistri ordinati, si veda IA nelle assicurazioni.
• Logistica: lettere di vettura CMR e prove di consegna associate agli ordini, si veda IA nella logistica.
• Produzione: certificati e verbali di verifica confrontati con le specifiche, si veda IA nella produzione.