Automazione con IA · Logistica Automazione logistica: automatizzare ordini di trasporto, documenti CMR e pratiche di sinistro, e cosa resta agli addetti alla pianificazione dei trasporti

Processi tipici nella logistica

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ciascuno l'IA prepara e associa le informazioni, mentre un addetto alla pianificazione dei trasporti o alla gestione delle pratiche decide. Per magazzino e spedizioni all'interno della propria impresa è disponibile la pagina IA nella logistica e in magazzino.

1. Ordini di trasporto nel TMS

Gli ordini arrivano via email, in PDF, tramite portale clienti o EDI, con una struttura e abbreviazioni diverse per ogni cliente.

• In entrata: l'ordine via email, in PDF o come esportazione dal portale.
• L'IA prepara: legge indirizzi di ritiro e consegna, fasce orarie, merce, pesi, numero di pallet e particolarità, associa il cliente e il prezzo concordato e segnala ciò che è poco chiaro o insolito, ad esempio un'indicazione di merce pericolosa. Predispone la bozza dell'ordine nel sistema di gestione dei trasporti.
• L'addetto alla pianificazione verifica: ogni punto segnalato e decide sull'affidamento a terzi o sul carico. Le merci pericolose sono sempre gestite da una persona con la qualifica richiesta.
• In uscita: una bozza d'ordine nel TMS e una bozza di conferma per il cliente.

2. Lettere di vettura e prove di consegna

Le lettere di vettura CMR firmate, le ricevute di consegna e le foto tornano da autisti e destinatari nelle condizioni più diverse.

• In entrata: scansioni e foto di lettere di vettura CMR, documenti di trasporto e ricevute.
• L'IA prepara: legge numero di spedizione, data, firme e annotazioni, associa ogni documento al relativo ordine ed evidenzia le riserve, ad esempio un danno o un ammanco annotato dal destinatario. Segnala firme e pagine mancanti.
• L'addetto verifica: ogni riserva evidenziata e ogni documento incompleto.
• In uscita: l'ordine contrassegnato come completato e pronto per la fatturazione, insieme a un breve elenco dei documenti da monitorare.

3. Verifica delle fatture di trasporto

Le fatture di vettori e subappaltatori vengono confrontate con il prezzo concordato, l'ordine e la prova di consegna.

• In entrata: la fattura, l'accordo tariffario, l'ordine e la prova di consegna.
• L'IA prepara: confronta prezzo, tratta, peso, supplementi e tempi di attesa ed elenca ogni differenza con le righe da cui emerge.
• L'addetto verifica: ogni differenza e decide se pagare, chiedere chiarimenti o contestare.
• In uscita: un breve riepilogo per ogni fattura e le fatture approvate trasmesse alla contabilità.

4. Richieste sulle spedizioni e sinistri

I clienti chiedono dove si trova la loro merce. Se qualcosa va storto, il fascicolo del sinistro deve essere preparato rapidamente.

• In entrata: la richiesta, i dati sullo stato nel TMS o nel sistema di tracciamento e, in caso di danno, la lettera di vettura CMR, le foto, la corrispondenza e i dati di consegna.
• L'IA prepara: una risposta con lo stato attuale ricavato dal sistema e, in caso di danni, un fascicolo con tutti i documenti ordinati per data, le riserve formulate alla consegna e i termini applicabili.
• L'addetto ai sinistri verifica: la risposta quando qualcosa è andato storto e decide in merito a responsabilità, accordi transattivi e ogni denuncia.
• In uscita: una bozza di risposta o un aggiornamento sullo stato e un fascicolo completo del sinistro.

