Automatización con IA · Logística IA en logística: cómo automatizar órdenes de transporte, documentos CMR y expedientes de siniestro, y qué sigue en manos de los responsables de tráfico

Procesos habituales en logística

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara y vincula documentos, y un responsable de tráfico o un gestor decide. Para el almacén y las expediciones de su propia empresa, dispone de la página IA en logística y almacén.

1. Órdenes de transporte en el TMS

Las órdenes llegan por correo electrónico, PDF, portal del cliente o EDI, con la estructura y las abreviaturas propias de cada cliente.

• Entrada: la orden por correo electrónico, PDF o exportación del portal.
• La IA prepara: extrae las direcciones de recogida y entrega, las franjas horarias, la mercancía, los pesos, el número de palés y las particularidades, identifica el cliente y el precio acordado, y señala lo que no esté claro o resulte inusual, por ejemplo una indicación de mercancía peligrosa. Prepara el borrador de la orden en el sistema de gestión del transporte.
• El responsable de tráfico revisa: cada punto señalado y decide sobre la subcontratación o la carga. Las mercancías peligrosas las gestiona siempre una persona con la cualificación necesaria.
• Salida: un borrador de la orden en el TMS y un borrador de confirmación para el cliente.

2. Cartas de porte y justificantes de entrega

Los conductores y destinatarios devuelven las cartas de porte CMR firmadas, los justificantes de entrega y las fotos en todo tipo de condiciones.

• Entrada: documentos escaneados y fotos de cartas de porte CMR, albaranes y recibos.
• La IA prepara: extrae el número de envío, la fecha, las firmas y las anotaciones, vincula cada documento a su orden y destaca las reservas, por ejemplo daños o faltas de mercancía anotados por el destinatario. Señala las firmas y las páginas que faltan.
• El gestor revisa: cada reserva destacada y cada documento incompleto.
• Salida: la orden marcada como completada y lista para facturar, junto con una breve lista de los documentos que requieren seguimiento.

3. Revisión de facturas de transporte

Las facturas de transportistas y subcontratistas se cotejan con el precio acordado, la orden y el justificante de entrega.

• Entrada: la factura, el acuerdo de precios, la orden y el justificante de entrega.
• La IA prepara: compara el precio, el trayecto, el peso, los recargos y el tiempo de espera, y enumera cada diferencia junto con las líneas de las que procede.
• El gestor revisa: cada diferencia y decide si paga, solicita aclaraciones o presenta una reclamación.
• Salida: un breve resumen por factura y las facturas aprobadas remitidas a contabilidad.

4. Consultas sobre envíos y siniestros

Los clientes preguntan dónde está su mercancía. Si algo sale mal, hay que reunir rápidamente el expediente del siniestro.

• Entrada: la consulta, los datos de estado del TMS o del sistema de seguimiento y, en caso de siniestro, la carta de porte CMR, las fotos, la correspondencia y los datos de entrega.
• La IA prepara: una respuesta con el estado actual que figura en el sistema y, en caso de siniestro, un expediente con todos los documentos ordenados por fecha, las reservas formuladas en la entrega y los plazos aplicables.
• El gestor de siniestros revisa: la respuesta cuando ha habido algún problema y decide sobre la responsabilidad, los acuerdos transaccionales y cada comunicación del siniestro.
• Salida: un borrador de respuesta o información sobre el estado y un expediente de siniestro completo.

Qué sigue en manos de las personas y qué no hacemos

• Planificación del transporte y subcontratación: la planificación, la asignación de cargas y la decisión de quién transporta cada mercancía siguen en manos de los responsables de tráfico.
• Aduanas y mercancías peligrosas: las declaraciones son responsabilidad del declarante, y las mercancías peligrosas las gestionan personas con la cualificación adecuada. La IA lee y prepara, nunca presenta declaraciones.
• Conductores y personal: no desarrollamos sistemas que asignen tareas a personas en función de su comportamiento, las supervisen o evalúen su rendimiento. Según el anexo III del Reglamento de IA, son de alto riesgo; consulte los niveles de riesgo.
• Decisiones sobre siniestros: el tramitador decide sobre la responsabilidad, los acuerdos y la notificación del siniestro.
• Chat para clientes: informa del estado de los envíos a partir de datos en tiempo real, indica claramente que es una IA y deriva las excepciones y los siniestros a una persona.