Cosa resta alle persone e cosa non facciamo

• Pianificazione dei trasporti e affidamento a terzi: la pianificazione, l'assegnazione dei carichi e la decisione su chi trasporta cosa restano agli addetti alla pianificazione dei trasporti.
• Dogana e merci pericolose: le dichiarazioni ricadono sotto la responsabilità del dichiarante e le merci pericolose vengono gestite da persone con la qualifica adeguata. L'IA legge e prepara, non presenta mai le dichiarazioni.
• Autisti e personale: non realizziamo sistemi che assegnano compiti alle singole persone in base al loro comportamento, le sorvegliano o ne valutano le prestazioni. L’allegato III del regolamento sull’IA li classifica ad alto rischio, si vedano le classi di rischio.
• Decisioni sui sinistri: l’addetto alla gestione dei sinistri decide su responsabilità, transazioni e presentazione delle richieste di risarcimento.
• Chat con i clienti: fornisce informazioni sullo stato delle spedizioni sulla base di dati in tempo reale, dichiara chiaramente di essere un’IA e passa le eccezioni e i sinistri a una persona.

Le regole che contano

La tabella riporta le fonti principali per orientarsi. Le regole applicabili dipendono dalla modalità di trasporto, dal percorso e dal contratto.

Per il personale vale quanto segue: quando l’IA viene utilizzata per gestire i dipendenti, l’allegato III del regolamento sull’IA classifica come ad alto rischio l’assegnazione dei compiti, il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni. In Germania, il consiglio di fabbrica ha un diritto di codecisione sugli strumenti tecnici che possono monitorare il comportamento o le prestazioni (§ 87 BetrVG). Inoltre, il GDPR si applica ai dati degli autisti e dei clienti: un accordo sul trattamento dei dati con ogni fornitore (Art. 28) e trattamento nell’UE o nel Regno Unito. L’Art. 4 del regolamento sull’IA richiede un’adeguata alfabetizzazione in materia di IA del personale, l’Art. 50 richiede che i chatbot di IA si identifichino come tali. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Il Suo consulente legale e la Sua associazione di categoria possono confermare quali regole si applicano.

Sistemi che probabilmente utilizza

Gli spedizionieri e i vettori lavorano generalmente con un sistema di gestione dei trasporti come SAP TM, CargoWise o un TMS di un fornitore specializzato, spesso affiancato da una borsa carichi, una piattaforma di tracciamento delle spedizioni come project44 o Transporeon e un software di contabilità. Colleghiamo i sistemi tramite le interfacce che offrono (API, EDI, esportazione, e-mail o una cartella monitorata) e, dove non sono disponibili, lavoriamo a fianco del sistema. I nomi servono a orientarsi e non indicano una partnership.

Come gli assistenti di IA trovano i fornitori di servizi logistici

Le aziende che spediscono merci chiedono a ChatGPT, Gemini o alle panoramiche di IA di Google «un vettore per merci su pallet da Linz a Rotterdam» o «uno spedizioniere per merci a temperatura controllata». La risposta si basa sulle pagine dell’impresa, sugli elenchi delle associazioni e delle certificazioni, sul Profilo dell’attività su Google e sulle recensioni.

• Una pagina per ogni tratta, servizio o tipo di merce: percorsi, tempi di transito, tipi di veicoli, movimentazione e certificazioni spiegati con parole semplici.
• Attestazioni verificabili: autorizzazioni, adesioni ad associazioni come FIATA, certificati ISO e status doganale indicati allo stesso modo ovunque.
• Dati aziendali uniformi: nome, indirizzo, sedi e recapiti identici sul sito, nelle directory e nel Profilo dell’attività su Google.
• Dati strutturati: Schema.org Organization con i servizi e l’area operativa.

Conviene automatizzare? Otto domande

1. Qualcuno trascrive nel TMS gli ordini di trasporto ricevuti via e-mail e PDF?
2. Le lettere di vettura CMR firmate e le ricevute si accumulano prima di essere associate agli ordini?
3. Le fatture di trasporto vengono confrontate con i prezzi solo in parte?
4. I clienti telefonano per chiedere dove si trova la loro merce?
5. La preparazione di un fascicolo di sinistro richiede giorni di ricerche nelle caselle di posta?
6. Le scadenze per le riserve e le richieste di risarcimento vengono seguite a memoria?
7. Esiste una regola scritta su quali dati si possono inserire negli strumenti di IA e su chi verifica il risultato?
8. Sa indicare un'attività in cui anche una semplice bozza da verificare farebbe risparmiare tempo?

Tre o più risposte affermative indicano in genere un processo che vale la pena sperimentare. La domanda 7 è il prerequisito.