Normas que conviene conocer

La tabla recoge las principales fuentes a título orientativo. Las normas aplicables dependen del modo de transporte, el trayecto y el contrato.

En lo que respecta a las personas: cuando se utiliza IA para gestionar empleados, el anexo III del Reglamento de IA clasifica como de alto riesgo la asignación de tareas y la supervisión y evaluación del rendimiento. En Alemania, el comité de empresa tiene derecho a participar en las decisiones sobre dispositivos técnicos que puedan supervisar el comportamiento o el rendimiento (§ 87 BetrVG). Además, el RGPD se aplica a los datos de conductores y clientes: un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor (Art. 28) y tratamiento en la UE o en el Reino Unido. El Art. 4 del Reglamento de IA exige que el personal tenga una alfabetización en IA suficiente; el Art. 50 exige que los chatbots de IA se identifiquen como tales. Este resumen ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Su asesor jurídico y su asociación pueden confirmar qué normas son aplicables.

Sistemas que probablemente utilice

Los transitarios y transportistas suelen trabajar con un sistema de gestión del transporte como SAP TM, CargoWise o un TMS de un proveedor especializado, a menudo junto con una bolsa de cargas, una plataforma de seguimiento de envíos como project44 o Transporeon y un programa de contabilidad. Nos conectamos mediante las interfaces que ofrecen estos sistemas (API, EDI, exportación, correo electrónico o una carpeta supervisada) y, cuando no las hay, trabajamos en paralelo. Estos nombres se citan a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial.

Cómo encuentran los asistentes de IA a los proveedores de servicios logísticos

Los cargadores preguntan a ChatGPT, Gemini o las vistas creadas con IA de Google por «un transportista de mercancía paletizada de Linz a Róterdam» o «un transitario de mercancía a temperatura controlada». La respuesta se basa en las páginas de la empresa, las listas de asociaciones y certificaciones, el Perfil de Empresa en Google y las reseñas.

• Una página por ruta, servicio o tipo de mercancía: trayectos, plazos de tránsito, tipos de vehículos, manipulación y certificaciones explicados con palabras sencillas.
• Pruebas verificables: autorizaciones, afiliaciones como FIATA, certificados ISO y estatuto aduanero indicados de forma coherente en todas partes.
• Datos de empresa coherentes: el mismo nombre, dirección, ubicaciones y datos de contacto en la web, los directorios y el Perfil de Empresa en Google.
• Datos estructurados: Schema.org Organization con los servicios y la zona de actividad.

¿Merece la pena automatizar? Ocho preguntas

1. ¿Hay alguien que transcriba las órdenes de transporte de correos electrónicos y PDF al TMS?
2. ¿Se acumulan las cartas de porte CMR firmadas y los recibos antes de asignarlos a las órdenes de transporte?
3. ¿Solo se comprueba parte de las facturas de transporte frente a las tarifas?
4. ¿Llaman los clientes para preguntar dónde está su mercancía?
5. ¿Preparar un expediente de siniestro requiere días de búsqueda en los buzones de correo?
6. ¿Se controlan de memoria los plazos para formular reservas y reclamaciones?
7. ¿Existe una norma por escrito sobre qué se puede introducir en las herramientas de IA y quién revisa el resultado?
8. ¿Puede indicar una tarea en la que disponer de un borrador para revisar ya ahorraría tiempo?

Tres o más respuestas afirmativas suelen indicar un proceso que merece la pena probar. La pregunta 7 es un requisito previo.